"Belge" Sütunu
"Belge" sütununda, oluşturulacak dosyanın hangi belgeye dayanacağını belirtebilirsiniz. Bu sayede, bir tablo yardımıyla, içeriklere bağlı olarak farklı dosyalar oluşturabilirsiniz.
Eğer farklı dosyalar oluşturma gibi bir gereksinim yoksa, doğrudan belgeye bağlı bir tablo oluşturmak daha kullanışlıdır. Ancak farklı belgelerden dosyalar oluşturma ihtiyacı varsa, bu tür bir tablo daha pratiktir."Belge" sütunu aşağıdaki formatlarda veri destekler:
- Belge Adı. Belge, "Belgeler" bölümünün kök dizininde bulunmalıdır. Eğer aynı adı taşıyan birden fazla belge varsa, bu belgelerden hiçbiri seçilmeyecektir. Bu sebeple, belge adının benzersiz olduğundan emin olunmalıdır. Belge adı birkaç kelimeden oluşabilir.
"Belge" sütununda farklı belge adları belirtilmiş.
- Ad ve Tam Yol. Belge bir klasörde bulunabilir, bu yüzden klasörün tam yolunu ve belge adını belirtebilirsiniz. Bu klasörde aynı adla yalnızca bir belge bulunmalıdır.
"Belge" sütununda, "2022" klasöründe yer alan belge adları belirtilmiş.
- Belge ID'si. ID belirtirken başta veya sonda eğik çizgi ("/") olmamalıdır. Belge herhangi bir klasörde bulunabilir. Belge ID'si, belge açıkken adres çubuğundan alınabilir.
"Belge" sütununda farklı belge ID'leri belirtilmiş.
Birden Fazla Dosya Oluşturma
Tek bir hücrede birden fazla belgeyi virgülle ayırarak belirtebilirsiniz. Bu durumda, oluşturma işlemi sırasında, satırdaki değişkenlere uygun şekilde birden fazla dosya oluşturulacaktır. Ancak, dosyanın önizlemesi sırasında yalnızca ilk dosya gösterilecektir.
"Belge" sütununda birden fazla belge belirtilmiş. Formatlar birleştirilebilir. Belge sayısı sınırsızdır.
Değişken Ekleme
Tabloyu açtıktan sonra gerekli belgelerdeki değişkenleri eklemek gerekir. Bunun için uygun bir boş sütun seçilir ve "Değişken Seç" butonuna tıklanır.
"Değişken Seç" menüsü
Daha sonra açılan pencerede gerekli değişken seçilir. Farklı belgelerden dosyalar oluşturmadan önce, her bir belgenin gerekli değişkenleri içerdiğinden emin olunmalıdır.
Kullanım Örneği
Örneğin bir katılımcı listesi var ve listede bir sütun "Derece", "Katılımcı" veya "Kazanan" gibi sonuçlar içeriyor. Her sonuç için ayrı bir sertifika oluşturulması gerekiyor. Ek olarak, kazananlar için bir tavsiye mektubu oluşturulması gereklidir.
Tek bir tablo aracılığıyla üç tür sertifika ve teşekkür mektubu oluşturabilirsiniz.
- Belgeleri oluşturun. Her belge "Derece", "Katılımcı", "Kazanan" ve "Mektup" olarak adlandırılmalıdır. Her belgeye uygun bir arka plan yükleyin ve değişkenleri ekleyin.
"Belgeler" kök dizininde birkaç belge.
- Ayrı bir tablo oluşturun.
Oluşturulduktan sonra boş bir tablo.
- Excel'den veri yükleyin veya doğrudan kopyalayın.
Excel'den yüklenen veriler. Her sütun için gerekli değişken seçilmiş.
- "Doküman" sütununda tüm kazananlar için "Kazanan"dan sonra virgülle "Teşekkür" ekleyin, böylece bir de tavsiye mektubu oluşturulsun.
Gerekli hücrelere "Mektup" ekleniyor. Bu işlem tabloya yüklemeden önce de yapılabilir.
Böylece, sonuçlara bağlı olarak farklı sertifikalar ve kazananlar için ek olarak bir tavsiye mektubu oluşturulacaktır. Eğer e-posta adresi belirtilmişse ve gönderim etkinleştirilmişse, dosyalar e-posta ile gönderilecektir. Kazananın sertifikası ve mektubu aynı e-postada olacaktır.
Başka bir örnek.
Hem Türkçe hem de İngilizce iki sertifika oluşturulması gerekiyor.
- Türkçe ve İngilizce arka plana sahip iki belge oluşturun. Her iki dosyaya %name değişkenini ekleyin. Türkçe belgeye "Sertifika", İngilizce belgeye "Sertificate" adını verin.
%name değişkeni bulunan farklı arka planlara sahip belgeler.
- Kelime Formu'na %name değişkenini transliterasyon yapacak bir kural ekleyin ve İngilizce belge için geçerli olsun. Diğer bir kural, %name çıkış dosyasının adlandırılmasını sağlar.
Kelime Formu'nda iki kural. İngilizce belge için %name transliterasyonu eklenmiş.
- Bir tablo oluşturun. "Belge" alanında iki dosya oluşturulması gerektiğini belirterek "Sertifika,Sertificate" yazın.
Her satır için iki dosyanın oluşturulacağını belirten tablo.
Sonuç olarak, tablodaki her satır için iki dosya oluşturulacaktır. Bunlardan birinde isim transliterasyonu yapılacaktır. Her dosya, kişiye özel isme göre adlandırılacaktır.
"Disk" bölümünde oluşturulan dosyalar. Her isim için iki dosya oluşturulmuş.