 Okno „Utwórz pliki”

W tym oknie ustawia się podstawowe parametry tworzenia i wysyłania plików.

Okno „Utwórz pliki”

Arkusze dokumentu

Jeśli dokument zawiera kilka arkuszy, ten parametr pozwala określić, czy używać wszystkich arkuszy (ich liczba jest podana w nawiasach), czy tylko wybranych. Jeśli gotowy plik będzie zawierał kilka arkuszy, zostanie utworzony wyłącznie plik PDF, nawet jeśli w ustawieniach ogólnych zaznaczono tworzenie tylko plików JPG. Ten parametr nie wyświetla się w oknie „Utwórz pliki”, jeśli dokument zawiera tylko jeden arkusz lub pliki są tworzone z pojedynczej tabeli.

Folder na Dysku

Docelowy folder, w którym mają zostać utworzone pliki. Może to być dowolny folder na Dysku, zarówno w katalogu głównym, jak i w innym podfolderze.

Podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny używany do podpisywania plików. Pliki są wysyłane do podpisu natychmiast po ich utworzeniu. Więcej o tym procesie można dowiedzieć się na stronie tej strony.

Szablon wiadomości

Szablon wiadomości, który będzie używany do wysyłania plików. Szablony wiadomości można tworzyć lub edytować na stronie „Wiadomości” → „Szablony wiadomości”. Ten i kolejne parametry nie wyświetlają się w oknie „Utwórz pliki”, jeśli w tabeli nie ma kolumny „Adres e-mail”.

W tekście wiadomości powinna znaleźć się przynajmniej jedna zmienna, na przykład nagłówek z imieniem i nazwiskiem. Dzięki temu wiadomości będą bardziej spersonalizowane, co zwiększa skuteczność dostarczania i zmniejsza ryzyko trafienia do spamu. Personalizowane nagłówki można utworzyć w sekcji „Formularz słów”, oddzielając imię od nazwiska.

Odwrócony adres i nadawcę można ustawić w „Ustawienia” → „Wiadomości”. Przy masowych wiadomościach warto zastąpić standardowe „Organizator” i „no-reply” czymś bardziej dopasowanym. Zalecane jest również podłączenie własnej domeny.

Można zabronić wysyłania wiadomości, wybierając opcję „Zabroń wysyłania plików”. Adres e-mail z tabeli zostanie zapisany z plikiem, ale plik nie zostanie automatycznie wysłany.

Jeśli w tabeli znajduje się kolumna „Szablon wiadomości” i podano w niej poprawny temat wiadomości, wybór szablonu wiadomości w tym oknie zostanie zignorowany dla tego pliku.

Wysyłanie wiadomości

Ten parametr pozwala określić moment wysyłania wiadomości z plikiem.

• Po utworzeniu każdego pliku. Wiadomość zostanie wysłana natychmiast po utworzeniu pliku. W tym przypadku, jeśli dla jednego adresu e-mail utworzono kilka plików, wszystkie zostaną wysłane w osobnych wiadomościach. Tego ustawienia nie zaleca się, ponieważ zwiększa ono obciążenie systemów pocztowych i ryzyko trafienia wiadomości do spamu.
• Po utworzeniu wszystkich plików. Wiadomości zostaną wysłane po utworzeniu wszystkich plików wybranych na podstawie zaznaczonych wierszy. W przypadku kilku plików dla jednego adresu e-mail, wszystkie zostaną wysłane w jednej wiadomości (do 10 MB w jednej wiadomości), a zmienne w wiadomości zostaną zaczerpnięte z pierwszego pliku. To zalecany wariant.
• Ręczne uruchomienie wysyłania. Pliki zostaną utworzone i zapisane z adresem e-mail oraz wybranym tematem wiadomości. Następnie należy otworzyć „Dysk”, wybrać potrzebne pliki (lub folder albo foldery), a po zaznaczeniu kliknąć „Wyślij e-mailem”. Jeśli dla jednego adresu e-mail będzie kilka plików, zostaną wysłane w jednej wiadomości (do 10 MB na wiadomość), a zmienne w niej zostaną pobrane z pierwszego pliku. Pliki, które już zostały wysłane i znajdują się w wybranych folderach, nie zostaną wysłane ponownie.

Wysyłanie plików z Dysku za pomocą menu kontekstowego folderu.

Ta opcja jest wygodna, jeśli potrzebujesz utworzyć kilka plików z różnych dokumentów, a następnie wysłać je, aby w jednym e-mailu uwzględnić pliki z różnych dokumentów. Umożliwia to również wizualną kontrolę wszystkich plików przed wysyłką.
• Wyślij wiadomości za pomocą. Ten parametr określa przerwy czasowe między wysyłaniem wiadomości. Pliki przeznaczone dla jednego adresu będą wysyłane każdy w osobnej wiadomości.

Tworzenie plików

Po kliknięciu „Utwórz pliki”, pliki dla każdego zaznaczonego wiersza tabeli zostaną dodane do wskazanego folderu i rozpocznie się proces ich generowania. Okno tworzenia można zamknąć, ponieważ generacja plików odbywa się na serwerze bez udziału przeglądarki.

Podczas generowania plików można nadal pracować z dokumentem źródłowym oraz tabelą, np. wprowadzać zmiany i tworzyć inne pliki. Nie wpłynie to na aktualny proces tworzenia plików.

Tabele