Ventana "Crear archivos"
En esta ventana se realizan las principales configuraciones de creación y envío de archivos.
Ventana "Crear archivos"
Hojas del documento
Si hay varias hojas en el documento, se especifica en este parámetro si se van a utilizar todas las hojas (su cantidad se indica entre paréntesis) o sólo algunas específicas. Si el archivo final tendrá varias hojas, se creará exclusivamente un archivo PDF, incluso si en la configuración general se ha seleccionado crear sólo archivos JPG. Este parámetro no aparece en la ventana "Crear archivos" si el documento consta de una sola hoja o si se crea desde una tabla independiente.
Carpeta en Drive
Carpeta de destino en la que se deben crear los archivos. Puede ser cualquier carpeta de Drive, ya sea en la raíz o en cualquier otra carpeta.
Plantilla de correo electrónico
Plantilla de correo electrónico que se utilizará para enviar el correo con el archivo. Las plantillas de correo se pueden crear o modificar en la página " Correo" → "Plantillas de correo". Este y los siguientes parámetros no aparecen en la ventana "Crear archivos" si la tabla no tiene una columna de "Dirección de correo electrónico".
El texto del correo debe incluir al menos una variable, por ejemplo, una referencia por segundo nombre. De esta manera, todos los correos serán personalizados y aumentará la entrega de correos electrónicos y la superación del control antispam de los sistemas de correo. La referencia por segundo nombre se puede crear en la "Wordform", separándola del nombre.
La dirección de correo inversa y "De quién" se especifica en " Configuración" → ""Correos". Para las campañas de correo, se recomienda reemplazar los nombres predeterminados "Organizador" y "no-reply" por algo propio. También es recomendable conectar su propio dominio.
Se puede bloquear el envío de correos electrónicos seleccionando "Bloquear el envío de archivos" en el menú desplegable. La dirección de correo electrónico de la tabla se guardará junto con el archivo, pero el archivo no se enviará automáticamente.
Si hay una columna "Plantilla de correo electrónico" en la tabla y se especifica el tema del correo electrónico de forma correcta, la selección de la plantilla de correo electrónico en esta ventana para ese archivo será ignorada.
Enviar correos electrónicos
Este parámetro indica en qué momento se enviará el correo electrónico con el archivo.
- Después de crear cada archivo. El correo electrónico se enviará inmediatamente después de crear el archivo. En este caso, si se crean varios archivos con una dirección de correo electrónico, todos ellos se enviarán en correos electrónicos diferentes. No se recomienda establecer este valor, ya que aumenta la carga en los sistemas de correo y aumenta la probabilidad de que los correos electrónicos caigan en spam.
- Después de crear todos los archivos. Los archivos se enviarán después de que se creen todos los archivos según las filas seleccionadas. En este caso, si hay varios archivos con una dirección de correo electrónico, se enviarán en un correo electrónico único (hasta 10 MB por correo electrónico), y las variables para el correo electrónico se tomarán del primer archivo. Opción recomendada.
- Iniciar el envío manualmente. Los archivos se crearán y guardarán con la dirección de correo electrónico y el tema del correo electrónico seleccionados. Después de crearlos, deberá abrir " Drive" y seleccionar los archivos necesarios (o la carpeta o carpetas) y hacer clic en "Enviar por correo electrónico". Si hay varios archivos con una dirección de correo electrónico, se enviarán en un correo electrónico único (hasta 10 MB por correo electrónico), y las variables para el correo electrónico se tomarán del primer archivo. Los archivos ya enviados que se encuentran en las carpetas seleccionadas
Esta opción es conveniente cuando se necesitan crear varios archivos de diferentes documentos y luego enviarlos para incluirlos en un solo correo electrónico. Además, esto permite visualizar todos los archivos antes de enviarlos.
Envío de archivos desde "Drive" a través del menú contextual de la carpeta. - Enviar correos electrónicos a través de. Este parámetro establece el intervalo de tiempo para enviar correos electrónicos. Los archivos destinados a una dirección se enviarán en un correo electrónico separado cada uno.
Creación de archivos
Después de hacer clic en "Crear archivos", los archivos de cada fila seleccionada en la tabla se agregarán a la carpeta especificada y se iniciará el proceso de creación de archivos. Puede cerrar la ventana de creación, ya que la generación de archivos se lleva a cabo en el servidor sin la participación del navegador. Si se están generando archivos en este momento, el proceso se pondrá en cola.
Durante la generación de archivos puede trabajar tanto con el documento original como con la tabla, por ejemplo, cambiar algo y crear otros archivos. Esto no afectará el proceso de creación de archivos en curso.