Sloupec „Dokument“
Do sloupce „Dokument“ zadáváte dokument, na jehož základě bude vytvořen soubor. Tímto způsobem lze v jedné tabulce vytvořit různé soubory v závislosti na obsahu.
Pokud není nutné vytvářet různé soubory, je lepší vytvořit běžný dokument, který je již propojen s tabulkou. Samostatná tabulka je vhodná právě pro vytváření souborů na základě různých dokumentů podle jednoho seznamu.Sloupec „Dokument“ podporuje data v následujících formátech:
- Název dokumentu. Dokument musí být uložen v kořenové složce sekce „Dokumenty“. Pokud existuje více dokumentů se stejným názvem, žádný z nich nebude vybrán. Proto je nutné se při zadávání názvu ujistit, že existuje pouze jeden dokument s daným názvem. Název dokumentu může obsahovat několik slov.
Ve sloupci „Dokument“ jsou uvedeny různé názvy dokumentů.
- Název a plná cesta. Dokument může být uložen v konkrétní složce, a proto lze zadat úplnou cestu k tomuto dokumentu. Ve složce by měl být pouze jeden dokument s daným názvem.
Ve sloupci „Dokument“ jsou uvedeny různé názvy dokumentů uložené ve složce „2022“.
- ID dokumentu. Při zadávání ID nesmí být na začátku nebo na konci lomítka. Dokument se může nacházet v jakékoliv složce. ID dokumentu lze získat z adresního řádku, když je dokument otevřený.
Ve sloupci „Dokument“ jsou uvedena různá ID dokumentů.
Vytváření několika souborů
Do jedné buňky lze zadat několik dokumentů oddělených čárkou. V tomto případě budou vytvořeny několikanásobné soubory s proměnnými uvedenými v řádku. Při náhledu souboru se však zobrazí pouze první soubor.
Ve sloupci „Dokument“ je uvedeno několik dokumentů. Formát zadání lze kombinovat. Počet dokumentů může být libovolný.
Přidání proměnných
Po otevření tabulky je třeba přidat proměnné z vybraných dokumentů. Vyberte libovolný nepoužitý sloupec a klikněte na „Vybrat proměnnou“.
Nabídka „Vybrat proměnnou“
Poté v zobrazeném okně vyberte požadovanou proměnnou. Při vytváření souborů na základě různých dokumentů se ujistěte, že všechny obsahují potřebné proměnné.
Příklad použití
Například máte seznam účastníků, v jednom ze sloupců je uveden výsledek - „Oceněný“, „Účastník“ nebo „Vítěz“. Pro každý výsledek je třeba vytvořit vlastní certifikát. Samostatně pro vítěze je třeba vytvořit doporučující dopis.
Pomocí jedné tabulky lze vytvořit certifikáty všech tří typů a doporučující dopis podle jednoho seznamu.
- Vytvořte dokumenty. Každý dokument musí být pojmenován jako „Oceněný“, „Účastník“, „Vítěz“, „Dopis“. Do každého dokumentu nahrajte vlastní pozadí a přidejte proměnné.
Několik dokumentů v kořenové složce „Dokumenty“.
- Vytvořte novou tabulku.
Prázdná tabulka po vytvoření.
- Načtěte data z Excelu nebo je přímo zkopírujte.
Data načtená z Excelu. Pro každou kolonku je vybrána správná proměnná.
- Ve sloupci „Dokument“ pro všechny vítěze doplňte „Dopis“ za položku „Vítěz“, abyste vytvořili také doporučující dopis.
Doplňujeme „Dopis“ do potřebných buněk. To lze provést i před nahráním do tabulky.
Tímto způsobem budou vytvořeny různé certifikáty podle výsledků. Pro vítěze navíc bude vytvořen doporučující dopis. Pokud je uvedena e-mailová adresa, soubory budou automaticky odeslány e-mailem. Certifikát a dopis pro vítěze dorazí v jednom e-mailu.
Jiný příklad.
Je třeba vytvořit dva certifikáty - v ruštině a angličtině.
- Vytvořte dva dokumenty s pozadím v ruštině a v angličtině. Do obou souborů přidejte proměnnou %name. Soubor v ruštině pojmenujte „Certifikát“, v angličtině – „Sertificate“.
Dva dokumenty s různými pozadími a proměnnou %name.
- V editoru pro slova přidejte pravidlo transliterace proměnné %name se zachováním pro anglický dokument. Druhé pravidlo nastaví název hotového souboru na %name, ale až po transliteraci a pro všechny dokumenty.
Editor slov se dvěma pravidly. Pravidlo pro transliteraci %name bylo přidáno pouze pro anglický dokument.
- Vytvořte tabulku. V poli „Dokument“ napište, že je potřeba vytvořit dva soubory - „Certifikát,Sertificate“.
Tabulka s daty k vytvoření dvou souborů pro každý řádek.
Výsledkem bude vytvoření dvou souborů pro každý řádek tabulky. V jednom z nich bude provedena transliterace jména. Každý soubor bude pojmenován podle jména.
Oddíl „Disk“ s vytvořenými soubory. Pro každé jméno byly vytvořeny dva soubory s transliterovanými proměnnými a názvem podle jména.