Spalte mit einer Variable
Variablen sind Platzhalter in einem Dokument oder einer E-Mail, die durch spezifische Daten ersetzt werden, z. B. %name, %vorname, %punkte, %anrede und viele andere. Jede Variable besteht aus einem einzigen Wort ohne Sonderzeichen oder Leerzeichen und beginnt mit einem %-Zeichen. Es können beliebig viele Variablen verwendet werden.
Um eine Variable in die Tabelle einzufügen, schreiben Sie diese einfach im Editor. Alle im Editor verwendeten Variablen werden automatisch in die Tabelle übernommen.
Jede Variable sollte einzigartig sein und darf keine andere Variable enthalten. Zum Beispiel ist %teilnehmer_name und %dozent_name erlaubt, aber die Verwendung von %name und %teilnehmer_name ist problematisch, da in diesem Fall die zweite Variable die erste teilweise enthält und dies zu unerwartetem Verhalten bei der Datei-Erstellung führen kann.
Dokumentfenster mit der Variable %name
Variablen können nicht nur im Dokument, sondern auch im Text oder Betreff einer E-Mail verwendet werden.
Um eine neue Variable hinzuzufügen, die noch nicht im Dokument vorhanden ist, wählen Sie eine freie Spalte aus und klicken Sie auf „Variable auswählen“.
Menü „Variable auswählen“
Anschließend wählen Sie die gewünschte Variable im angezeigten Fenster aus.
Innerhalb eines Dokuments und einer Tabelle können beliebig viele Variablen genutzt werden. Beachten Sie, dass Variablen zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheiden, daher ist es empfehlenswert, ausschließlich Kleinbuchstaben zu verwenden.
Dateien erstellen
Beim Erstellen von Dateien wird jede Variable in der Tabelle in eine Datei übernommen und durch ihren jeweiligen Wert ersetzt. Wenn diese Datei später per E-Mail versendet wird, werden auch die Variablen im Text oder Betreff der E-Mail mit den entsprechenden Werten aus der angehängten Datei ersetzt. Gibt es mehrere Anhänge, wird der erste Anhang als Referenz verwendet.