 Fenster „Dateien erstellen“

In diesem Fenster werden die Haupteinstellungen für das Erstellen und Versenden von Dateien vorgenommen.

Fenster „Dateien erstellen“

Dokumentblätter

Wenn das Dokument mehrere Blätter enthält, kann hier angegeben werden, ob alle Blätter (die Anzahl ist in Klammern angegeben) oder nur bestimmte Blätter verwendet werden sollen. Sollten im endgültigen Dokument mehrere Blätter enthalten sein, wird ausschließlich eine PDF-Datei erstellt, selbst wenn in den allgemeinen Einstellungen nur die Erstellung einer JPG-Datei ausgewählt wurde. Diese Option erscheint nicht im Fenster „Dateien erstellen“, wenn das Dokument nur ein Blatt enthält oder die Erstellung aus einer Tabelle erfolgt.

Ordner im Laufwerk

Der Zielordner, in dem die Dateien erstellt werden sollen. Dies kann jeder beliebige Ordner im Laufwerk sein, sei es im Hauptverzeichnis oder in einem anderen Unterordner.

Elektronische Signatur

Die elektronische Signatur, die zum Signieren der Dateien verwendet werden soll. Dateien werden unmittelbar nach ihrer Erstellung zur Signierung gesendet. Weitere Informationen zum Signierprozess finden Sie auf dieser Seite.

E-Mail-Vorlage

Die E-Mail-Vorlage, die für den Versand der E-Mail mit der Datei verwendet wird. E-Mail-Vorlagen können auf der Seite „E-Mails“ → „E-Mail-Vorlagen“ erstellt oder bearbeitet werden. Dieser und die nachfolgenden Parameter erscheinen nicht im Fenster „Dateien erstellen“, wenn in der Tabelle keine Spalte „E-Mail-Adresse“ vorhanden ist.

Der Text der E-Mail sollte mindestens eine Variable enthalten, z. B. eine persönliche Anrede. Dadurch werden alle E-Mails individualisiert, was die Zustellbarkeit und die Spam-Kontrolle in den E-Mail-Systemen verbessert. Eine persönliche Anrede kann in der „Wortform“ erstellt werden, indem der Vorname vom Nachnamen getrennt wird.

Die Absenderadresse und „Von“ werden in „Einstellungen“ → „E-Mails“ angegeben. Für Massenversand sollte der Standard „Organisator“ und „no-reply“ durch benutzerdefinierte Werte ersetzt werden. Es empfiehlt sich außerdem, eine eigene Domain zu verbinden.

Es ist möglich, den E-Mail-Versand zu deaktivieren, indem im Dropdown-Menü „Dateiversand deaktivieren“ ausgewählt wird. Die E-Mail-Adresse aus der Tabelle wird zusammen mit der Datei gespeichert, aber die Datei wird nicht automatisch versendet.

Wenn in der Tabelle eine Spalte „E-Mail-Vorlage“ vorhanden ist und ein korrekter Betreff angegeben wurde, wird die Auswahl der E-Mail-Vorlage in diesem Fenster für diese Datei ignoriert.

E-Mails versenden

In diesem Parameter wird angegeben, wann die E-Mail mit der Datei versendet wird.

• Nach Erstellung jeder Datei. Die E-Mail wird direkt nach der Erstellung der Datei versendet. In diesem Fall werden, falls mehrere Dateien für dieselbe E-Mail-Adresse erstellt wurden, separate E-Mails versendet. Diese Option wird nicht empfohlen, da sie die Belastung der E-Mail-Systeme erhöht und die Wahrscheinlichkeit eines Spam-Eintrags steigert.
• Nach Erstellung aller Dateien. Die Dateien werden versendet, nachdem alle Dateien aus den ausgewählten Zeilen erstellt wurden. Falls mehrere Dateien für dieselbe E-Mail-Adresse vorhanden sind, werden diese in einer einzigen E-Mail (bis zu 10 MB pro E-Mail) versendet. Dabei werden die Variablen aus der ersten Datei verwendet. Diese Option wird empfohlen.
• Manueller Versand. Die Dateien werden erstellt und mit der entsprechenden E-Mail-Adresse und Themenvorlage gespeichert. Nach der Erstellung muss „Laufwerk“ geöffnet, die gewünschten Dateien oder Ordner ausgewählt und im Kontextmenü „Per E-Mail senden“ ausgewählt werden. Falls mehrere Dateien für dieselbe E-Mail-Adresse vorhanden sind, werden diese in einer einzigen E-Mail (bis zu 10 MB pro E-Mail) versendet, wobei die Variablen aus der ersten Datei verwendet werden. Bereits gesendete Dateien, die in den ausgewählten Ordnern liegen, werden nicht erneut versendet.

Versand von Dateien über das Kontextmenü des Ordners aus dem „Laufwerk“.

• E-Mails verzögert versenden. Dieser Parameter bestimmt das Intervall, in dem die E-Mails versendet werden sollen. Dateien für dieselbe Adresse werden jeweils in separaten E-Mails versendet.

Dateien erstellen

Nach dem Klick auf „Dateien erstellen“ werden die Dateien für jede ausgewählte Zeile der Tabelle im angegebenen Ordner hinzugefügt, und der Erstellungsprozess wird gestartet. Das Erstellungsfenster kann geschlossen werden, da die Generierung der Dateien serverseitig ohne Beteiligung des Browsers erfolgt.

Während der Dateigenerierung können Sie sowohl mit dem Ausgangsdokument als auch mit der Tabelle weiterarbeiten, z. B. Änderungen vornehmen und andere Dateien erstellen. Dies hat keinen Einfluss auf den laufenden Erstellungsprozess.

Tabellen