Columna con variable
Las variables son palabras en un documento o correo electrónico que serán reemplazadas por datos, como %nombre, %iniciales, %puntaje, %saludo y otras. Cada variable debe estar formada por una sola palabra, sin caracteres especiales ni espacios, y debe comenzar con el símbolo %. Puedes usar tantas variables como necesites.
Para añadir una variable a una tabla, simplemente escríbela en el editor. Todas las variables que escribas en el editor se agregarán automáticamente a la tabla.
Las variables deben ser distintas entre sí y no deben contenerse unas dentro de otras. Por ejemplo, %nombre_estudiante y %nombre_docente son válidas. Sin embargo, no es recomendable usar %nombre y %nombre_estudiante juntas, ya que la segunda contiene la primera, y esto podría causar problemas al generar los archivos.
Ventana del documento con una variable %nombre
Las variables no solo se pueden emplear en el documento, sino también en el asunto o el cuerpo del texto del correo.
Si necesitas agregar una variable que no esté en el documento, selecciona una columna vacía y haz clic en «Seleccionar variable».
Menú "Seleccionar variable"
A continuación, en la ventana que aparecerá, selecciona la variable necesaria.
Un documento o tabla puede contener cualquier cantidad de variables. Las variables distinguen entre mayúsculas y minúsculas, por lo que es recomendable usar solo letras minúsculas.
Generación de archivos
Al generar los archivos, cada variable de la tabla será exportada al documento y reemplazada por su valor correspondiente. Si el archivo es enviado por correo electrónico, las variables en el mensaje se reemplazarán con sus valores del archivo adjunto. Si hay varios archivos adjuntos, se utilizará el primer archivo como referencia principal.