Colonne avec une variable
Les variables sont des mots dans un document ou un e-mail qui seront remplacés par des données, comme %name, %prenom, %initiale, %points, %salutation, ou d'autres encore. Chaque variable doit contenir un seul mot sans caractères spéciaux ni espaces et commencer par le signe %. Il est possible d'utiliser un nombre illimité de variables.
Pour ajouter une variable dans un tableau, il suffit de l'écrire dans l'éditeur. Toutes les variables insérées dans l'éditeur sont automatiquement ajoutées au tableau.
Les variables doivent être uniques et ne doivent pas se chevaucher. Par exemple, %name_prof et %name_eleve sont valides. Cependant, il est déconseillé d’utiliser %name et %name_prof, car la deuxième variable contient la première, ce qui pourrait entraîner un remplacement incorrect lors de la création des fichiers.
Document avec une seule variable : %name
Les variables ne se limitent pas aux documents : elles peuvent être utilisées aussi bien dans le texte que dans l'objet d'un e-mail.
Pour ajouter une variable absente du document, sélectionnez une colonne libre et cliquez sur « Choisir une variable ».
Menu "Choisir une variable"
Ensuite, dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez la variable souhaitée.
Un document ou un tableau peut contenir un nombre illimité de variables. Les variables sont sensibles à la casse, il est donc préférable d'utiliser uniquement des lettres minuscules.
Génération de fichiers
Lors de la génération de fichiers, chaque variable du tableau sera remplacée par sa valeur correspondante et enregistrée dans le fichier. Si ce fichier est ensuite envoyé par e-mail, les variables contenues dans l'e-mail seront remplacées par les valeurs provenant du fichier joint. Si plusieurs fichiers sont joints, c'est le premier fichier qui sera pris comme référence.