 Вікно «Створити файли»

У цьому вікні виконуються основні налаштування створення та розсилки файлів.

Вікно «Створити файли»

Аркуші документа

Якщо в документі є кілька аркушів, то в цьому параметрі вказується, використовувати всі аркуші (їх кількість зазначена в дужках) або лише певні. Якщо у готовому файлі буде кілька аркушів, буде створено виключно PDF-файл, навіть якщо в загальних налаштуваннях зазначено створювати тільки JPG. Цей параметр відсутній у вікні «Створити файли», якщо в документі один аркуш або створення відбувається з окремої таблиці.

Тека на Диску

Цільова тека, у якій необхідно створити файли. Це може бути будь-яка тека на Диску, що знаходиться як в корені, так і в будь-якій іншій теці.

Електронний підпис

Електронний підпис, який використовувати для підписання файлів. Файли відправляються на підпис одразу після створення. Детальніше про процес підписання можна дізнатися на цій сторінці.

Шаблон листа

Шаблон листа, який буде використовуватися для відправки листа з файлом. Шаблони листів можна створювати або змінювати на сторінці «Листи» → «Шаблони листів». Цей та наступні параметри відсутні у вікні «Створити файли», якщо в таблиці немає колонки «Адреса електронної пошти».

У тексті листа повинна бути принаймні одна змінна, наприклад звернення за ім'ям по-батькові. Таким чином всі листи будуть іменними і це збільшить доставлюваність листів і проходження спам-контролю поштових систем.

Зворотня адреса та «Від кого» вказуються у «Налаштування» → «Листів». Для розсилок слід замінити стандартні «Організатор» та «no-reply» на щось своє. Краще підключити свій домен.

Можна заборонити розсилку листів, обравши у випадаючому списку «Заборонити розсилку файлів». Адреса електронної пошти з таблиці буде збережена разом із файлом, але файл не буде автоматично відправлений.

Якщо в таблиці є колонка «Шаблон листа», і зазначено правильну тему листа, вибір шаблону листа у цьому вікні для того файлу буде проігнорований.

Розіслати листи

У цьому параметрі вказується, в який момент часу надсилати лист з файлом.

• Після створення кожного файлу. Лист буде надіслано одразу після створення файлу. У цьому випадку, якщо з однією адресою електронної пошти створено кілька файлів, всі вони будуть відправлені різними листами. Не рекомендується встановлювати це значення, оскільки тоді збільшується навантаження на поштові системи та збільшується ймовірність потрапляння листів у спам.
• Після створення всіх файлів. Файли будуть розіслані після того, як будуть створені всі файли по обраних рядках. У цьому випадку, якщо файл з однією адресою електронної пошти кілька, то вони будуть відправлені одним листом (до 10 Мб на лист), при цьому змінні для листа будуть взяті за першим файлом. Рекомендований варіант.
• Ручний запуск розсилки. Файли будуть створені та збережені з адресою електронної пошти та обраною темою листа. Після створення потрібно буде відкрити «Диск», обрати потрібні файли (або теку або теки) і після виділення натиснути «Надіслати по електронній пошті». Якщо файлів з однією адресою електронної пошти буде кілька, то вони будуть відправлені одним листом (до 10 Мб на лист), при цьому змінні для листа будуть взяті за першим файлом. Вже відправлені файли, які знаходяться в обраних теках не будуть відправлені заново.

  Розсилка файлів з «Диска» через контекстне меню теки.

  Цей варіант зручний, коли потрібно створити кілька файлів з різних документів і потім розіслати їх, щоб в одному листі включити файли з різних документів. Крім того, це дозволяє візуально контролювати всі файли перед розсилкою.
• Надіслати листи через. Цей параметр задає інтервал, через який потрібно відправити листи. Файли, призначені для однієї адреси будуть відправлені кожен у окремому листі.

Зберігати файли

У цьому параметрі вказується, скільки зберігати готові файли на Диску.

• Постійно, поки я сам не видалю їх з Диска Файли будуть зберігатися на Диску постійно, якщо не будуть видалені вручну. Рекомендований варіант.
• Автоматично видалити файли через... Файли будуть зберігатися на Диску зазначену кількість часу, після чого будуть автоматично видалені. У цьому випадку потрібно вказати одиницю виміру часу: хвилини, години або дні. Через зазначений проміжок часу файли будуть переміщені в кошик Диска. Файли з кошика можна відновити протягом 30 днів після видалення, після чого вони будуть остаточно видалені.

Створення файлів

Після натискання «Створити файли», файли по кожному обраному рядку таблиці будуть додані в зазначену теку і запуститься процес створення файлів. Вікно створення можна закрити, оскільки генерація файлів відбувається на сервері без участі браузера.

Під час генерації файлів можна працювати як з вихідним документом, так і з таблицею, наприклад, щось змінити і створити інші файли. Це ніяк не вплине на поточний процес створення файлів.

Таблиці