Ventana «Crear archivos»
En esta ventana se configuran los parámetros principales para la creación y el envío de archivos.
Ventana «Crear archivos»
Hojas del documento
Si el documento tiene varias hojas, aquí puedes indicar si deseas usar todas las hojas (su cantidad se muestra entre paréntesis) o solo algunas específicas. Si el archivo final contiene varias hojas, se generará únicamente un archivo PDF, incluso si en la configuración general se seleccionó solo JPG. Este parámetro no aparece en la ventana «Crear archivos» si el documento tiene una sola hoja o si la creación se realiza desde una tabla independiente.
Carpeta en el Disco
Carpeta de destino donde se crearán los archivos. Puede ser cualquier carpeta en el Disco, ya sea en la raíz o dentro de otra carpeta.
Firma electrónica
Firma electrónica que se utilizará para firmar los archivos. Los archivos se enviarán para firma inmediatamente después de su creación. Puedes obtener más información sobre el proceso de firma en esta página.
Plantilla de correo
Plantilla de correo que se usará para enviar el mensaje con el archivo adjunto. Puedes crear o modificar plantillas de correo en la página «Correos» → «Plantillas de correos». Este y los siguientes parámetros no aparecen en la ventana «Crear archivos» si la tabla no contiene una columna con la dirección de correo electrónico.
El texto del correo debe contener al menos una variable, como el nombre del destinatario. Esto garantiza que todos los correos sean personalizados, lo que mejora la tasa de entrega y reduce la probabilidad de que sean marcados como spam.
La dirección de respuesta y el remitente se configuran en «Configuración» → «Correos». Para los envíos masivos, se recomienda reemplazar los valores predeterminados «Organizador» y «no-reply» con un nombre personalizado y, si es posible, configurar un dominio propio.
Es posible desactivar el envío de correos eligiendo «Prohibir el envío de archivos» en la lista desplegable. En este caso, la dirección de correo electrónico de la tabla se guardará junto con el archivo, pero el archivo no se enviará automáticamente.
Si la tabla contiene la columna «Plantilla de correo» con un asunto válido, la selección de la plantilla en esta ventana será ignorada para esos archivos.
Enviar correos
Este parámetro define cuándo se enviará el correo con el archivo adjunto.
- Después de crear cada archivo. El correo se enviará inmediatamente después de la creación de cada archivo. Si se crean varios archivos para la misma dirección de correo, se enviarán en correos separados. No se recomienda esta opción, ya que puede generar una carga excesiva en los servidores de correo y aumentar la probabilidad de que los mensajes sean marcados como spam.
- Después de crear todos los archivos. Los correos se enviarán una vez que se hayan creado todos los archivos de las filas seleccionadas. Si hay varios archivos para la misma dirección de correo, se enviarán en un solo correo (hasta 10 MB por correo), utilizando las variables del primer archivo. Esta es la opción recomendada.
- Iniciar el envío manualmente. Los archivos se crearán y guardarán junto con la dirección de correo y la plantilla seleccionada. Luego, deberás abrir el «Disco», seleccionar los archivos (o la carpeta o carpetas) y hacer clic en «Enviar por correo electrónico». Si hay varios archivos para la misma dirección de correo, se enviarán en un solo correo (hasta 10 MB), utilizando las variables del primer archivo. Los archivos que ya hayan sido enviados desde las carpetas seleccionadas no se volverán a enviar.
- Enviar correos después de un intervalo. Este parámetro establece un intervalo de tiempo después del cual se enviarán los correos. Los archivos destinados a una misma dirección de correo se enviarán en correos separados.
Envío de archivos desde el «Disco» a través del menú contextual de la carpeta.
Esta opción es útil cuando se deben crear archivos a partir de diferentes documentos y enviarlos juntos en un solo correo. También permite revisar visualmente los archivos antes de enviarlos.
Creación de archivos
Al hacer clic en «Crear archivos», los archivos se generarán para cada fila seleccionada de la tabla y se guardarán en la carpeta designada, iniciando el proceso de creación. Puedes cerrar la ventana de creación, ya que la generación se realiza en el servidor sin necesidad del navegador.
Durante la generación de archivos, puedes continuar trabajando con el documento original y la tabla, realizar cambios y crear otros archivos sin afectar el proceso en curso.