Colonna con una variabile
Le variabili sono parole in un documento o in un'email che vengono sostituite con dei dati, come %name, %cognome, %iniziale, %punteggio, %saluto o qualsiasi altra. Ogni variabile può contenere una sola parola senza simboli o spazi e deve iniziare con il carattere %. È possibile aggiungere un numero illimitato di variabili.
Per aggiungere una variabile alla tabella, basta inserirla nell'editor. Tutte le variabili scritte nell'editor vengono automaticamente aggiunte alla tabella.
Le variabili devono essere distinte tra loro; non devono sovrapporsi o includersi a vicenda. Ad esempio, è corretto utilizzare %name_studente e %name_insegnante. Tuttavia, non è consigliabile usare %name e %name_studente, perché la seconda variabile contiene la prima, causando una sostituzione imprevista durante la generazione dei file.
Una finestra del documento con una variabile, %name
Le variabili possono essere utilizzate non solo nel documento, ma anche nel corpo o nell'oggetto di un'email.
Per aggiungere una variabile che non è presente nel documento, seleziona una colonna vuota e premi "Seleziona variabile".
Il menu "Seleziona variabile"
Successivamente, nella finestra che appare, scegli la variabile desiderata.
Un documento o una tabella può contenere un numero qualsiasi di variabili. Le variabili sono case-sensitive, quindi è preferibile utilizzare solo lettere minuscole.
Creazione dei file
Durante la generazione dei file, ogni variabile nella tabella sarà sostituita con il suo valore corrispondente e salvata nel file. Se il file viene successivamente inviato tramite email, le variabili presenti nel testo dell'email verranno sostituite con i loro valori basati sul file allegato. Se ci sono più file allegati, verrà utilizzato il primo file come base.