Okno „Vytvořit soubory“
V tomto okně se provádí hlavní nastavení pro vytváření a rozesílání souborů.
Okno „Vytvořit soubory“
Listy dokumentu
Pokud dokument obsahuje několik listů, můžete zde nastavit, zda použít všechny (jejich počet je uveden v závorce) nebo pouze vybrané. V případě, že výsledný soubor má obsahovat více listů, bude vytvořen výhradně soubor ve formátu PDF, i když je v obecném nastavení vybrána možnost vytvoření pouze JPG. Tento parametr se nezobrazuje v okně „Vytvořit soubory“, pokud dokument obsahuje pouze jeden list nebo pokud je vytváření prováděno z jednotlivé tabulky.
Složka na Disku
Cílová složka, do které budou soubory uloženy. Může to být jakákoli složka na Disku, umístěná v kořenovém adresáři nebo v jiné složce.
Elektronický podpis
Elektronický podpis, který bude použit pro podepisování souborů. Soubory budou odeslány k podpisu ihned po vytvoření. Více informací o procesu podepisování najdete na této stránce.
Šablona e-mailu
Šablona e-mailu, která bude použita pro odeslání zprávy se souborem. Šablony e-mailů lze vytvářet a upravovat na stránce „E-maily“ → „Šablony e-mailů“. Tento i následující parametry nejsou dostupné v okně „Vytvořit soubory“, pokud v tabulce není sloupec „E-mailová adresa“.
Text e-mailu by měl obsahovat alespoň jednu proměnnou, například oslovení jménem. Díky tomu budou e-maily personalizované, což zvýší jejich doručitelnost a sníží pravděpodobnost označení jako spam.
Odpovědní adresa a pole „Od“ se nastavují v „Nastavení“ → „E-maily“. Pro rozesílání doporučujeme nahradit výchozí hodnoty „Organizátor“ a „no-reply“ vlastním jménem či adresou, ideálně s použitím vlastní domény.
Rozesílání e-mailů lze zakázat výběrem možnosti „Zakázat odesílání souborů“ v rozbalovacím seznamu. E-mailová adresa z tabulky bude uložena společně se souborem, ale soubor nebude automaticky odeslán.
Pokud tabulka obsahuje sloupec „Šablona e-mailu“ a je v něm uveden platný předmět e-mailu, vybraná šablona e-mailu v tomto okně bude u daného souboru ignorována.
Odeslání e-mailů
V tomto nastavení určíte, kdy bude e-mail se souborem odeslán.
- Po vytvoření každého souboru. E-mail bude odeslán ihned po vytvoření souboru. Pokud se k jedné e-mailové adrese vztahuje více souborů, budou odeslány jako samostatné e-maily. Tento způsob se nedoporučuje, protože zvyšuje zatížení e-mailových serverů a zvyšuje riziko označení zpráv jako spam.
- Po vytvoření všech souborů. Soubory budou odeslány až po dokončení všech vybraných řádků. Pokud má jedna e-mailová adresa více souborů, budou odeslány v jednom e-mailu (s maximální velikostí 10 MB na e-mail), přičemž proměnné e-mailu budou vycházet z prvního souboru. Doporučená možnost.
- Spustit odesílání ručně. Soubory budou vytvořeny a uloženy s e-mailovou adresou a vybraným předmětem e-mailu. Po vytvoření je nutné otevřít „Disk“, vybrat požadované soubory (nebo složku/složky) a poté kliknout na „Odeslat e-mailem“. Pokud má jedna e-mailová adresa více souborů, budou odeslány v jednom e-mailu (do 10 MB na zprávu), přičemž proměnné e-mailu budou vycházet z prvního souboru. Již odeslané soubory nebudou znovu odeslány.
Tato volba je užitečná, pokud potřebujete vytvořit soubory z různých dokumentů a odeslat je v jednom e-mailu. Umožňuje také vizuální kontrolu souborů před odesláním.
Odesílání souborů z „Disku“ přes kontextové menu složky.
- Odeslat e-maily za. Tento parametr nastavuje časový interval, po kterém mají být e-maily odeslány. Soubory pro jednu adresu budou odesílány každý v samostatném e-mailu.
Vytváření souborů
Po kliknutí na „Vytvořit soubory“ budou soubory pro každý vybraný řádek tabulky přidány do určené složky a spustí se proces jejich vytvoření. Okno můžete zavřít, protože generování probíhá na serveru bez nutnosti účasti prohlížeče.
Během generování souborů můžete pracovat jak s původním dokumentem, tak s tabulkou – například provádět změny a vytvářet nové soubory. To neovlivní probíhající proces generování souborů.