 Kolumnen «Dokument»

Kolumnen «Dokument» specificerar dokumentet som filen ska skapas utifrån. På detta sätt kan du använda ett enda kalkylblad för att skapa olika filer, beroende på dess innehåll.

Om det inte är nödvändigt att skapa olika filer, är det bättre att skapa ett vanligt dokument som redan är länkat till kalkylbladet. En separat tabell är särskilt praktisk för att skapa filer som baseras på olika dokument enligt en generell lista.

Kolumnen «Dokument» stöder data i följande format:

• Dokumentnamn. Dokumentet måste ligga i roten av mappen «Dokument». Om det finns flera dokument med samma namn kommer inget att väljas. Därför är det viktigt att försäkra sig om att endast ett dokument har det angivna namnet. Dokumentnamnet kan innehålla flera ord.

  I kolumnen "Dokument" anges olika dokumentnamn.

• Namn och fullständig sökväg. Dokumentet kan finnas i en mapp, och därför kan du ange hela sökvägen till mappen och dokumentets namn. I mappen ska endast ett dokument med detta namn finnas.

  I kolumnen "Dokument" anges olika dokumentnamn som ligger i mappen "2022".

• Dokument-ID. När ett ID anges ska det inte finnas några snedstreck i början eller slutet. Själva dokumentet kan finnas i vilken mapp som helst. Dokument-ID kan kopieras från adressfältet när dokumentet är öppet.

  I kolumnen "Dokument" anges olika dokument-ID.

Skapa flera filer

Du kan ange flera dokument i samma cell, separerade med ett komma. På så sätt skapas flera filer med de angivna variablerna i raden. Under förhandsgranskningen visas dock endast den första filen.

I kolumnen "Dokument" anges flera dokument. Formatet kan kombineras. Antalet dokument är obegränsat.

Lägga till variabler

Efter att tabellen har öppnats behöver du lägga till variabler från de nödvändiga dokumenten. För att göra detta, markera en ledig kolumn och klicka på «Välj variabel».

Menyn "Välj variabel"

Välj sedan önskad variabel i det fönster som öppnas. När du skapar filer baserade på olika dokument, kontrollera att alla nödvändiga variabler finns i varje dokument.

Exempel på användning

Till exempel finns en deltagarlista där en av kolumnerna innehåller ett resultat såsom «Pristagare», «Deltagare» eller «Vinnare». För varje resultat behöver motsvarande certifikat skapas. För vinnarna måste också ett rekommendationsbrev skapas.

Med ett enda kalkylblad kan du skapa alla tre typer av certifikat och ett tacksamhetsbrev baserat på en enda lista.

1. Skapa dokument. Varje dokument ska namnges «Pristagare», «Deltagare», «Vinnare» och «Brev». Lägg till unika bakgrunder och variabler i varje dokument.

   Flera dokument i roten av "Dokument".

2. Skapa ett separat kalkylblad

   Tomt kalkylblad efter skapandet.

3. Ladda upp data från Excel eller kopiera direkt

   Data som är uppladdade från Excel. Varje kolumn har rätt variabel vald.

4. I kolumnen «Dokument», för alla vinnare, skriv till «Tacksamhet» efter «Vinnare» separerat med ett komma, så att ett rekommendationsbrev också skapas.

   Skriv till "Brev" i de nödvändiga cellerna. Detta kan också göras före uppladdning till tabellerna.

Resultatet är att olika certifikat skapas beroende på resultatet. Dessutom skapas ett rekommendationsbrev till vinnarna. Om en e-postadress anges och efterföljande sändning är aktiverad, skickas filerna via e-post. Certifikatet och brevet skickas i ett enda meddelande till vinnarna.

Ett annat exempel.

Det är nödvändigt att skapa två certifikat - ett på svenska och ett på engelska.

1. Skapa två dokument med bakgrunder, en på svenska och en på engelska. Lägg till variabeln %name i båda filerna. Namnge filen på svenska "Certifikat" och på engelska "Certificate".

   Två dokument med olika bakgrunder och variabeln %name.

2. I ordbearbetaren lägger du till en regel för translitterering av variabeln %name till engelska, med bibehållande av %name för det engelska dokumentet. En andra regel definierar det färdiga filnamnet som %name efter translittereringen, och detta gäller för alla dokument.

   Ordbearbetare med två regler. Translittereringsregeln för %name tillämpas bara på ett dokument.

3. Skapa en tabell. I fältet «Dokument» ange att två filer ska skapas - "Certifikat,Certificate".

   Tabell med data för att skapa två filer per rad.

Resultatet är att två filer skapas för varje rad i tabellen. I ett av dem kommer variabeln %name att translittereras. Varje fil namnges baserat på %name.

Utrymmet "Disk" med skapade filer. Två filer skapades för varje %name med translitterering och filnamn baserat på %name.

---

Andra kolumner