「ファイル作成」ウィンドウ
このウィンドウでは、ファイルの作成および送信に関する基本設定を行います。
「ファイル作成」ウィンドウ
ドキュメントシート
ドキュメントに複数のシートがある場合、この設定で全てのシート（括弧内に数が表記されます）を使用するか、特定のシートだけを使用するかを指定します。 完成したファイルに複数のシートが含まれる場合は、全体設定でJPGだけを作成するように指定されていても、PDFファイルが作成されます。なお、ドキュメントにシートが1つだけの場合、または個別のテーブルから作成される場合、「ファイル作成」ウィンドウではこの設定は表示されません。
ディスクのフォルダ
ファイルを作成する先のフォルダです。ルートディレクトリのフォルダでも、他のフォルダ内のサブフォルダでも設定可能です。
電子署名
ファイルに署名する際に使用する電子署名です。作成後、ファイルは即座に署名プロセスに送られます。署名のプロセスに関する詳細はこちらのページをご参照ください。
メールテンプレート
作成されたファイルを添付して送信するためのメールテンプレートです。メールテンプレートは「メール」→「テンプレート」ページで作成または編集できます。メールアドレスの列がない場合、「ファイル作成」ウィンドウにはこの設定と次の設定は表示されません。
メール本文には少なくとも1つの変数、たとえば名前での宛名が含まれる必要があります。これにより全てのメールが個別対応となり、到達率が向上し、迷惑メールフィルタを回避しやすくなります。名前での宛名は「ワードフォーム」で作成できます。
返信先アドレスや「送信者」は「設定」→「メール」で指定します。標準設定「オーガナイザー」や「no-reply」を独自のものに変更し、自分のドメインを接続することをお勧めします。
「ファイル送信を禁止する」を選択すると、送信を無効化できます。この場合、テーブル内のメールアドレスはファイルと共に保存されますが、自動送信は行われません。
テーブル内に「メールテンプレート」列があり、正しいテーマが指定されている場合、このウィンドウで選択したテンプレートは無視されます。
メールの送信
この設定では、ファイルを添付したメールを送信するタイミングを指定できます。
- 各ファイルの作成直後。 ファイルが作成されるとすぐにメールが送信されます。この設定では、1つのメールアドレスに複数のファイルが関連付けられている場合、すべてのファイルが別々のメールで送信されます。推奨されない設定です。負荷が増え、迷惑メール扱いされやすくなります。
- すべてのファイル作成後。 選択された行のすべてのファイルが作成された後にメールが送信されます。同じメールアドレスに関連付けられた複数のファイルは、1通のメールで送信されます（1通あたり10MBまで）。この場合、メール用の変数は最初のファイルに基づきます。最も推奨される設定です。
- 手動でメール送信を開始。 ファイルは作成され、メールアドレスと選択されたテーマと共に保存されます。後で「ディスク」を開いて必要なファイル（フォルダや複数フォルダ含む）を選択し、「メールで送信」をクリックしてください。同じメールアドレスに関連付けられた複数のファイルは、1通のメールで送信されます（1通あたり10MBまで）。既に送信済みのファイルは再送信されません。
- 指定時間後に送信。 この設定では、特定の間隔で送信されます。同じメールアドレスのファイルはそれぞれ別々のメールで送信されます。
「ディスク」からコンテクストメニューを使ったファイル送信
ファイル作成
「ファイル作成」をクリックすると、テーブルで選択された各行ごとに指定したフォルダにファイルが追加され、ファイル作成プロセスが開始されます。この間、作成ウィンドウを閉じても問題ありません。サーバー側で自動的に処理が行われるからです。
ファイル作成中でも元のドキュメントやテーブルで作業を続けることができます。例えば、何かを変更して新しいファイルを作ることも可能です。現在進行中の処理には影響しません。