Шаблони листів
Шаблони листів — це відправник, тема та текст, які використовуються для розсилки файлів. У сервісі можна створити необмежену кількість шаблонів. Після реєстрації акаунта один шаблон створюється автоматично.
Створення шаблону
Щоб створити шаблон листа, потрібно відкрити розділ «Листи» — «Шаблони листів» і натиснути відповідну кнопку «Створити шаблон». Буде створено новий шаблон.
Відправник листа
У полі «Відправник» можна вибрати, від кого буде відправлено листа. В акаунті може бути один або кілька відправників. Відправник визначає, від кого надходить лист, зворотну адресу та оформлення листів. Змінити параметри відправника можна в налаштуваннях листів.
Тема листа
У темі листа варто чітко зазначити, що чекає на отримувача в листі. Добре, якщо у темі використовується назва організації або заходу.
Текст листа
У тексті листа необхідно описати, який файл додається до листа, а також із якого приводу цей лист було надіслано. У тексті важливо детально розповісти про захід, сам файл, а також надати інформацію для зворотного зв'язку з відправником. Також можна зазначити, що робити у випадку, якщо у файлі знайдена помилка або друкарська помилка.
У тексті або темі листа можна використовувати будь-які змінні з файлу, який буде прикріплений, наприклад, %name. При розсилці більш ніж на 30 адрес наявність змінної в тексті листа є обов’язковою умовою для створення файлів. Використання звернення в листах підвищує їхню доставлюваність, адже кожен лист буде містити унікальний текст. Поштові системи рідше надсилають такі листи до спаму. До того ж, отримувачі частіше відкривають такі листи, якщо бачать своє ім’я в перших рядках. За допомогою функцій Словоформа можна автоматично визначати рід отримувача та виділяти ім'я.
Змінна %image потрібна для вставки зображення файла у форматі JPG у текст листа. Сам файл буде доданий до листа у повній якості, щоб отримувачі могли завантажити його на свої пристрої.
Віджет змін
За бажанням у лист можна вставити посилання на віджет змін. Сам віджет може бути доступний як на окремому сайті, так і просто за посиланням. Якщо у файлі буде помилка, отримувач зможе перейти за посиланням із листа, самостійно виправити її та отримати оновлений файл. Докладніше про віджет змін.
Надсилання кількох файлів
Якщо у вікні «Створити файли» зазначено, що розсилку листів слід здійснювати після створення всіх файлів, або якщо надсилання відбувається вручну з однієї чи кількох папок, і серед файлів є ті, які вказують однакову електронну адресу, ці файли будуть надіслані одним листом. При надсиланні кількох файлів діють такі обмеження:
- Розмір листа не може перевищувати 10 Мб. Якщо розмір перевищує 10 Мб, файли будуть надіслані кількома листами.
- Змінні в листі будуть замінені текстом із першого за черговістю файлу. Наприклад, у змінну %image буде вставлено зображення першого файлу, хоча самих файлів у вкладенні листа може бути кілька. Це стосується також інших змінних та посилання на віджет змін.