「ファイル作成」ウィンドウ
このウィンドウでは、ファイルの作成と送信に関する基本設定を行います。
「ファイル作成」ウィンドウ
ドキュメントのシート
ドキュメントに複数のシートがある場合、すべてのシートを使用するか（シート数は括弧内に表示）、特定のシートのみを使用するかを選択できます。完成ファイルに複数のシートが含まれる場合、PDF形式でのみ作成されます（一般設定でJPG保存が選択されていても適用されません）。ドキュメントが1シートのみの場合や、個別のスプレッドシートから作成する場合、このオプションは表示されません。
保存先フォルダ
ファイルを作成するフォルダを指定します。ルートフォルダまたは任意のサブフォルダを選択できます。
電子署名
ファイルに適用する電子署名を選択します。ファイル作成後、すぐに署名プロセスが開始されます。詳しくはこちらをご覧ください。
メールテンプレート
生成されたファイルを添付するメールのテンプレートを選択します。メールテンプレートは、「メール」 → 「メールテンプレート」のページで作成・編集できます。テーブルに「メールアドレス」列がない場合、このオプションと後続の設定項目は表示されません。
メール本文には少なくとも1つの変数（例：氏名の呼びかけ）を含める必要があります。これにより、すべてのメールが個別にパーソナライズされ、配信成功率が向上し、スパムフィルターを回避しやすくなります。
送信元アドレスや「差出人」は「設定」 → 「メール」で変更できます。送信時には、「主催者」や「no-reply」といったデフォルト設定から、自身のドメインに変更することを推奨します。
メール送信を無効にする場合は、プルダウンメニューから「ファイル送信を禁止」を選択します。この設定では、テーブル内のメールアドレスは保存されますが、ファイルは自動送信されません。
テーブル内に「メールテンプレート」列があり、適切な件名が指定されている場合、このウィンドウで選択したメールテンプレートは適用されません。
メール送信のタイミング
ファイルを添付したメールを送信するタイミングを指定します。
- 各ファイル作成直後 ファイルが作成されると、すぐにメールが送信されます。同じメールアドレス宛に複数のファイルが生成された場合、それぞれ個別のメールとして送信されます。 この設定は推奨されません。メールサーバーへの負荷が増え、スパム判定されやすくなるためです。
- すべてのファイル作成後 指定した行のすべてのファイルが作成された後にメールを送信します。同じメールアドレス宛に複数ファイルがある場合、一通のメール（最大10MB）にまとめて送信されます。 推奨される設定 です。
- 手動で送信
ファイルは作成・保存されますが、送信は手動で行います。作成後、「ドライブ」を開き、対象のファイル（またはフォルダ）を選択し、「メール送信」をクリックしてください。同じメールアドレス宛に複数のファイルがある場合、一通のメール（最大10MB）にまとめて送信されます。すでに送信済みのファイルは、自動的に再送されることはありません。
この設定は、異なるドキュメントのファイルをひとつのメールにまとめて送信したい場合などに便利です。また、送信前にファイルをチェックできるというメリットもあります。
ドライブのフォルダメニューからメール送信
- 一定時間後に送信 指定した時間間隔でメールを送信します。同じアドレス宛のファイルは、それぞれ個別のメールで送信されます。
ファイルの作成
「ファイルを作成」をクリックすると、選択した行ごとにファイルが指定フォルダに追加され、作成プロセスが開始されます。作成はサーバー側で処理されるため、ウィンドウを閉じても問題ありません。
ファイル作成中も、元のドキュメントやテーブルを自由に編集できます。例えば、変更を加えて別のファイルを生成することも可能です。これにより、現在の作成プロセスに影響はありません。