Акно «Стварыць файлы»
У гэтым акне выконваюцца асноўныя налады стварэння і рассылкі файлаў.
Акно «Стварыць файлы»
Аркушы дакумента
Калі ў дакуменце ёсць некалькі аркушаў, у гэтым параметры можна вызначыць, ці выкарыстоўваць усе аркушы (іх колькасць пазначана ў дужках) або толькі пэўныя. Калі ў выніковым файле будзе некалькі аркушаў, ён будзе створаны толькі ў фармаце PDF, нават калі ў агульных наладах пазначана, што варта ствараць толькі JPG. Гэты параметр адсутнічае ў акне «Стварыць файлы», калі ў дакуменце толькі адзін аркуш або стварэнне адбываецца з асобнай табліцы.
Папка на Дыску
Мэтавая папка, у якой трэба стварыць файлы. Гэта можа быць любая папка на Дыску – як у корані, так і ў любой іншай папцы.
Электронны подпіс
Электронны подпіс, які будзе выкарыстоўвацца для падпісання файлаў. Файлы адпраўляюцца на подпіс адразу пасля стварэння. Падрабязней пра працэс падпісання можна даведацца на гэтай старонцы.
Шаблон ліста
Шаблон ліста, які будзе выкарыстоўвацца для адпраўкі паведамлення з файлам. Шаблоны лістоў можна ствараць або змяняць на старонцы «Лісты» → «Шаблоны лістоў». Гэты і наступныя параметры адсутнічаюць у акне «Стварыць файлы», калі ў табліцы няма слупка «Адрас электроннай пошты».
У тэксце ліста павінна быць хаця б адна пераменная, напрыклад, зварот па імені і імені па бацьку. Гэта зробіць усе лісты асабістымі, што павялічыць іх дастаўляльнасць і шанцы абыйсці спам-фільтры поштавых сістэм.
Зваротны адрас і поле «Ад каго» вызначаюцца ў «Наладах» → «Лісты». Для рассылкі варта змяніць стандартныя «Арганізатар» і «no-reply» на нешта сваё, а таксама лепш выкарыстоўваць уласны дамен.
Можна забараніць рассылку лістоў, выбраўшы ў выпадальным спісе «Забараніць рассылку файлаў». Адрас электроннай пошты з табліцы будзе захаваны разам з файлам, але файл не будзе аўтаматычна адпраўлены.
Калі ў табліцы ёсць слупок «Шаблон ліста» і ў ім паказана карэктная тэма, выбар шаблона ў гэтым акне для гэтага файла будзе праігнараваны.
Рассылка лістоў
Гэты параметр вызначае, калі дакладна будзе адпраўлены ліст з файлам.
- Пасля стварэння кожнага файла. Ліст адправіцца адразу пасля стварэння файла. У гэтым выпадку, калі на адзін і той жа адрас электроннай пошты створана некалькі файлаў, кожны файл будзе адпраўлены асобным лістом. Гэта не рэкамендуецца, бо можа павялічыць нагрузку на паштовыя серверы і павялічыць рызыку траплення лістоў у спам.
- Пасля стварэння ўсіх файлаў. Файлы будуць адпраўлены пасля таго, як будуць створаны ўсе файлы, абраны для рассылкі. Калі некалькі файлаў звязаны з адным адрасам электроннай пошты, яны будуць адпраўлены адным лістом (да 10 Мб на ліст), пры гэтым пераменныя для ліста возьмуцца з першага файла. Рэкамендаваны варыянт.
- Уручную запусціць рассылку. Файлы будуць створаны і захаваны разам з адрасам электроннай пошты і выбранай тэмай ліста. Пасля гэтага трэба адкрыць «Дыск», выбраць патрэбныя файлы (або папку ці некалькі папак) і націснуць «Адправіць па электроннай пошце». Калі на адзін адрас электроннай пошты прыпадае некалькі файлаў, яны будуць адпраўлены адным лістом (да 10 Мб на ліст). Файлы, якія ўжо былі адпраўлены, не будуць дасланы нанова.
- Адправіць лісты праз. Гэты параметр задае інтэрвал, праз які трэба адправіць лісты. Усе файлы, звязаныя з адным адрасам электроннай пошты, будуць адпраўлены кожны ў асобным лісце.
Рассылка файлаў з «Дыска» праз кантэкстнае меню папкі.
Стварэнне файлаў
Пасля націску «Стварыць файлы» ўсе файлы для кожнага выбранага радка табліцы будуць дададзены ў указаную папку, і пачнецца працэс стварэння файлаў. Акно стварэння можна закрыць, бо генерацыя адбываецца на серверы без удзелу аглядальніка.
Падчас генерацыі файлаў можна працаваць як з зыходным дакументам, так і з табліцай – напрыклад, унесці змены і стварыць іншыя файлы. Гэта не паўплывае на бягучы працэс стварэння.