Ventana «Crear archivos»
En esta ventana se realizan las configuraciones principales para la creación y envío de archivos.
Ventana «Crear archivos»
Hojas del documento
Si el documento contiene varias hojas, este parámetro determina si se deben usar todas las hojas (el número de hojas se muestra entre paréntesis) o solo las seleccionadas. Si el archivo final contiene múltiples hojas, se generará exclusivamente un archivo PDF, incluso si en la configuración general está establecido crear solo un JPG. Este parámetro no aparece en la ventana «Crear archivos» si el documento tiene una sola hoja o si la creación se realiza desde una tabla independiente.
Carpeta en el Disco
La carpeta de destino donde deben crearse los archivos. Puede ser cualquier carpeta en el Disco, ya sea en la raíz o en cualquier directorio secundario.
Firma electrónica
Firma electrónica que se usará para firmar los archivos. Los archivos se envían para su firma inmediatamente después de ser creados. Puedes consultar más sobre el proceso de firma en esta página.
Plantilla de correo electrónico
Plantilla de correo electrónico que se utilizará para enviar el archivo. Las plantillas de correos electrónicos se pueden crear o editar en la página «Correos» → «Plantillas de correos». Este y los siguientes parámetros no estarán disponibles en la ventana «Crear archivos» si en la tabla no existe una columna llamada «Dirección de correo electrónico».
En el cuerpo del correo debe incluirse al menos una variable, por ejemplo, un saludo personalizado por nombre. Esto hará que todos los correos sean personalizados, lo que aumenta su tasa de entrega y facilita pasar los filtros antispam de los sistemas de correo. Puedes crear un saludo personalizado en «Formas de palabras», separando el nombre.
Las direcciones de envío y el campo «De parte de» se configuran en «Configuración» → «Correos». Para campañas es mejor reemplazar los valores predeterminados «Organizador» y «no-reply» por algo propio. Además, se recomienda conectar tu dominio.
Es posible desactivar el envío de correos seleccionando la opción «Prohibir el envío de archivos» en el menú desplegable. La dirección de correo electrónico de la tabla se guardará junto con el archivo, pero el archivo no se enviará automáticamente.
Si en la tabla existe la columna «Plantilla de correo» y se indica un asunto válido, la selección de plantilla en esta ventana será ignorada para ese archivo.
Enviar correos
Este parámetro indica cuándo enviar el correo con el archivo.
- Después de crear cada archivo. El correo se enviará inmediatamente después de crear el archivo. En este caso, si se crean múltiples archivos para un mismo correo electrónico, todos se enviarán en correos separados. No se recomienda esta opción, ya que aumenta la carga en los sistemas de correo y la probabilidad de que los mensajes se clasifiquen como spam.
- Después de crear todos los archivos. Los correos se enviarán una vez que se hayan creado todos los archivos correspondientes a las filas seleccionadas. En este caso, si hay varios archivos para un mismo correo electrónico, se enviarán en un único correo (hasta 10 MB por correo), y las variables del correo se tomarán del primer archivo. Esta es la opción recomendada.
- Iniciar el envío manualmente. Los archivos se crearán y guardarán junto con la dirección de correo electrónico y el asunto seleccionado. Después, deberás abrir «Disco», seleccionar los archivos (o carpeta/s) necesarios y usar la opción «Enviar por correo electrónico». Si hay varios archivos para un mismo correo electrónico, se enviarán en un único correo (hasta 10 MB por correo), y las variables se tomarán del primer archivo. Los archivos que ya se hayan enviado no se enviarán nuevamente.
- Enviar correos en intervalos. Este parámetro define el intervalo de tiempo para enviar los correos. Los archivos destinados a una misma dirección se enviarán en correos separados.
Envío de archivos desde el «Disco» mediante el menú contextual de la carpeta.
Creación de archivos
Al hacer clic en «Crear archivos», los archivos para cada fila seleccionada de la tabla se añadirán a la carpeta indicada y se iniciará el proceso de generación. Puedes cerrar la ventana de creación, ya que la generación de archivos ocurre en el servidor sin necesidad de participación del navegador.
Mientras se generan los archivos, puedes trabajar con el documento de origen o la tabla, por ejemplo, hacer cambios y generar otros archivos. Esto no afectará el proceso de creación en curso.