Okno „Tworzenie plików”
W tym oknie konfiguruje się podstawowe ustawienia tworzenia i wysyłki plików.
Okno „Tworzenie plików”
Arkusze dokumentu
Jeśli dokument zawiera kilka arkuszy, można określić, czy używać wszystkich (ich liczba podana jest w nawiasach), czy tylko wybrane. Jeśli wynikowy plik będzie zawierał kilka arkuszy, zostanie utworzony wyłącznie plik PDF, nawet jeśli w ustawieniach ogólnych wybrano format JPG. Ten parametr nie jest dostępny w oknie „Tworzenie plików”, jeśli dokument zawiera tylko jeden arkusz lub jeśli pliki są generowane z pojedynczego arkusza.
Folder na Dysku
Docelowy folder, w którym zostaną utworzone pliki. Może to być dowolny folder na Dysku, zarówno główny, jak i znajdujący się w innym folderze.
Podpis elektroniczny
Podpis elektroniczny używany do podpisywania plików. Pliki są wysyłane do podpisania natychmiast po utworzeniu. Więcej informacji o procesie podpisywania znajdziesz na tej stronie.
Szablon wiadomości
Szablon wiadomości e-mail, który będzie używany do wysyłania plików. Szablony można tworzyć i edytować na stronie „Wiadomości” → „Szablony wiadomości”. Ten parametr oraz kolejne nie są dostępne w oknie „Tworzenie plików”, jeśli w tabeli nie ma kolumny „Adres e-mail”.
Treść wiadomości powinna zawierać przynajmniej jedną zmienną, np. imię i nazwisko adresata. Dzięki temu e-maile będą spersonalizowane, co zwiększy ich dostarczalność i zmniejszy ryzyko trafienia do spamu.
Adres zwrotny oraz pole „Od” można ustawić w „Ustawienia” → „Wiadomości”. Zaleca się zmianę domyślnych wartości „Organizator” i „no-reply” na własne oraz podłączenie własnej domeny.
Wysyłkę wiadomości można wyłączyć, wybierając opcję „Zablokować wysyłkę plików”. Adres e-mail z tabeli zostanie zapisany razem z plikiem, ale plik nie zostanie automatycznie wysłany.
Jeśli w tabeli znajduje się kolumna „Szablon wiadomości” i została w niej poprawnie określona temat wiadomości, wybór szablonu w tym oknie zostanie dla tego pliku zignorowany.
Wysyłka wiadomości
Określa moment wysyłki wiadomości z plikiem.
- Po utworzeniu każdego pliku. Wiadomość e-mail będzie wysłana natychmiast po utworzeniu pliku. Jeśli dla jednego adresu e-mail utworzono kilka plików, każdy z nich zostanie wysłany w osobnym e-mailu. Nie zaleca się tej opcji, ponieważ zwiększa obciążenie serwerów pocztowych i może prowadzić do oznaczania wiadomości jako spam.
- Po utworzeniu wszystkich plików. Pliki zostaną wysłane po zakończeniu procesu ich generowania dla wszystkich wybranych wierszy. Jeśli dla jednego adresu e-mail utworzono kilka plików, zostaną one wysłane w jednej wiadomości (do 10 MB na e-mail). Zmiennie w wiadomości zostaną pobrane z pierwszego pliku. Zalecana opcja.
- Ręczne uruchomienie wysyłki. Pliki zostaną utworzone i zapisane z adresem e-mail oraz wybranym szablonem wiadomości. Po utworzeniu należy przejść do „Dysku”, wybrać potrzebne pliki (lub foldery), a następnie kliknąć „Wyślij e-mailem”. Jeśli dla jednego adresu jest kilka plików, zostaną one wysłane jedną wiadomością (do 10 MB na e-mail). Zmiennie do wiadomości zostaną pobrane z pierwszego pliku. Pliki już wysłane, które znajdują się w wybranych folderach, nie zostaną ponownie wysłane.
- Ta opcja jest przydatna, jeśli trzeba utworzyć kilka plików z różnych dokumentów i wysłać je w jednej wiadomości. Umożliwia również weryfikację plików przed wysyłką.
- Wyślij wiadomości po określonym czasie. Opcja ta pozwala ustalić odstęp czasu, po którym pliki zostaną wysłane. Pliki dla jednego adresu e-mail zostaną wysłane każdy w osobnej wiadomości.
Wysyłka plików z „Dysku” przez menu kontekstowe folderu.
Tworzenie plików
Po kliknięciu „Utwórz pliki” pliki dla każdej wybranej linii tabeli zostaną umieszczone w określonym folderze, a proces ich generowania rozpocznie się automatycznie. Można zamknąć to okno, ponieważ generowanie odbywa się na serwerze, niezależnie od przeglądarki.
Podczas generowania plików można nadal pracować z dokumentem źródłowym i tabelą, np. wprowadzać zmiany i generować inne pliki. Nie wpłynie to na już rozpoczęty proces tworzenia plików.