«Құжат» бағаны
«Құжат» бағанында негізге алынатын құжат көрсетіледі, сол бойынша файл жасалып шығады. Осылайша бір кестені пайдаланып, оның мазмұнына байланысты түрлі файлдар жасауға болады.
Егер бірнеше түрлі файл жасау қажеттілігі болмаса, кестемен байланысты қарапайым құжат жасаған жөн. Түрлі құжаттар негізінде файлдар дайындау қажет болса, бұл үшін бөлек кесте жасаған ыңғайлы.«Құжат» бағаны келесі форматтағы деректерді қолдайды:
- Құжаттың атауы. Құжат «Құжаттар» бөлімінің түпкі директориясында болуы тиіс. Егер бірдей атауда бірнеше құжат болса, ешқайсысы таңдалмайды. Сондықтан атауын енгізгенде ол атаумен тек бір ғана құжат бар екеніне көз жеткізіңіз. Құжаттың атауы бірнеше сөзден тұра алады.
"Құжат" бағанында құжаттардың түрлі атаулары көрсетілген.
- Құжаттың атауы және толық жол. Құжат кез келген папкада болуы мүмкін, сондықтан папканың толық жолын және құжат атауын көрсетуге болады. Папкада тек бір құжат қана болуы шарт.
"Құжат" бағанында "2022" папкасында сақталған түрлі құжат атаулары көрсетілген.
- Құжаттың ID. ID көрсеткенде, басында немесе соңында сызықша болмауы керек. Құжат кез келген папкада орналасуы мүмкін. Құжаттың ID мәнін өзі ашылғанда шолғыш жолынан алуға болады.
"Құжат" бағанында түрлі құжат ID мәндері көрсетілген.
Бірнеше файл жасау
Бір ұяшыққа бірнеше құжатты үтір арқылы енгізуге болады. Бұл жағдайда көрсетілген құжаттар негізінде бірнеше файл жасалады. Дегенмен, файлды алдын ала қарау кезінде тек бірінші файл көрсетіледі.
"Құжат" бағанына бірнеше құжат енгізілген. Форматтарды біріктіру мүмкіндігі бар. Құжат саны шектеусіз болуы мүмкін.
Айнымалылар қосу
Кестені ашқаннан кейін қажетті құжаттардан айнымалылар қосу керек. Ол үшін бос тұрған кез келген бағанды таңдап, «Айнымалыны таңдау» батырмасын басыңыз.
"Айнымалыны таңдау" мәзірі
Одан кейін ашылған терезеден қажетті айнымалыны таңдаңыз. Әртүрлі құжаттар негізінде файл жасалатын болса, олардың әрқайсында қажетті айнымалылар бар екеніне көз жеткізу керек.
Қолдану мысалы
Мысалы, қатысушылар тізімі бар, оның бір бағанында «Жүлдегер», «Қатысушы» немесе «Жеңімпаз» нәтижесі көрсетілген. Әр нәтиже үшін өзінің сертификатын дайындау қажет. Ал жеңімпаздар үшін қосымша ұсыныс хат жасау керек.
Осы бір кестені пайдалана отырып, барлық үш түрлі сертификат пен жеңімпаздарға арналған ұсыныс хат жасауға болады.
- Құжаттарды жасаймыз. Әрбір құжат «Жүлдегер», «Қатысушы», «Жеңімпаз», «Хат» деп аталуы тиіс. Әр құжатқа жеке фон жүктеп, қажетті айнымалылар қосамыз.
"Құжаттар" түп директориясында сақталған бірнеше құжаттар.
- Бөлек кесте жасаймыз
Жаңа жасалған бос кесте.
- Excel-ден деректерді жүктейміз немесе тікелей көшіріп енгіземіз
Excel-ден жүктелген мәліметтер. Әр бағанаға қажетті айнымалылар тағайындалған.
- «Құжат» бағанында барлық жеңімпаздарға «Жеңімпаз» атауынан кейін үтір қойып, «Ұсыныс хат» деп қосамыз. Бұл ұсыныс хат жасау мақсатында қажет.
Қажетті ұяшықтарға "Хат" деп қосымша енгіземіз. Мұны кестеге жүктеуге дейін де жасауға болады.
Осылайша әртүрлі нәтижеге байланысты бөлек сертификаттар жасалады. Ал жеңімпаздарға қосымша ұсыныс хат жіберіледі. Егер электрондық пошта көрсетіліп, кейінгі тарату функциясы қосылған болса, файлдар электрондық пошта арқылы таратылады. Жеңімпаздарға сертификат пен хат бір электрондық пошта арқылы жіберіледі.
Тағы бір мысал.
Екі тілде - қазақ және ағылшын тілдерінде екі сертификат жасау қажет.
- Қазақ және ағылшын тілдерінде фон қосылған екі құжат жасаймыз. Екі файлға да %name айнымалыларын қосамыз. Қазақ тіліндегі файлды «Сертификат», ағылшын тілінде «Certificate» деп атаймыз.
%name айнымалыларымен түрлі фондар қосылған екі құжат.
- Сөзқұраушада ағылшын құжаты үшін %name айнымалысын транслитерациялау ережесін енгіземіз. Бұл ереже транслитерацияланған %name мәнін сақтап, барлық құжаттар үшін дайын файл атауы етіп қолданады.
%name айнымалысына арналған транслитерация ережелері бар Сөзқұраушы.
- Кесте жасаймыз. «Құжат» бағанында екі файл жасау керек екені көрсетіледі: «Сертификат,Certificate».
Әр жолға екі файл жасауға арналған деректер көрсетілген кесте.
Нәтижесінде кестенің әр жолына екі файл дайындалады. Олардың ішінде бірінде транслитерацияланған аты көрсетіледі. Әрбір файл %name бойынша аталады.
"Диск" бөлімі жасалған файлдармен. Әр «Имя» үшін транслитерацияланған айнымалымен және оның атауымен екі файл жасалған.