Spalten mit Variablen
Variablen sind Wörter in einem Dokument oder Brief, die durch Daten ersetzt werden sollen - %Name, %Vorname, %Initialen, %Punkte, %Anrede und andere. Jede Variable kann ein einziges Wort ohne Symbole und Leerzeichen enthalten und mit % beginnen. Die Anzahl der Variablen kann beliebig sein.
Um eine Variable zur Tabelle hinzuzufügen, schreiben Sie sie einfach in den Editor. Alle Variablen im Editor werden automatisch in die Tabelle eingefügt.
Verschiedene Variablen sollten unterschiedlich sein und eine sollte nicht Teil einer anderen sein. Zum Beispiel ist %Schülername und %Lehrername - in Ordnung. Aber es ist nicht ratsam, %Name und %Schülername zu verwenden. In diesem Fall enthält die zweite Variable die erste und die Ersetzung der Dateien erfolgt nicht wie erwartet.
Fenster des Dokuments mit einer Variablen %Name
Variablen können nicht nur im Dokument, sondern auch im Text oder Betreff einer E-Mail vorhanden sein.
Um eine Variable hinzuzufügen, die nicht im Dokument vorhanden ist, wählen Sie eine beliebige unbenutzte Spalte aus und klicken Sie auf "Variable auswählen".
Menü "Variable auswählen"
Dann wählen Sie in dem erscheinenden Fenster die gewünschte Variable aus.
In einem Dokument und in einer Tabelle können beliebig viele Variablen verwendet werden. Variablen sind Groß- und Kleinschreibung beachtet. Es ist daher ratsam, nur Kleinbuchstaben zu verwenden.
Erstellung von Dateien
Beim Erstellen von Dateien wird jede Variable aus der Tabelle in der Datei gespeichert und durch ihren Wert ersetzt. Wenn diese Datei dann per E-Mail gesendet wird, werden die Variablen im Text der E-Mail durch ihre Werte aus der angehängten Datei ersetzt. Wenn mehrere Dateien angehängt sind, wird die erste Datei als Grundlage verwendet.