Hur du kommer igång

Denna steg-för-steg-guide visar hur du automatiskt kan skapa diplom, certifikat eller andra filer med personuppgifter. Vi går igenom de första stegen för att skapa filer och skicka dem via e-post.

1. Skapa ett dokument

Ett dokument i tjänsten är källan för att automatiskt generera filer. Du kan ladda upp en bakgrund, lägga till textblock, en QR-kod eller annat media, samt – viktigast av allt – variabler. Dessa variabler kommer senare att ersättas med data från en tabell.

För att skapa ett dokument, gå till avsnittet "Dokument", klicka på "Skapa" och välj "Dokument". I fönstret för att skapa dokument kan du ge det ett namn och välja format.

Vi betraktar ett scenario där diplom eller certifikat är tillgängliga i JPG- eller PDF-format. Det kan vara en enkel bakgrund eller en design med text och tomma fält för personuppgifter. Tjänsten stöder även Word-filer (docx), men i det fallet måste filen förberedas i Word i förväg, eftersom den endast kan öppnas i läsläge i tjänsten.

2. Ladda upp en bakgrund

Det nya dokumentet öppnas omedelbart efter att det har skapats. Nu måste du ladda upp en bakgrund. Stödda filformat är JPG, PNG och PDF. Tjänsten arbetar med en upplösning på 300 DPI för utskriftskvalitet. För att ladda upp en bakgrund, klicka på knappen "Ladda upp bakgrund" i verktygsfältet.

Om bakgrunden redan har laddats upp i ett annat dokument kan du helt enkelt välja den under fliken "Tidigare uppladdade". Om du behöver ta bort bakgrunden (till exempel för utskrift på färdiga blanketter), gör du det under fliken "Ta bort bakgrund".

Om bakgrundens storlek eller orientering skiljer sig från dokumentets inställningar, får du välja mellan att justera dokumentets storlek eller att sträcka ut bakgrunden över hela dokumentet.

3. Lägg till variabler

Variabler är speciella taggar i applikationen som ersätts med data från tabellen vid generering av filer. Du kan lägga till valfritt antal variabler i dokumentet. Varje variabel börjar med ett procenttecken och följs av ett ord utan mellanslag (siffror och understreck är tillåtna), exempelvis %name, %datum, %dokumentnummer. Ett alternativt format är att använda klammerparenteser, exempelvis {eventdatum}. I detta fall är mellanslag och specialtecken tillåtna, men variabeln konverteras automatiskt till standardformatet (med % och utan mellanslag) i tabellen. Den maximala längden för en variabel är 100 tecken.

Du kan skriva variabler i textblock. För att göra detta, lägg till ett textblock, dubbelklicka på det för att redigera och skriv in önskad textrad, exempelvis %name. Du kan använda flera variabler inom samma block.

För varje block, och även varje rad i ett block, kan du justera teckensnitt, stil, storlek, mellanrum och mer. Du kan även ladda upp ett eget teckensnitt om det inte finns i listan över tillgängliga typsnitt.

4. Fyll i tabellen

När dokumentet är klart kan du växla till tabellen via växeln längst upp till höger. Tabellen genereras automatiskt med kolumner för varje variabel från dokumentet. Nu behöver du fylla den med data – antingen manuellt eller genom att kopiera och klistra in från Excel eller Google Sheets. Du kan också ladda upp en Excel-fil (xlsx) eller länka till en Google Sheets-fil.

5. Skapa filer

När allt är klart, markera vilka rader som ska användas för att skapa filer (eller välj alla), och klicka på "Skapa filer". I dialogrutan kan du välja en mapp där filerna ska sparas, när de ska skickas via e-post och e-postens ämne.

6. Skicka filer

Så snart filerna är skapade startar utskicket automatiskt, om detta var valt i inställningarna. Mottagaren får filerna bifogade i sitt e-postmeddelande och kan ladda ner dem när som helst.

7. Ladda ner filer

Du kan ladda ner de skapade filerna när som helst genom att gå till "Filer", öppna önskad mapp och välja "Ladda ner" i verktygsfältet. Formatvalen är ZIP eller PDF.

8. Sammanfattning

På bara några minuter kan du automatisera skapandet och utskicket av diplom och certifikat. Detta är dock bara grundläggande funktionalitet – DiMaker erbjuder många fler möjligheter som integrationer och widgets.