Вікно «Створити файли»
У цьому вікні виконуються основні налаштування створення і розсилки файлів.
Вікно «Створити файли»
Аркуші документа
Якщо в документі є декілька аркушів, то в цьому параметрі вказується, чи використовувати всі аркуші (їх кількість вказано в дужках) або тільки певні. Якщо в готовому файлі буде декілька аркушів, то буде створений виключно PDF-файл, навіть якщо в загальних налаштуваннях вказано створювати тільки JPG. Цей параметр відсутній в вікні «Створити файли», якщо в документі один аркуш або створення відбувається з окремої таблиці.
Папка в Диску
Цільова папка, в якій потрібно створити файли. Це може бути будь-яка папка в Диску, що лежить як в корені, так і в будь-якій іншій папці.
Шаблон листа
Шаблон листа, який буде використовуватися для відправки листа з файлом. Шаблони листів можна створювати або змінювати на сторінці «Листи» → «Шаблони листів». Цей та наступні параметри відсутні в вікні «Створити файли», якщо в таблиці немає колонки «Адреса електронної пошти».
У тексті листа має бути хоча б одна змінна, наприклад звернення за ім'ям по батькові. Таким чином всі листи будуть іменними і це збільшить доставку листів та проходження спам-контролю поштових систем. Звернення за ім'ям по батькові можна створити в «Словоформі», відокремивши їх від Ім'я.
Зворотна адреса та «Від кого» вказується в «Налаштування» → «Листів». Для розсилок слід замінити стандартні «Організатор» та «no-reply» на що-небудь своє. Також краще підключити свій домен.
Можна заборонити розсилку листів, вибравши в розкривному списку «Заборонити розсилку файлів». Адреса електронної пошти з таблиці буде збережена разом з файлом, але файл не буде автоматично відправлений.
Якщо в таблиці є колонка «Шаблон листа», і вказана коректна тема листа, вибір шаблону листа в цьому вікні для того файлу буде проігнорований.
Розсилка листів
У цьому параметрі вказується, в який момент часу відправляти лист з файлом.
- Після створення кожного файлу. Лист буде відправлено одразу після створення файлу. У цьому випадку, якщо з одним адресом електронної пошти створено кілька файлів, всі вони будуть відправлені різними листами. Не рекомендується встановлювати це значення, оскільки в цьому випадку збільшується навантаження на поштові системи і збільшується ймовірність попадання листів у спам.
- Після створення всіх файлів. Файли будуть розіслані після того, як будуть створені всі файли по обраних рядках. У цьому випадку, якщо файлів з одним адресом електронної пошти декілька, то вони будуть відправлені одним листом (до 10 Мб на лист), при цьому змінні для листа будуть взяті за першим файлом. Рекомендований варіант.
- Вручну запустити розсилку. Файли будуть створені та збережені з адресою електронної пошти та обраною темою листа. Після створення потрібно буде відкрити «Диск», вибрати потрібні файли (або папку або папки) і після виділення натиснути «Відправити по електронній пошті». Якщо файлів з одним адресом електронної пошти буде декілька, то вони будуть відправлені одним листом (до 10 Мб на лист), при цьому змінні для листа будуть взяті за першим файлом. Вже відправлені файли, що лежать у вибраних папках не будуть відправлені знову.
Цей варіант зручний, коли треба створити кілька файлів з різних документів і потім їх розіслати, щоб у одне лист включити файли з різних документів. Крім того, це дозволяє візуально проконтролювати всі файли перед розсилкою.
Розсилка файлів з «Диска» через контекстне меню папки. - Відправити листи через. Цей параметр задає інтервал, через який треба відправити листи. Файли, призначені для однієї адреси, будуть відправлені кожен у окремому листі.
Створення файлів
Після натискання «Створити файлі» файлі по кожному обраному рядку таблиці будуть додані в вказану папку та запуститься процес створення файлів файлів. Вікно створення можна закрити, оскільки генерація файлів відбувається на сервері без участі браузера. Якщо в даний момент файли вже генеруються, то процес буде поставлений в чергу.
Під час генерації файлів можна працювати як з вихідним документом, так і з таблицею, наприклад, щось змінити і створити інші файли. Це не вплине на поточний процес створення файлів.