Fönstret «Skapa filer»
I detta fönster ställs grundinställningarna in för att skapa och skicka filer.
Fönstret «Skapa filer»
Dokumentblad
Om dokumentet innehåller flera blad kan du här välja om alla blad ska användas (antalet anges inom parentes) eller endast vissa specifika. Om det slutliga filen innehåller flera blad kommer enbart en PDF-fil att skapas, även om det i de allmänna inställningarna är valt att endast skapa JPG-filer. Detta alternativ visas inte i fönstret «Skapa filer» om dokumentet endast har ett blad eller om filen skapas direkt från ett enskilt kalkylblad.
Mapp på Drive
Målmappen där filerna ska skapas. Det kan vara vilken mapp som helst i Drive, oavsett om den ligger i rotmappen eller inuti en annan mapp.
Elektronisk signatur
Den elektroniska signaturen som används för att signera filer. Filer skickas för signering direkt efter att de skapats. Mer information om signeringsprocessen finns på denna sida.
Mall för e-post
E-postmallen som används vid utskick av filer. Mallsidorna kan skapas eller redigeras på sidan «E-post» → «E-postmallar». Detta och de följande alternativen visas inte i fönstret «Skapa filer» om kalkylbladet inte innehåller en kolumn med e-postadresser.
E-postmeddelandet måste innehålla minst en variabel, exempelvis en personlig hälsning med mottagarens namn. Detta gör att e-postmeddelanden blir mer personliga, vilket ökar sannolikheten för att de levereras korrekt och inte fastnar i spamfilter.
Avsändaradress och «Från» anges i «Inställningar» → «E-post». För att förbättra leveransbarheten rekommenderas att byta ut standardnamnen «Organisatör» och «no-reply» till något eget samt att ansluta en egen domän.
Du kan förhindra att filer skickas genom att välja alternativet «Förhindra e-postutskick» i rullgardinsmenyn. E-postadressen från kalkylbladet sparas tillsammans med filen, men filen skickas inte automatiskt ut.
Om kalkylbladet innehåller kolumnen «E-postmall» och en relevant ämnesrad har angivits, kommer valet av e-postmall i detta fönster att ignoreras för den filen.
Skicka e-post
Här väljs vid vilken tidpunkt e-postmeddelanden med filer ska skickas ut.
- Efter att varje fil har skapats. E-postmeddelandet skickas omedelbart efter att filen skapats. Om det skapas flera filer för samma e-postadress kommer varje fil att skickas i separata e-postmeddelanden. Det här alternativet rekommenderas inte, då det kan belasta e-postsystemen och öka risken för att meddelanden markeras som skräppost.
- Efter att alla filer har skapats. E-postmeddelanden skickas när alla filer från de valda raderna har skapats. Om flera filer är associerade med en e-postadress, kommer de att skickas i ett enda e-postmeddelande (upp till 10 MB per e-post). Variabler i e-postmeddelandet kommer att hämtas från den första filen. Detta är det rekommenderade alternativet.
- Manuell start av utskick. Filerna skapas och sparas tillsammans med e-postadressen och den angivna e-postmallen.
Efter att filerna skapats måste du gå till «Drive», välja de filer eller mappar du vill skicka
och sedan klicka på «Skicka via e-post». Om det finns flera filer för en och samma e-postadress kommer de att skickas i ett enda e-postmeddelande (upp till 10 MB per e-post),
där variabler hämtas från den första filen. Filer som redan har skickats och ligger i de valda mapparna kommer inte att skickas på nytt.
Detta alternativ är användbart om du behöver skapa flera filer från olika dokument och sedan skicka allt i ett enda e-postmeddelande. Det gör det även möjligt att granska filerna visuellt innan de skickas.
Skicka filer från «Drive» via mappens snabbmeny.
- Skicka e-post efter en viss tid. Detta alternativ låter dig ställa in en fördröjning innan e-postmeddelandet skickas. Filer som tillhör samma mottagaradress kommer att skickas i separata e-postmeddelanden.
Skapa filer
När du klickar på «Skapa filer» kommer filerna att genereras för varje vald rad i kalkylbladet, sparas i angiven mapp och processen startar automatiskt. Du kan stänga detta fönster, då filgenereringen sker på servern utan att din webbläsare behöver vara involverad.
Under filgenereringen kan du fortsätta arbeta med det ursprungliga dokumentet eller kalkylbladet, exempelvis göra ändringar eller skapa nya filer. Detta påverkar inte den aktuella processen för filgenerering.