Finestra «Crea file»
In questa finestra si configurano le impostazioni principali per la creazione e l'invio dei file.
Finestra «Crea file»
Fogli del documento
Se il documento contiene più fogli, questo parametro consente di specificare se utilizzarli tutti (il numero è indicato tra parentesi) o solo alcuni di essi. Se il file generato contiene più fogli, verrà creato esclusivamente un file PDF, anche se nelle impostazioni generali è selezionato solo il formato JPG. Questo parametro non è presente nella finestra «Crea file» se il documento ha un solo foglio o se la generazione avviene da un foglio di calcolo separato.
Cartella su Drive
La cartella di destinazione in cui creare i file. Può essere qualsiasi cartella su Drive, sia nella root principale che in una sottocartella.
Firma elettronica
La firma elettronica da utilizzare per firmare i file. I file vengono inviati per la firma subito dopo la loro creazione. Maggiori dettagli sul processo di firma sono disponibili in questa pagina.
Modello di email
Il modello di email che verrà utilizzato per inviare i file. I modelli di email possono essere creati o modificati nella pagina «Email» → «Modelli di email». Questo parametro e i successivi non sono disponibili nella finestra «Crea file» se nella tabella non è presente una colonna con gli indirizzi email.
Il testo dell’email deve contenere almeno una variabile, ad esempio il nome del destinatario. Questo assicura che le email siano personalizzate, migliorando la consegna e riducendo il rischio che le email finiscano nello spam.
Il mittente e l’indirizzo di risposta possono essere configurati in «Impostazioni» → «Email». Per le campagne di invio consigliamo di sostituire «Organizzatore» e «no-reply» con un nome personalizzato e di collegare il proprio dominio.
È possibile disattivare l'invio delle email selezionando «Non inviare i file». L'indirizzo email dalla tabella verrà comunque salvato insieme al file, ma l'invio automatico non avverrà.
Se nella tabella è presente la colonna «Modello di email» e la riga contiene un oggetto valido, la selezione del modello in questa finestra verrà ignorata per quel file.
Invio delle email
Questo parametro definisce quando inviare l'email con il file allegato.
- Dopo la creazione di ogni file. L’email verrà inviata immediatamente dopo la creazione del file. In questo caso, se più file sono associati allo stesso indirizzo email, verranno inviati con email separate. Non è consigliato utilizzare questa modalità, in quanto aumenta il carico sui server e il rischio che le email finiscano nello spam.
- Dopo la creazione di tutti i file. L’invio avverrà solo dopo la creazione di tutti i file per le righe selezionate. Se un destinatario ha più file associati al proprio indirizzo email, questi verranno inviati in un'unica email (fino a 10 MB per email), e i dati della prima riga saranno utilizzati per la personalizzazione. Questa è l’opzione consigliata.
- Invio manuale. I file verranno creati e salvati con l’indirizzo email e il modello selezionato, ma l’invio dovrà essere
effettuato manualmente. Per farlo, aprire «Drive»,
selezionare i file (o una cartella) e cliccare su «Invia via email». Se un destinatario ha più file, questi verranno inviati in un'unica email
(fino a 10 MB per email), utilizzando le variabili del primo file. I file già inviati e rimasti nelle cartelle selezionate
non verranno spediti nuovamente.
Questo metodo è utile quando si devono creare file da più documenti e inviarli in un'unica email. Inoltre, consente di verificare i file prima dell’invio.
Invio dei file da «Drive» tramite il menu contestuale della cartella.
- Invio con intervallo. Questo parametro definisce l’intervallo di tempo dopo il quale le email devono essere inviate. Ogni file per lo stesso destinatario verrà inviato in una email separata.
Creazione dei file
Dopo aver cliccato su «Crea file», i file per ogni riga selezionata verranno salvati nella cartella indicata e inizierà il processo di generazione. La finestra può essere chiusa, poiché la creazione dei file avviene sul server senza bisogno del browser.
Durante la generazione dei file si può continuare a lavorare sul documento originale o sulla tabella, ad esempio apportando modifiche e creando nuovi file. Le modifiche non influenzeranno il processo in corso di creazione dei file.