Fenêtre «Créer des fichiers»
Dans cette fenêtre, vous configurez les paramètres essentiels pour créer et envoyer des fichiers.
Fenêtre «Créer des fichiers»
Feuilles du document
Si le document contient plusieurs feuilles, ce paramètre spécifie si toutes les feuilles (leur nombre est indiqué entre parenthèses) ou seulement certaines doivent être utilisées. Si le fichier final contient plusieurs feuilles, un fichier PDF sera généré, même si vous avez sélectionné uniquement JPG dans les paramètres généraux. Ce paramètre est absent de la fenêtre «Créer des fichiers» si le document n'a qu'une seule feuille ou si la création est basée sur un tableau séparé.
Dossier dans le Drive
Choisissez le dossier cible dans lequel les fichiers doivent être créés. Cela peut être un dossier situé à la racine du Drive ou dans n'importe quel sous-dossier.
Signature électronique
Ceci est la signature électronique utilisée pour signer les fichiers. Les fichiers sont immédiatement envoyés pour signature une fois créés. Pour plus de détails sur le processus de signature, consultez la page dédiée.
Modèle d'email
Le modèle d'email qui sera utilisé pour envoyer les fichiers. Vous pouvez créer ou modifier des modèles d'email sur la page «Emails» → «Modèles d'email». Ces paramètres, ainsi que ceux qui suivent, ne sont pas disponibles dans la fenêtre «Créer des fichiers» si la colonne «Adresse email» est absente dans le tableau.
Le texte de l'email doit contenir au moins une variable, comme un champ pour le nom et le prénom. Cela rend les emails personnalisés et améliore leur délivrabilité en évitant les filtres anti-spam. Vous pouvez créer de telles variables dans «WordForm», en séparant par exemple les prénoms des noms.
L'adresse de l'expéditeur et le champ «De» sont configurés dans «Paramètres» → «Emails». Pour les envois de masse, il est recommandé de remplacer les valeurs par défaut comme «Organisateur» et «no-reply» par des informations personnalisées et d'utiliser votre propre domaine.
Il est possible de désactiver l'envoi automatique d'emails en sélectionnant «Ne pas envoyer les fichiers par email» dans le menu déroulant. Les adresses email du tableau seront enregistrées avec les fichiers, mais ces derniers ne seront pas automatiquement envoyés.
Si votre tableau inclut une colonne «Modèle d'email» avec le sujet de l'email spécifié, le modèle sélectionné dans cette fenêtre sera ignoré pour ce fichier.
Envoi des emails
Ce paramètre détermine quand les emails contenant les fichiers seront envoyés.
- Après la création de chaque fichier. L'email sera envoyé immédiatement après la création du fichier. Dans ce cas, si plusieurs fichiers sont créés pour une même adresse email, ils seront envoyés dans des emails séparés. Cette option est déconseillée car elle surcharge les systèmes de messagerie et augmente les risques d'être bloqué comme spam.
- Après la création de tous les fichiers. Les fichiers seront envoyés une fois que tous les fichiers des lignes sélectionnées auront été créés. S'il existe plusieurs fichiers pour une même adresse email, ils seront regroupés en un seul email (jusqu'à 10 Mo par email), les variables du modèle d'email étant définies d'après le premier fichier. Option recommandée.
- Lancer l'envoi manuellement. Les fichiers seront créés et enregistrés avec l'adresse email et le modèle d'email sélectionné. Après cela, vous devrez ouvrir le «Drive», sélectionner les fichiers ou dossiers souhaités, puis cliquer sur «Envoyer par email». Si plusieurs fichiers sont liés à la même adresse email, ils seront également regroupés en un seul email (jusqu'à 10 Mo par email). Les fichiers déjà envoyés situés dans les dossiers sélectionnés ne seront pas renvoyés.
Cette option est pratique si vous devez créer des fichiers provenant de documents différents, puis les envoyer ensemble dans un seul email. Cela permet également de vérifier visuellement les fichiers avant l'envoi.
Envoi de fichiers depuis le «Drive» via le menu contextuel du dossier.
- Envoyer les emails après un intervalle spécifié. Ce paramètre permet de définir un délai entre les envois. Les fichiers pour une même adresse seront envoyés dans des emails séparés.
Création des fichiers
En cliquant sur «Créer les fichiers», les fichiers correspondant à chaque ligne sélectionnée du tableau seront créés dans le dossier spécifié, et le processus de génération des fichiers démarrera. La fenêtre de création peut être fermée, car la génération des fichiers se fait sur le serveur sans intervention du navigateur.
Pendant la génération des fichiers, vous pouvez continuer à travailler avec le document source ou le tableau, par exemple en apportant des modifications pour créer de nouveaux fichiers. Cela n'aura aucune incidence sur le processus en cours.