E-Mail-Vorlagen
E-Mail-Vorlagen beinhalten Absender, Betreff und Text für den Dateiversand. Es können beliebig viele Vorlagen erstellt werden. Nach der Registrierung eines Kontos wird automatisch eine Vorlage erstellt.
Erstellen von Vorlagen
Um E-Mail-Vorlagen zu erstellen, öffnen Sie "Emails" - "E-Mail-Vorlagen" und klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche "Vorlage erstellen". Eine neue Vorlage wird erstellt.
Absender von E-Mails
Im Absenderfeld können Sie auswählen, mit welchem Absender E-Mails gesendet werden sollen. Ein Konto kann einen oder mehrere Absender haben. Der Absender bestimmt, von wem die E-Mail stammt, die Rücksendeadresse und das Erscheinungsbild der E-Mail. Die Einstellungen können in denE-Mail-Einstellungen geändert werden.
Betreff der E-Mails
Im Betreff sollten Sie klar angeben, was der Empfänger in der E-Mail erwartet. Es ist gut, wenn der Name der Organisation oder Veranstaltung im Betreff verwendet wird.
Text der E-Mails
Im Text der E-Mails sollten Sie angeben, um welche Datei es sich in der E-Mail handelt und warum sie gesendet wurde. Der Text sollte das Ereignis, die Datei und eine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit dem Absender der E-Mail so weit wie möglich beschreiben. Sie können auch angeben, was zu tun ist, wenn im Dokument ein Fehler oder ein Tippfehler vorliegt.
Sie können jede Variable aus der Datei im Text oder im Betreff der E-Mail verwenden, z. B. %Name. Bei E-Mail-Verteilungen an mehr als 30 Empfänger ist die Verwendung von Variablen im Text der E-Mail erforderlich, um Dateien zu erstellen. Die Verwendung von Anreden in E-Mails erhöht die Zustellbarkeit von E-Mails, da jede E-Mail einen einzigartigen Text enthält. E-Mail-Systeme neigen weniger dazu, solche E-Mails als Spam zu markieren. Außerdem öffnen Empfänger E-Mails eher, wenn sie ihren Namen in den ersten Zeilen der E-Mail sehen. Sie können mit derWortform-Funktion automatisch das Geschlecht des Empfängers bestimmen und Vor- und Nachnamen trennen.
Die Variable %image wird benötigt, um das JPG-Bild des Dokuments in den Text der E-Mail einzufügen. Da die Datei vollständig an die E-Mail angehängt wird, können Empfänger sie auf ihren Geräten herunterladen.
Änderungs-Widget
Nach Wunsch kann in der E-Mail ein Link auf das Änderungs-Widget platziert werden. Das Widget kann entweder auf einer separaten Website oder einfach über einen Link zugänglich sein. Wenn es Fehler in der Datei gibt, kann der Empfänger über den Link in der E-Mail auf das Änderungs-Widget zugreifen und den Fehler selbst reparieren und die geänderte Datei erhalten. Mehr Informationen zum Änderungs-Widget finden Sie hier.
Senden mehrerer Dateien
Wenn in einem Dialogfeld "Dateien erstellen" angegeben wird, dass E-Mails nach Erstellung aller Dateien gesendet werden sollen oder wenn der Versand manuell aus einem oder mehreren Ordnern erfolgt und unter den Dateien eine mit der gleichen E-Mail-Adresse angegeben ist, werden diese Dateien per E-Mail gesendet. Beim Versand mehrerer Dateien gibt es jedoch Einschränkungen:
- Die Größe der E-Mail darf 10 MB nicht überschreiten. Wenn die Größe größer als 10 MB ist, werden die Dateien in mehreren E-Mails gesendet.
- Die Variablen im E-Mail-Text werden durch den Text der ersten Datei ersetzt. Beispielsweise wird das Bild der ersten Datei in die Variable %image eingefügt, obwohl mehrere Dateien an die E-Mail angehängt sein können. Gleiches gilt für andere Variablen und den Link zum Änderungs-Widget.