Fenster "Dateien erstellen"
In diesem Fenster werden die grundlegenden Einstellungen für die Erstellung und den Versand von Dateien durchgeführt.
Fenster "Dateien erstellen"
Dokumentenblätter
Wenn das Dokument mehrere Blätter enthält, gibt dieser Parameter an, ob alle Blätter (deren Anzahl in Klammern angegeben ist) oder nur bestimmte verwendet werden sollen. Wenn in der fertigen Datei mehrere Blätter vorhanden sind, wird nur eine PDF-Datei erstellt, auch wenn in den allgemeinen Einstellungen angegeben ist, nur JPG-Dateien zu erstellen. Dieser Parameter fehlt im Fenster "Dateien erstellen", wenn das Dokument nur ein Blatt oder aus einer separaten Tabelle erstellt wird.
Ordner in Drive
Zielordner, in dem die Dateien erstellt werden sollen. Das kann jeder Ordner in Drive sein, der sich im Stammverzeichnis oder einem anderen Ordner befindet.
E-Mail-Template
Das E-Mail-Template, das für den Versand der Datei verwendet wird. E-Mail-Vorlagen können auf der Seite " E-Mails" -> "E-Mail-Vorlagen" erstellt oder geändert werden. Dieser und die folgenden Parameter fehlen im Fenster "Dateien erstellen", wenn in der Tabelle keine Spalte "E-Mail-Adresse" vorhanden ist.
Im Text der E-Mail muss mindestens eine Variable vorhanden sein, z. B. eine Anrede mit Vor- und Nachnamen. Dadurch werden alle E-Mails personalisiert, was die Zustellbarkeit der E-Mails erhöht und den Spam-Schutz der E-Mail-Systeme verbessert. Eine Anrede mit Vor- und Nachnamen kann in der Wortform erstellt werden, indem sie vom Namen getrennt wird.
Die Absenderadresse und der "Von wem" werden in den "Einstellungen" -> "E-Mails" angegeben. Für Verteilerlisten sollten Sie "Organisator" und "no-reply" durch etwas Eigenes ersetzen. Außerdem ist es besser, Ihre eigene Domain zu verwenden.
Sie können den E-Mail-Versand sperren, indem Sie im Dropdown-Menü "Dateiversand blockieren" auswählen. Die E-Mail-Adresse aus der Tabelle wird zusammen mit der Datei gespeichert, aber die Datei wird nicht automatisch gesendet.
Wenn in der Tabelle eine Spalte "E-Mail-Template" vorhanden ist und das Betreff des E-Mails korrekt angegeben ist, wird die Auswahl des E-Mail-Template in diesem Fenster für diese Datei ignoriert.
E-Mails senden
In diesem Parameter wird angegeben, zu welchem Zeitpunkt die E-Mail mit der Datei gesendet werden soll.
- Nach Erstellung jeder Datei. Die E-Mail wird unmittelbar nach Erstellung der Datei versendet. In diesem Fall werden bei mehreren Dateien mit derselben E-Mail-Adresse verschiedene E-Mails versendet. Dies wird nicht empfohlen, da sich dies auf die Belastung der E-Mail-Systeme auswirkt und die Wahrscheinlichkeit erhöht wird, dass E-Mails als Spam erkannt werden.
- Nach Erstellung aller Dateien. Die Dateien werden nach Erstellung aller Dateien in den ausgewählten Zeilen verschickt. In diesem Fall werden bei mehreren Dateien mit derselben E-Mail-Adresse alle Dateien in einer E-Mail verschickt (bis zu 10 MB pro E-Mail), wobei die Variablen für die E-Mail aus der ersten Datei übernommen werden. Empfohlen.
- Manuell den Versand starten. Die Dateien werden mit der angegebenen E-Mail-Adresse und Betreff erstellt und gespeichert. Nach der Erstellung müssen Sie den "Laufwerk"-Ordner öffnen, die gewünschten Dateien (oder Ordner) auswählen und nach der Auswahl auf "Per E-Mail senden" klicken. Bei mehreren Dateien mit derselben E-Mail-Adresse werden alle Dateien in einer E-Mail verschickt (bis zu 10 MB pro E-Mail), wobei die Variablen für die E-Mail aus der ersten Datei übernommen werden. Bereits gesendete Dateien in den ausgewählten Ordnern werden nicht erneut gesendet.
Diese Option eignet sich gut, wenn Sie mehrere Dateien aus verschiedenen Dokumenten erstellen und diese dann versenden möchten, um Dateien aus verschiedenen Dokumenten in einer E-Mail zu kombinieren. Zudem ermöglicht dies eine visuelle Kontrolle aller Dateien vor dem Versand.
Versenden von Dateien aus dem "Laufwerk" über das Kontextmenü des Ordners. - Senden von E-Mails alle. Dieser Parameter legt die Zeitintervalle fest, in denen E-Mails gesendet werden sollen. Dateien, die an eine E-Mail-Adresse gesendet werden sollen, werden in separaten E-Mails gesendet.
Erstellung von Dateien
Nach dem Klick auf "Dateien erstellen" werden Dateien für jede ausgewählte Tabellenzeile in den angegebenen Ordner hinzugefügt und der Prozess zur Erstellung von Dateien wird gestartet. Sie können das Erstellungsfenster schließen, da die Dateien auf dem Server ohne Involvierung des Browsers generiert werden. Wenn zu diesem Zeitpunkt bereits Dateien erstellt werden, wird der Prozess in die Warteschlange gestellt.
Während der Erstellung der Dateien kann mit dem Ursprungsdokument und der Tabelle gearbeitet werden, z.B. können Änderungen vorgenommen und andere Dateien erstellt werden. Dies beeinträchtigt den aktuellen Dateierstellungsprozess in keiner Weise.