Вікно «Створити файли»
У цьому вікні виконуються основні налаштування створення та розсилки файлів.
Вікно «Створити файли»
Аркуші документа
Якщо в документі є кілька аркушів, тут можна вибрати, чи використовувати всі аркуші (їхня кількість зазначена в дужках), чи лише вибрані. Якщо у згенерованому файлі буде кілька аркушів, він буде створений виключно у форматі PDF, навіть якщо в загальних налаштуваннях обраний лише JPG. Цей параметр відсутній у вікні «Створити файли», якщо у документі один аркуш або створення відбувається з окремої таблиці.
Папка на Диску
Цільова папка, в якій потрібно створити файли. Це може бути будь-яка папка на Диску, що знаходиться як у корені, так і в будь-якій іншій папці.
Електронний підпис
Електронний підпис, який буде використовуватися для підписання файлів. Файли надсилаються на підпис одразу після створення. Детальніше про процес підписання можна дізнатися на цій сторінці.
Шаблон листа
Шаблон листа, який використовуватиметься для надсилання файлу. Шаблони листів можна створювати або змінювати на сторінці «Листи» → «Шаблони листів». Цей та наступні параметри відсутні у вікні «Створити файли», якщо у таблиці немає колонки «Адреса електронної пошти».
У тексті листа має бути хоча б одна змінна, наприклад звернення по імені та по батькові. Це зробить листи персоналізованими, що підвищить їхню доставлюваність і зменшить ймовірність потрапляння в спам.
Зворотна адреса і поле «Від кого» налаштовуються у «Налаштування» → «Листи». Для масових розсилок рекомендується замінити стандартні «Організатор» та «no-reply» на власні значення, а також підключити власний домен.
Можна заборонити розсилку листів, вибравши у випадаючому списку опцію «Заборонити розсилку файлів». У цьому випадку адреса електронної пошти з таблиці буде збережена разом із файлом, але сам файл не буде автоматично надісланий.
Якщо в таблиці є колонка «Шаблон листа» і в ній вказана коректна тема листа, вибір шаблону в цьому вікні буде проігнорований для відповідного файлу.
Розсилка листів
Цей параметр визначає, коли буде надіслано лист із файлом.
- Після створення кожного файлу. Лист буде надіслано одразу після створення файлу. У цьому випадку, якщо для однієї адреси згенеровано кілька файлів, кожен з них буде відправлений окремим листом. Цей варіант не рекомендується, оскільки він збільшує навантаження на поштові системи та ймовірність потрапляння у спам.
- Після створення всіх файлів. Листи будуть відправлені після завершення створення всіх файлів для обраних рядків. Якщо для однієї адреси є кілька файлів, вони будуть надіслані одним листом (до 10 МБ в одному листі), при цьому змінні у листі будуть взяті з першого файлу. Це рекомендований варіант.
- Надіслати вручну. Файли будуть створені та збережені з адресами електронної пошти і вибраною темою листа. Після створення потрібно перейти у «Диск», вибрати потрібні файли (або папку/папки) і після виділення натиснути «Відправити електронною поштою». Якщо на одну адресу є кілька файлів, вони будуть відправлені одним листом (до 10 МБ). Вже надіслані файли у вибраних папках не будуть надіслані повторно.
- Відправити листи через... Можна налаштувати інтервал, через який будуть надсилатися листи. Файли для однієї адреси будуть надіслані кожен окремим листом.
Створення файлів
Після натискання «Створити файли», файли для кожного вибраного рядка таблиці будуть додані в зазначену папку, і почнеться процес їх генерації. Вікно створення можна закрити – процес генерації файлів відбувається на сервері без участі браузера.
Під час генерації файлів можна працювати з вихідним документом чи таблицею, наприклад, вносити зміни та створювати інші файли. Це ніяк не вплине на поточний процес створення файлів.