Вікно «Створити файли»
У цьому вікні здійснюються основні налаштування створення та розсилки файлів.
Вікно «Створити файли»
Аркуші документа
Якщо документ містить кілька аркушів, у цьому параметрі визначається, чи використовувати всі аркуші (їх кількість указана в дужках), чи лише конкретні. Якщо у створеному файлі буде кілька аркушів, буде сформовано виключно PDF-файл, навіть якщо в загальних налаштуваннях обрано створювати лише JPG. Цей параметр відсутній у вікні «Створити файли», якщо документ має лише один аркуш або створення здійснюється з окремої таблиці.
Папка на Диску
Цільова папка, у якій потрібно створити файли. Це може бути будь-яка папка на Диску, розташована як у корені, так і в будь-якій іншій вкладеній папці.
Електронний підпис
Електронний підпис, який буде використано для підпису файлів. Файли відправляються на підпис одразу після створення. Докладніше про процес підпису можна дізнатися на цій сторінці.
Шаблон листа
Шаблон листа, який буде використано для відправки листа з файлом. Шаблони листів можна створювати або змінювати на сторінці «Листи» → «Шаблони листів». Цей та наступні параметри відсутні у вікні «Створити файли», якщо у таблиці немає стовпця «Електронна пошта».
У тексті листа повинна бути хоча б одна змінна, наприклад звернення за іменем та по батькові. Це зробить листи персоналізованими, що підвищить їхню доставку та проходження спам-фільтрів поштових систем. Звернення можна створити у «Словоформі», відокремивши ім'я від по батькові.
Зворотна адреса та поле «Від кого» задаються в «Налаштуваннях» → «Листів». Для розсилок потрібно змінити стандартні «Організатор» і «no-reply» на щось власне. Також бажано підключити власний домен.
Можна заборонити розсилку листів, вибравши в меню «Заборонити розсилку файлів». Адреса електронної пошти з таблиці буде збережена разом із файлом, але файл не буде автоматично відправлено.
Якщо в таблиці є стовпець «Шаблон листа», і задано правильну тему листа, вибір шаблону у цьому вікні для відповідного файла буде проігноровано.
Розіслати листи
У цьому параметрі задається, коли саме відправляти листи з файлами.
- Після створення кожного файлу. Листи будуть надсилатися одразу ж після створення файлу. У цьому випадку, якщо з одною адресою електронної пошти створено кілька файлів, усі вони будуть відправлені різними листами. Не рекомендується вибирати цей варіант, оскільки це збільшує навантаження на поштові системи та підвищує ймовірність потрапляння листів у спам.
- Після створення всіх файлів. Файли будуть розіслані після створення всіх файлів по обраних рядках. У цьому випадку, якщо файлів з однією адресою електронної пошти кілька, вони будуть відправлені одним листом (до 10 Мб на лист), при цьому змінні для листа будуть взяті з першого файлу. Рекомендується саме цей варіант.
- Вручну запустити розсилку. Файли будуть створені та збережені з адресою електронної пошти та обраною темою листа. Після створення потрібно відкрити «Диск», обрати потрібні файли (папку або кілька папок) та натиснути «Відправити електронною поштою». Якщо файлів з одною адресою електронної пошти декілька, вони будуть відправлені одним листом (до 10 Мб на лист), при цьому змінні для листа будуть взяті з першого файлу. Вже відправлені файли, які лежать у виділених папках, не відправлятимуться знову.
- Відправити листи через. Цей параметр задає інтервал, через який листи повинні бути відправлені. Для адреси електронної пошти кожен файл буде відправлений окремим листом.
Розсилка файлів із «Диска» через контекстне меню папки.
Створення файлів
Після натискання «Створити файли» файли для кожного виділеного рядка таблиці будуть завантажені в обрану папку, і розпочнеться процес створення файлів. Вікно створення можна закрити, оскільки генерація відбувається на сервері без участі браузера.
Під час генерації файлів можна продовжувати працювати з початковим документом чи таблицею, наприклад, щось змінити та створити інші файли. Це ніяк не вплине на поточний процес створення файлів.