Szablony wiadomości
Szablony wiadomości to nadawca, temat i treść wiadomości, które są wykorzystywane podczas wysyłania plików. W aplikacji można utworzyć nieograniczoną liczbę szablonów. Po rejestracji konta automatycznie tworzony jest jeden szablon wiadomości.
Tworzenie szablonu
Aby utworzyć szablon wiadomości, należy przejść do sekcji «Wiadomości» - «Szablony wiadomości» i kliknąć przycisk «Utwórz szablon». Utworzony zostanie nowy szablon.
Nadawca wiadomości
W polu „Nadawca” można wybrać, który nadawca zostanie użyty do wysyłania wiadomości. Na koncie może być zapisany jeden lub kilka nadawców. Nadawca określa dane osoby lub organizacji wysyłającej wiadomość, adres zwrotny oraz wygląd wiadomości. Parametry nadawcy można zmienić w ustawieniach wiadomości.
Temat wiadomości
W temacie wiadomości powinno zostać jasno wyjaśnione, czego odbiorca może się spodziewać w środku. Dobrze jest użyć nazwy organizacji lub wydarzenia w temacie wiadomości.
Treść wiadomości
W treści wiadomości należy opisać, jaki plik znajduje się w załączniku i dlaczego wiadomość została wysłana. Treść powinna szczegółowo wyjaśniać charakter wydarzenia, zawartość pliku oraz jak można nawiązać kontakt z nadawcą wiadomości. Warto wskazać również, co zrobić w przypadku błędu lub literówki w pliku.
W treści lub temacie wiadomości można używać dowolnych zmiennych z pliku, który zostanie załączony, na przykład %name. Podczas wysyłania na więcej niż 30 adresów użycie zmiennej w treści wiadomości jest obligatoryjnym wymogiem do generowania plików. Personalizacja wiadomości poprzez uwzględnienie imienia odbiorcy zwiększa skuteczność dostarczania oraz szanse na otwarcie wiadomości, ponieważ każda wiadomość zawiera unikalną treść. Funkcje Wordform umożliwiają automatyczne określenie płci odbiorcy oraz prawidłowe formatowanie imienia i nazwiska.
Zmienna %image pozwala na osadzenie obrazu JPG pliku w treści wiadomości. Sam plik zostanie dołączony w pełnej jakości, dzięki czemu odbiorcy będą mogli go pobrać na swoje urządzenia.
Widżet edycji
Opcjonalnie, do wiadomości można dołączyć link do widżetu edycji. Widżet ten może być dostępny zarówno na osobnej stronie internetowej, jak i po prostu pod udostępnionym linkiem. Jeśli w pliku znajduje się błąd, odbiorca może kliknąć w link z wiadomości, samodzielnie poprawić błąd i pobrać zaktualizowany plik. Więcej informacji o widżecie edycji.
Wysyłanie wielu plików
Jeśli w oknie «Utwórz pliki» określono, że wysyłanie wiadomości ma nastąpić po utworzeniu wszystkich plików, lub jeśli wysyłka jest dokonywana ręcznie z jednego lub kilku folderów i występują pliki przypisane do tego samego adresu e-mail, pliki te zostaną wysłane w jednej wiadomości. Przy wysyłaniu wielu plików obowiązują następujące ograniczenia:
- Rozmiar wiadomości nie może przekraczać 10 MB. Jeśli rozmiar przekracza 10 MB, pliki zostaną wysłane w kilku wiadomościach.
- Zmiennie w wiadomości zostaną zastąpione danymi z pierwszego pliku w kolejności. Na przykład do zmiennej %image zostanie wstawiony obraz z pierwszego pliku, mimo że w załączniku może znajdować się więcej plików. Podobna zasada dotyczy innych zmiennych oraz linku do widżetu edycji.