Kolom met variabele
Variabelen zijn woorden in een document of e-mail die vervangen worden door gegevens - %naam, %voornaam, %achternaam, %punten, %aanhef en andere. Elke variabele moet bestaan uit één woord zonder tekens of spaties en beginnen met het %-teken. Het aantal variabelen kan onbeperkt zijn.
Om een variabele toe te voegen aan een tabel, hoef je deze alleen maar in de editor in te voeren. Alle variabelen die je in de editor invoert, worden automatisch aan de tabel toegevoegd.
Verschillende variabelen moeten uniek zijn en mogen geen deel uitmaken van elkaar. Bijvoorbeeld, %naam_docent en %naam_student zijn toegestaan. Maar het gebruik van %naam en %naam_student wordt afgeraden. In dat geval bevat de tweede variabele de eerste, en de vervanging bij het maken van bestanden zal niet correct verlopen.
Een documentvenster met één variabele %naam
Variabelen kunnen niet alleen in een document voorkomen, maar ook in de tekst of het onderwerp van een e-mail.
Om een variabele toe te voegen die niet in het document staat, selecteer een ongebruikte kolom en klik op "Variabele kiezen".
Menu "Variabele kiezen"
Vervolgens kun je in het geopende venster de gewenste variabele selecteren.
In één document en tabel kan er een onbeperkt aantal variabelen zijn. Variabelen zijn hoofdlettergevoelig, dus het is beter om alleen kleine letters te gebruiken.
Bestanden aanmaken
Bij het aanmaken van bestanden wordt elke variabele uit de tabel in het bestand opgeslagen en vervangen door haar waarde. Als dit bestand vervolgens per e-mail wordt verzonden, worden de variabelen in de e-mail vervangen door hun gegevens uit het bijgevoegde bestand. Als er meerdere bestanden worden bijgevoegd, wordt het eerste bestand als basis gebruikt.