Mehrere Dateien versenden
Wie kann man mehrere Dateien an eine Adresse senden?
Um mehrere Dateien an eine Adresse zu senden, müssen diese Dateien in einer einzigen Versandaufgabe zusammengefasst werden. Dazu:
- Muss im Fenster „Dateien erstellen“ angegeben werden, dass der Versand erst nach der Erstellung aller Dateien erfolgen soll, oder
- Erstellen Sie die Dateien ohne Versand, wählen Sie anschließend im „Speicher“ einen oder mehrere Ordner aus und starten Sie den Versand für die darin enthaltenen Dateien.
Versand nach Dateierstellung
Wenn die zu versendenden Dateien aus demselben Dokument stammen, ist die einfachste Lösung, im Fenster „Dateien erstellen“ anzugeben, dass die Dateien nach ihrer Erstellung versendet werden sollen. Auf diese Weise werden zuerst alle Dateien erstellt und anschließend in den Versand gegeben. Falls unter den versendeten Dateien mehrere mit der gleichen E-Mail-Adresse versehen sind, werden diese Dateien in einer einzigen E-Mail versendet.
Manueller Versand
In einigen Fällen ist es erforderlich, Dateien aus verschiedenen Dokumenten in einer einzigen E-Mail zu versenden – zum Beispiel ein Zertifikat und eine Danksagung oder Zertifikate verschiedener Kategorien. In solchen Fällen gehen Sie wie folgt vor:
- Im Fenster „Dateien erstellen“ wählen Sie im Feld „E-Mails senden“ die Option „Manuell“. Dies gilt für alle Dateien, die später verschickt werden sollen. Im „E-Mail-Vorlagen“-Feld können Sie die gewünschte Vorlage auswählen.
- Nachdem alle Dateien erstellt wurden, öffnen Sie den „Speicher“ und markieren Sie alle Ordner, deren Dateien Sie versenden möchten. Nach der Auswahl der Ordner wählen Sie im Auswahlmenü oder via Kontextmenü die Option „Per E-Mail senden“. Im Bestätigungsfenster können Sie eine neue E-Mail-Vorlage wählen oder die bestehende verwenden.
Dateien, die dieselbe E-Mail-Adresse haben, werden an diese Adresse in einer einzigen E-Mail gesendet. Dateien, die bereits zuvor versendet wurden, werden nicht erneut versendet.
Einschränkungen
- Die Größe einer E-Mail darf 10 MB nicht überschreiten. Überschreitet die E-Mail diese Größe, werden die Dateien auf mehrere E-Mails aufgeteilt.
- In der E-Mail werden Variablen durch Inhalte der ersten Datei aus der Reihe ersetzt. Zum Beispiel wird in die Variable %image das Bild der ersten Datei eingefügt, auch wenn der E-Mail-Anhang mehrere Dateien enthält. Dasselbe gilt für andere Variablen und den Modifikations-Widget-Link.