Акно «Стварыць файлы»
У гэтым акне задаюцца асноўныя налады для стварэння і рассылкі файлаў.
Акно «Стварыць файлы»
Аркушы дакумента
Калі ў дакуменце некалькі аркушаў, у гэтым параметры ўказваецца, ці выкарыстоўваць усе аркушы (іх колькасць пазначана ў дужках) ці толькі пэўныя. Калі ў гатовым файле будзе некалькі аркушаў, будзе створаны выключна PDF-файл, нават калі ў агульных наладках абрана стварэнне JPG. Гэты параметр адсутнічае ў акне «Стварыць файлы», калі ў дакуменце толькі адзін аркуш ці калі стварэнне адбываецца з асобнай табліцы.
Папка ў Дыску
Мэтавая папка, у якой неабходна стварыць файлы. Гэта можа быць любая папка ў Дыску, якая размешчана ў корані або ў любой іншай папцы.
Электронны подпіс
Электронны подпіс, які выкарыстоўваецца для падпісання файлаў. Файлы адпраўляюцца на падпісанне адразу пасля стварэння. Больш падрабязна пра працэс падпісання можна даведацца на гэтай старонцы.
Шаблон ліста
Шаблон ліста, які будзе выкарыстоўвацца для адпраўкі файла. Шаблоны лістоў можна стварыць ці адрэдагаваць на старонцы «Лісты» → «Шаблоны лістоў». Гэты і наступныя параметры адсутнічаюць у акне «Стварыць файлы», калі ў табліцы няма слупка «Адрас электроннай пошты».
У тэксце ліста абавязкова павінна быць хаця б адна змяная, напрыклад зварот па імені і імю па бацьку. Гэта зробіць усе лісты персаналізаванымі і павялічыць шанец дастаўкі і праходжання спам-фільтраў поштавых сістэм. Звароты па імені і імю па бацьку можна стварыць у «Словазмяняльні», падзяліўшы іх ад імя.
Зваротны адрас і «Ад каго» паказваюцца ў «Налады» → «Лістоў». Для рассылкі лепш замяніць стандартныя «Арганізатар» і «no-reply» на што-небудзь сваё. Таксама рэкамендуецца падключыць свой дамен.
Можна забараніць рассылку лістоў, выбраўшы ў выпадальным спісе «Забараніць рассылку файлаў». Адрас электроннай пошты з табліцы будзе захаваны разам з файлам, але файл не будзе аўтаматычна адпраўлены.
Калі ў табліцы ёсць слупок «Шаблон ліста» і ўказана карэктная тэма ліста, выбар шаблона ў гэтым акне будзе праігнараваны для гэтага файла.
Разаслаць лісты
У гэтым параметры задаецца, калі адпраўляць лістоў з файлам.
- Пасля стварэння кожнага файла. Ліст будзе адпраўлены адразу пасля стварэння файла. У гэтым выпадку, калі з адным адрасам электроннай пошты створана некалькі файлаў, усе яны будуць адпраўлены рознымі лістамі. Гэты варыянт не рэкамендуецца, бо павялічвае нагрузку на поштавыя сістэмы і павышае верагоднасць траплення ў спам.
- Пасля стварэння ўсіх файлаў. Лісты будуць адпраўлены пасля стварэння ўсіх файлаў па выбраных радках. У гэтым выпадку, калі з адным адрасам электроннай пошты створана некалькі файлаў, то яны будуць адпраўлены адным лістом (да 10 Мб на ліст). Гэты варыянт рэкамендуецца.
- Уручную запусціць рассылку. Файлы будуць створаны і захаваны з адрасам электроннай пошты і тэмай ліста. Пасля гэтага трэба адкрыць «Дыск», выбраць патрэбныя файлы і націснуць «Адправіць па электроннай пошце». Кожны файл будзе адпраўлены ў адным лісце.
- Адправіць лісты праз. У гэтым параметры пазначаецца інтэрвал часу для адпраўкі лістоў. Файлы для аднаго адрасата адпраўляюцца кожны асобна.
Стварэнне файлаў
Пасля націску «Стварыць файлы» файлы па кожнай выбранай радку табліцы будуць дададзены ў пазначаную папку. Акно стварэння можна закрыць, бо генерацыя адбываецца на серверы і не патрабуе ўдзелу браўзера.
Падчас генерацыі файлаў можна працаваць з зыходным дакументам або табліцай, напрыклад, уносячы змены або ствараючы іншыя файлы. Гэта ніяк не паўплывае на працэс стварэння файлаў.