Mehrere Dateien senden
Wie kann man mehrere Dateien an eine Adresse senden?
Um mehrere Dateien an eine Adresse senden zu können, müssen diese Dateien in einer einzigen E-Mail-Aufgabe enthalten sein. Hierfür gibt es folgende Möglichkeiten:
- Im Fenster "Dateien erstellen" muss angegeben werden, dass die Aufgabe der E-Mail-Verteilung nach der Vorbereitung aller Dateien ausgeführt wird, oder
- Dateien ohne E-Mail-Verteilung erstellen und anschließend im "Drive" einen oder mehrere Ordner auswählen und die Verteilung unter diesen Dateien starten.
Verteilung nach Vorbereitung der Dateien
Wenn die Dateien, die in einer E-Mail gesendet werden sollen, nur aus einem einzigen Dokument erstellt werden, ist es am einfachsten, im Fenster "Dateien erstellen" anzugeben, dass die Verteilung der E-Mail nach der Vorbereitung aller Dateien gestartet werden soll. Somit werden zuerst alle Dateien vorbereitet und dann in die E-Mail-Verteilung gesendet. Wenn sich unter den Dateien, die nach Vorbereitung versendet werden, Dateien mit derselben E-Mail-Adresse befinden, werden diese Dateien in einer E-Mail gesendet.
Manuelle Verteilung
In einigen Fällen müssen Dateien aus verschiedenen Dokumenten in einer einzigen E-Mail gesendet werden, z.B. Zertifikate und Dankesurkunden oder Zertifikate unterschiedlicher Grade. Hierbei sollte wie folgt vorgegangen werden:
- Im Fenster "Dateien erstellen" muss im Feld "E-Mails verteilen" "Manuell" ausgewählt werden. Dies sollte für alle Dateien erfolgen, die später verteilt werden sollen. Dabei kann in der "E-Mail-Vorlage" die gewünschte Vorlage angegeben werden.
- Anschließend müssen nach Erstellung aller Dateien alle Ordner im "Drive" ausgewählt werden, aus denen Dateien verteilt werden sollen. Nach der Auswahl der Ordner muss im Auswahlfeld oder Kontextmenü "Per E-Mail senden" gewählt werden. Im Bestätigungsfenster kann die E-Mail-Vorlage erneut ausgewählt oder belassen werden.
Dateien mit derselben E-Mail-Adresse werden an eine Adresse gesendet. Wenn sich in den Ordnern Dateien befinden, die bereits zuvor gesendet wurden, werden sie nicht erneut gesendet.
Einschränkungen
- E-Mails dürfen eine Größe von 10 MB nicht überschreiten. Wenn die Größe größer als 10 MB ist, werden die Dateien in mehreren E-Mails versendet.
- Variablen in E-Mails werden durch den Text der Dateien ersetzt, beginnend mit dem ersten in der Reihe. Beispielsweise wird in die Variable % image das Bild der ersten Datei eingesetzt, auch wenn mehrere Dateien der E-Mail-Anwendung beigefügt sind. Dasselbe gilt für andere Variablen und den Link zum Widget aus.