Стовпець зі змінною
Змінні — це слово у документі або листі, яке буде замінене на дані, наприклад: %прізвище_ім’я, %ім’я, %показник, %бали, %звернення та інші. Кожна змінна має містити одне слово без пробілів та символів і починатися зі знака %. Кількість змінних може бути необмеженою.
Щоб додати змінну до таблиці, потрібно просто написати її в редакторі. Усі змінні, написані в редакторі, автоматично додаються до таблиці.
Різні змінні мають відрізнятися одна від одної, і одна не повинна містити іншу. Наприклад, %прізвище_студента та %прізвище_викладача — це допустимо, але використовувати %прізвище та %прізвище_студента небажано. У цьому випадку друга змінна містить першу, і під час створення файлів заміна даних може відбутися неправильно.
Вікно документа з однією змінною %прізвище_ім’я
Змінні можуть бути не лише в документі, але й у тексті або темі листа.
Щоб додати змінну, якої немає в документі, потрібно виділити будь-який вільний стовпець і натиснути «Обрати змінну».
Меню "Обрати змінну"
Далі, у вікні, що з’явиться, виберіть потрібну змінну.
В одному документі та одній таблиці може бути будь-яка кількість змінних. Змінні чутливі до регістру, тому краще використовувати лише малі літери.
Створення файлів
Під час створення файлів кожна змінна з таблиці буде збережена у файл та замінена на відповідне значення. Якщо згодом цей файл буде надісланий електронною поштою, змінні у листі будуть замінені на свої значення з прикріпленого файлу. Якщо прикріплено кілька файлів, за основу береться перший файл.