Venster «Bestanden Aanmaken»
In dit venster stel je de belangrijkste parameters in voor het aanmaken en versturen van bestanden.
Venster «Bestanden Aanmaken»
Documentbladen
Als het document meerdere bladen bevat, kun je hier aangeven of alle bladen gebruikt moeten worden (het aantal wordt weergegeven tussen haakjes) of alleen bepaalde bladen. Als het gegenereerde bestand meerdere bladen heeft, wordt er uitsluitend een PDF-bestand aangemaakt, zelfs als in de algemene instellingen is aangegeven dat alleen JPG-bestanden moeten worden aangemaakt. Deze optie ontbreekt in het venster «Bestanden Aanmaken» als het document slechts één blad bevat of als de bestanden uit een aparte tabel worden gegenereerd.
Map op Drive
De doelmap waarin de bestanden moeten worden aangemaakt. Dit kan elke map op Drive zijn, zowel in de hoofdmap als in een submap.
Digitale handtekening
De digitale handtekening die wordt gebruikt voor ondertekening van de bestanden. Bestanden worden direct na het aanmaken ter ondertekening aangeboden. Meer informatie over het ondertekeningsproces vind je op deze pagina.
E-mailsjabloon
De e-mailsjabloon die wordt gebruikt voor het versturen van de e-mail met het bestand. E-mailsjablonen kunnen worden aangemaakt of gewijzigd op de pagina «E-mails» → «E-mailsjablonen». Deze en de volgende instellingen zijn niet beschikbaar in het venster «Bestanden Aanmaken» als er in de tabel geen kolom «E-mailadres» aanwezig is.
De e-mailtekst moet ten minste één variabele bevatten, bijvoorbeeld een persoonlijke aanhef. Hierdoor worden e-mails persoonlijker, wat de bezorgbaarheid verhoogt en helpt om spamfilters te omzeilen.
Het afzenderadres en de naam van de afzender kunnen worden ingesteld in «Instellingen» → «E-mails». Voor e-mailcampagnes is het raadzaam om de standaardnamen «Organisator» en «no-reply» te vervangen door een eigen afzendernaam en bij voorkeur een eigen domein te koppelen.
Je kunt het verzenden van e-mails uitschakelen door in het keuzemenu «Verzenden van bestanden uitschakelen» te selecteren. Het e-mailadres uit de tabel wordt samen met het bestand opgeslagen, maar het bestand wordt niet automatisch verzonden.
Als de tabel een kolom «E-mailsjabloon» bevat en een correcte e-mailonderwerpregel is ingevuld, wordt de sjabloonkeuze in dit venster genegeerd voor dat bestand.
E-mails verzenden
Hier kun je instellen op welk moment de e-mail met het bestand wordt verzonden.
- Na het aanmaken van elk bestand. De e-mail wordt direct verzonden nadat het bestand is aangemaakt. In dit geval worden alle bestanden die naar hetzelfde e-mailadres moeten worden gestuurd in aparte e-mails verzonden. Dit wordt niet aanbevolen, omdat het de belasting op mailsystemen verhoogt en de kans vergroot dat e-mails als spam worden gemarkeerd.
- Na het aanmaken van alle bestanden. De e-mails worden verzonden nadat alle geselecteerde bestanden zijn aangemaakt. Als een e-mailadres meerdere bestanden ontvangt, worden deze in één e-mail (tot 10 MB per e-mail) verzonden, waarbij de variabelen worden gebaseerd op het eerste bestand. Dit is de aanbevolen optie.
- Handmatig verzenden. De bestanden worden aangemaakt en opgeslagen met het e-mailadres en het geselecteerde e-mailsjabloon. Na het aanmaken moet je naar «Drive» gaan, de benodigde bestanden (of mappen) selecteren en daarna de optie «Verzenden per e-mail» gebruiken. Als er meerdere bestanden voor eenzelfde e-mailadres zijn, worden deze in één e-mail (tot 10 MB per e-mail) verzonden. Bestanden die al eerder zijn verzonden en in geselecteerde mappen staan, worden niet opnieuw verzonden.
- Verzenden na een bepaalde tijd. Deze optie bepaalt het tijdsinterval waarna de e-mails verzonden moeten worden. Bestanden voor hetzelfde e-mailadres worden elk in een aparte e-mail verzonden.
Bestanden verzenden vanuit «Drive» via het contextmenu van een map.
Deze optie is handig als je meerdere bestanden uit verschillende documenten wilt aanmaken en ze vervolgens in één e-mail wilt versturen. Bovendien geeft dit de mogelijkheid om de bestanden visueel te controleren voordat ze worden verzonden.
Bestanden aanmaken
Nadat je op «Bestanden aanmaken» klikt, worden de bestanden per geselecteerde rij in de tabel aangemaakt en toegevoegd aan de opgegeven map. De aanmaak van de bestanden wordt vervolgens opgestart. Je kunt dit venster sluiten, omdat de bestandscreatie op de server plaatsvindt zonder dat je browser actief hoeft te blijven.
Tijdens het genereren van bestanden kun je doorgaan met werken aan het originele document of de tabel, bijvoorbeeld om wijzigingen aan te brengen en andere bestanden aan te maken. Dit heeft geen invloed op het lopende proces van bestanden genereren.