Kolumna ze zmienną
Zmienne to element w dokumencie lub e-mailu, który zostanie zastąpiony danymi, np. %imie, %nazwisko, %punkty, %adres czy inne. Każda zmienna musi być jednym wyrazem, bez znaków specjalnych i spacji, oraz musi zaczynać się od znaku %. Ilość zmiennych może być dowolna.
Aby dodać zmienną do tabeli, wystarczy wpisać ją w edytorze. Wszystkie zmienne wpisane w edytorze zostaną automatycznie dodane do tabeli.
Poszczególne zmienne powinny się różnić i nie mogą zawierać się wzajemnie. Na przykład %uczen oraz %nauczyciel - to dobre nazwy. Jednak użycie %imie i %imie_uczen nie jest zalecane, ponieważ druga zmienna zawiera w sobie pierwszą, co może prowadzić do nieoczekiwanych zamian podczas tworzenia plików.
Okno dokumentu z jedną zmienną %imie
Zmienne mogą być wykorzystywane nie tylko w dokumencie, ale również w treści lub temacie e-maila.
Aby dodać zmienną, której nie ma w dokumencie, należy zaznaczyć dowolną nieużywaną kolumnę i kliknąć opcję „Wybierz zmienną”.
Menu "Wybierz zmienną"
Następnie w otwartym oknie należy wybrać odpowiednią zmienną.
W jednym dokumencie i jednej tabeli można używać dowolnej liczby zmiennych. Zmienne są rozróżniane według wielkości liter, dlatego najlepiej stosować tylko małe litery.
Tworzenie plików
Podczas tworzenia plików każda zmienna z tabeli zostanie zapisana w pliku i zastąpiona odpowiednią wartością. Jeśli plik zostanie później wysłany e-mailem, zmienne w treści wiadomości będą zastąpione danymi z załączonego pliku. W przypadku kilku załączonych plików jako podstawowy zostanie uwzględniony pierwszy plik.