 «Құжат» бағаны

«Құжат» бағанында файл жасау үшін негіз болатын құжат көрсетіледі. Осылайша, бір кесте арқылы әртүрлі құжаттардың негізінде әртүрлі файлдар жасауға болады.

Егер әртүрлі файл жасау қажет болмаса, онда кестемен байланысқан қарапайым құжат жасаған дұрыс. Жеке кесте тек әртүрлі құжаттар негізінде файл жасау үшін ыңғайлы.

«Құжат» бағаны келесі форматтағы деректерді қолдайды:

• Құжат атауы. Құжат «Құжаттар» бөлімінің түбірлік қалтасында орналасуы керек. Егер осындай атауы бар бірнеше құжат болса, ешбірі таңдалмайды. Сондықтан атауды көрсеткенде оның бірегей екеніне көз жеткізу қажет. Құжат атауы бірнеше сөзден тұруы мүмкін.

  "Құжат" бағанында әртүрлі құжат атаулары көрсетілген.

• Атауы және толық жолы. Құжат белгілі бір қалтада болуы мүмкін, сондықтан оның толық жолы мен атауын көрсетуге болады. Қалтада осы атауы бар тек бір құжат болуы керек.

  "Құжат" бағанында "2022" қалтасында орналасқан әртүрлі құжат атаулары көрсетілген.

• Құжат ID. ID көрсеткенде оның басында немесе соңында қисық сызықтар (слеш) болмауы керек. Құжат кез келген қалтада орналасуы мүмкін. Құжат ID-сін оны ашқан кезде мекенжай жолынан көруге болады.

  "Құжат" бағанында әртүрлі құжат ID-лері көрсетілген.

Бірнеше файл жасау

Бір ұяшықта бірнеше құжатты үтір арқылы көрсетуге болады. Бұл жағдайда әрбір көрсетілген құжат үшін жеке файл жасалады. Алайда, файлды алдын ала қарау кезінде тек бірінші файл көрсетіледі.

"Құжат" бағанында бірнеше құжат көрсетілген. Форматтарды біріктіруге болады. Құжаттар саны маңызды емес.

Айнымалыларды қосу

Кестені ашқаннан кейін қажетті құжаттардан айнымалыларды қосу керек. Ол үшін бос бағанды таңдап, «Айнымалыны таңдау» батырмасын басыңыз.

"Айнымалыны таңдау" мәзірі

Содан кейін ашылған терезеден қажетті айнымалыны таңдаңыз. Әртүрлі құжат негізінде файл жасағанда, олардың бәрінде қажетті айнымалылар бар екеніне көз жеткізу қажет.

Қолдану мысалы

Мысалы, қатысушылар тізімі бар, оның бір бағанында нәтижелер көрсетілген: «Жүлдегер», «Қатысушы» немесе «Жеңімпаз». Әр нәтиже үшін жеке сертификат жасау қажет. Сонымен қатар, жеңімпаздарға ұсыныс хат жіберу керек.

Бір кестенің көмегімен үш түрлі сертификат пен ұсыныс хат жасауға болады.

1. Құжаттарды жасаймыз. Әр құжаттың атауы «Жүлдегер», «Қатысушы», «Жеңімпаз», «Хат» болуы керек. Әр құжатқа сәйкес фон орнатып, айнымалыларды қосамыз.

   "Құжаттар" бөліміндегі бірнеше құжат.

2. Жеке кесте жасаймыз.

   Жаңа жасалған бос кесте.

3. Excel файлынан деректерді жүктейміз немесе тікелей көшіреміз.

   Excel-ден жүктелген деректер. Әр бағанға қажетті айнымалы таңдалған.

4. «Құжат» бағанында барлық жеңімпаздарға «Жеңімпаз» атауынан кейін үтір арқылы «Хат» қосамыз, осылайша ұсыныс хат жасалады.

   Қажетті ұяшықтарға "Хат" қосу. Мұны алдын ала да жасауға болады.

Осылайша, нәтижеге байланысты әртүрлі сертификаттар жасалады. Ал жеңімпаздарға қосымша ұсыныс хат жіберіледі. Құжаттар электрондық пошта мекенжайы көрсетілген болса, автоматты түрде жіберіледі. Жеңімпаздарға сертификат пен ұсыныс хат бір хатпен жіберіледі.

Тағы бір мысал.

Қазақ және ағылшын тілдерінде екі сертификат жасау қажет.

1. Қазақ және ағылшын фондық суреттерімен екі құжат жасалады. Екі файлға да %name айнымалысы қосылады. Қазақ тіліндегі файл «Сертификат», ағылшын тіліндегі «Sertificate» деп аталады.

   %name айнымалысы бар екі түрлі фондық құжат.

Басқа бағандар