Fenêtre «Créer des fichiers»
Cette fenêtre permet de configurer les paramètres principaux de création et d’envoi des fichiers.
Fenêtre «Créer des fichiers»
Feuilles du document
Si le document contient plusieurs feuilles, ce paramètre permet de choisir si toutes les feuilles (le nombre est indiqué entre parenthèses) doivent être utilisées ou seulement certaines. Si le fichier généré contient plusieurs feuilles, il sera créé exclusivement au format PDF, même si les paramètres généraux indiquent la création de fichiers JPG uniquement. Ce paramètre n’apparaît pas dans la fenêtre «Créer des fichiers» si le document ne contient qu’une seule feuille ou si la création résulte d’un tableau distinct.
Dossier sur le Drive
Dossier cible dans lequel les fichiers doivent être créés. Il peut s’agir de n’importe quel dossier du Drive, qu’il soit à la racine ou dans un autre dossier.
Signature électronique
Signature électronique utilisée pour signer les fichiers. Les fichiers sont envoyés pour signature immédiatement après leur création. Pour en savoir plus sur le processus de signature, consultez cette page.
Modèle d'e-mail
Modèle d'e-mail utilisé pour envoyer le message contenant le fichier. Les modèles peuvent être créés ou modifiés sur la page «E-mails» → «Modèles d’e-mails». Ce paramètre et les suivants ne sont pas disponibles dans la fenêtre «Créer des fichiers» si la table ne contient pas de colonne «Adresse e-mail».
Le texte de l’e-mail doit contenir au moins une variable, par exemple une formule d’appel avec le prénom et le nom. Cela permet de personnaliser chaque message, ce qui améliore la délivrabilité et diminue le risque de passer en spam.
L’adresse de réponse et le nom de l’expéditeur sont définis dans «Paramètres» → «E-mails». Pour les envois en masse, il est conseillé de remplacer les valeurs par défaut «Organisateur» et «no-reply» par une adresse personnalisée. Il est également recommandé d’utiliser un domaine personnalisé.
Il est possible d’interdire l’envoi des e-mails en sélectionnant l’option «Interdire l’envoi des fichiers» dans la liste déroulante. L’adresse e-mail sera toujours enregistrée avec le fichier, mais celui-ci ne sera pas envoyé automatiquement.
Si la table contient une colonne «Modèle d’e-mail» et qu’un objet d’e-mail valide y est spécifié, le modèle sélectionné dans cette fenêtre sera ignoré pour ce fichier.
Envoyer les e-mails
Ce paramètre permet de définir le moment d’envoi des e-mails contenant les fichiers.
- Après la création de chaque fichier. Chaque fichier est envoyé immédiatement après sa création. Si plusieurs fichiers sont générés pour une même adresse e-mail, ils seront envoyés dans des e-mails séparés. Ce mode n’est pas recommandé, car il augmente la charge sur les serveurs de messagerie et le risque d’être marqué comme spam.
- Après la création de tous les fichiers. Les fichiers sont envoyés une fois que tous les fichiers des lignes sélectionnées ont été créés. Si plusieurs fichiers concernent une même adresse e-mail, ils seront envoyés dans un seul e-mail (jusqu’à 10 Mo par e-mail), et les variables de l’e-mail seront basées sur le premier fichier. Mode recommandé.
- Envoyer manuellement. Les fichiers sont créés et enregistrés avec l’adresse e-mail et l’objet du message. Pour les envoyer, ouvrez le «Drive», sélectionnez les fichiers (ou dossiers) souhaités et cliquez sur «Envoyer par e-mail». Si plusieurs fichiers sont destinés à une même adresse, ils seront envoyés dans un seul e-mail (jusqu'à 10 Mo). Les fichiers déjà envoyés ne seront pas renvoyés.
- Envoyer les e-mails après un délai. Ce paramètre permet de définir un intervalle avant l’envoi des e-mails. Chaque fichier destiné à une même adresse sera envoyé dans un e-mail distinct.
Envoi des fichiers depuis le Drive via le menu contextuel.
Cette option est utile pour regrouper des fichiers issus de plusieurs documents dans un même e-mail et permet de vérifier visuellement les fichiers avant l’envoi.
Création des fichiers
Après avoir cliqué sur «Créer des fichiers», les fichiers correspondant à chaque ligne sélectionnée seront enregistrés dans le dossier spécifié et le processus de génération démarrera. La fenêtre peut être fermée, car la génération des fichiers se fait sur le serveur sans interaction avec le navigateur.
Pendant la génération des fichiers, vous pouvez toujours travailler sur le document source ou la table, par exemple en modifiant son contenu pour générer d’autres fichiers. Ces modifications n’affecteront pas le processus en cours.