Šablony e-mailů
Šablony e-mailů představují odesílatele, předmět a text zprávy, které jsou použity při rozesílání souborů. V aplikaci může být vytvořeno neomezené množství šablon. Po registraci účtu se automaticky vytvoří jedna šablona e-mailu.
Vytvoření šablony
Pro vytvoření šablony e-mailu je potřeba otevřít sekci «E-maily» - «Šablony e-mailů» a kliknout na tlačítko „Vytvořit šablonu“. Tím se vytvoří nová šablona.
Odesílatel e-mailu
V poli „Odesílatel“ lze vybrat, z jakého e-mailu bude zpráva odeslána. V účtu může existovat jeden nebo více odesílatelů. Odesílatel určuje, od koho e-mail pochází, zpětnou adresu a styl zpráv. Parametry odesílatele lze změnit v nastavení e-mailů.
Předmět e-mailu
V předmětu e-mailu by mělo být jasně uvedeno, co příjemce ve zprávě najde. Doporučuje se uvádět název organizace nebo akce v předmětu.
Text e-mailu
V textu e-mailu by mělo být specifikováno, jaký soubor zpráva obsahuje a z jakého důvodu byl e-mail odeslán. Mělo by být detailně popsáno, o jakou akci jde, jaký obsah má zasílaný soubor a také informace o tom, jak se spojit s odesílatelem. Lze rovněž uvést, co dělat v případě chyby nebo překlepu v souboru.
V textu nebo předmětu e-mailu je možné použít jakékoli proměnné z připojeného souboru, například %name. Při odesílání na více než 30 adres je přítomnost proměnné v textu povinnou podmínkou pro vytvoření souborů. Personalizace zvyšuje pravděpodobnost doručení, protože každý e-mail obsahuje unikátní text. E-maily jsou také méně často označovány jako spam. Zároveň příjemci spíše otevírají zprávy, kde vidí své jméno v prvních řádcích. Pomocí funkce „Slovní tvary“ lze automaticky určit pohlaví příjemce a správně odlišit jméno od příjmení.
Proměnná %image slouží pro vložení obrázku souboru (JPG) přímo do textu e-mailu. Samotný soubor bude přiložen k e-mailu v plné kvalitě, takže příjemce si jej může stáhnout na vlastní zařízení.
Widget pro úpravy
V e-mailu může být volitelně přidán odkaz na widget pro úpravy. Widget může být umístěn buď na samostatné webové stránce, nebo být dostupný pouze přes odkaz. Pokud soubor obsahuje chybu, příjemce může kliknout na odkaz v e-mailu, provést opravu a získat aktualizovaný soubor. Více o widgetu pro úpravy.
Odesílání více souborů
Pokud je v okně «Vytvořit soubory» uvedeno, že e-maily mají být rozeslány po vytvoření všech souborů, nebo pokud je odesílání provedeno ručně z jedné či více složek a mezi soubory jsou ty, které mají stejnou e-mailovou adresu, tyto soubory budou odeslány v jednom e-mailu. Při odesílání více souborů platí několik omezení:
- Velikost e-mailu nesmí přesáhnout 10 MB. Pokud velikost přesáhne 10 MB, soubory budou odeslány v několika e-mailech.
- Proměnné v e-mailu budou nahrazeny textem z prvního souboru v pořadí. Například do proměnné %image bude vložen obrázek z prvního souboru, i když může být v příloze více souborů. Totéž platí pro další proměnné a odkaz na widget pro úpravy.