E-mailsjablonen
E-mailsjablonen bevatten de afzender, het onderwerp en de tekst die gebruikt worden bij het verzenden van bestanden. In de service kan je een onbeperkt aantal sjablonen aanmaken. Na registratie van een account wordt automatisch één e-mailsjabloon aangemaakt.
Een sjabloon maken
Om een e-mailsjabloon aan te maken, open je «E-mails» - «E-mailsjablonen» en klik je op de knop «Sjabloon maken». Er zal een nieuw sjabloon worden aangemaakt.
Afzender van de e-mail
In het veld «Afzender» kun je selecteren vanuit welke afzender de e-mail wordt verstuurd. Een account kan één of meerdere afzenders hebben. De afzender bepaalt wie de e-mail verstuurt, het retouradres en de opmaak van de e-mails. Je kunt de instellingen van de afzender wijzigen in de e-mailinstellingen.
Onderwerp van de e-mail
In het onderwerp van de e-mail moet duidelijk worden vermeld wat de ontvanger in de e-mail kan verwachten. Het is handig om de naam van de organisatie of het evenement in het onderwerp op te nemen.
Tekst van de e-mail
In de tekst van de e-mail geef je aan welk bestand in de e-mail zit en waarom de e-mail is verzonden. Beschrijf het evenement, het bestand en hoe je contact kunt opnemen met de afzender. Je kunt ook aangeven wat te doen als het bestand fouten of typefouten bevat.
In de tekst of het onderwerp van de e-mail kun je variabelen uit het bestand gebruiken dat is bijgevoegd, bijvoorbeeld %name. Bij verzending naar meer dan 30 adressen is het gebruik van een variabele in de tekst een vereiste voor het maken van bestanden. Het gebruik van persoonlijke aanhef in e-mails verhoogt de kans dat ze worden bezorgd, omdat elke e-mail unieke tekst bevat. Hierdoor belanden deze e-mails minder vaak in de spammap. Bovendien openen ontvangers ze sneller wanneer hun naam in de eerste regels van de e-mail staat. Met behulp van Woordvorm-functies kun je automatisch het geslacht van de ontvanger bepalen en de voornaam van de achternaam scheiden.
De variabele %image wordt gebruikt om een JPG-afbeelding van het bestand in de e-mailtekst te plaatsen. Het bestand zelf wordt als bijlage in volledige kwaliteit toegevoegd, zodat ontvangers het kunnen downloaden naar hun apparaten.
Bewerkingswidget
Optioneel kun je een link naar een bewerkingswidget in de e-mail opnemen. Deze widget kan op een aparte website staan of toegankelijk zijn via een eenvoudige link. Als er een fout in het bestand staat, kan de ontvanger via de link in de e-mail de fout zelf corrigeren en een gewijzigd bestand ontvangen. Meer informatie over de widget vind je in dit artikel.
Verzenden van meerdere bestanden
Als er in het venster «Bestanden maken» is aangegeven dat het verzenden van e-mails na het aanmaken van alle bestanden moet gebeuren, of als het verzenden handmatig gebeurt vanuit één of meerdere mappen en er bestanden zijn met hetzelfde e-mailadres, worden deze bestanden in één e-mail verzonden. Bij het verzenden van meerdere bestanden gelden de volgende beperkingen:
- De grootte van een e-mail mag niet groter zijn dan 10 MB. Als de grootte groter is dan 10 MB, worden de bestanden in meerdere e-mails verzonden.
- De variabelen in de e-mail worden vervangen door de waarden uit het eerste bestand in de volgorde. Bijvoorbeeld, de variabele %image toont de afbeelding van het eerste bestand, zelfs als er meerdere bestanden aan de e-mail zijn gekoppeld. Dit geldt ook voor andere variabelen en de link naar de bewerkingswidget.