 Kolumnen ”Dokument”

I kolumnen ”Dokument” anges vilket dokument som ska användas för att skapa en fil. På så sätt kan en och samma tabell generera olika filer beroende på innehållet.

Om det inte finns något behov av att skapa olika filer är det bättre att använda ett vanligt dokument kopplat till tabellen. En separat tabell är främst användbar för att skapa filer baserade på olika dokument från en gemensam lista.

Kolumnen ”Dokument” stöder data i följande format:

• Dokumentnamn. Dokumentet måste ligga i mappen ”Dokument”. Om det finns flera dokument med samma namn, kommer inget att väljas. Därför bör du se till att endast ett dokument har detta namn. Namnet kan bestå av flera ord.

  I kolumnen ”Dokument” anges olika dokumentnamn.

• Namn och fullständig sökväg. Dokumentet kan finnas i en specifik mapp, så det går att ange hela sökvägen och dokumentnamnet. Det får bara finnas ett dokument med det namnet i mappen.

  I kolumnen ”Dokument” anges dokumentnamn som finns i mappen ”2022”.

• Dokument-ID. När du anger ett ID ska inga snedstreck finnas i början eller slutet. Dokumentet kan ligga i vilken mapp som helst. Du hittar dokumentets ID i webbläsarens adressrad när dokumentet är öppet.

  I kolumnen ”Dokument” anges olika dokument-ID.

Skapa flera filer

Det går att ange flera dokument i en cell, separerade med kommatecken. Då skapas flera filer enligt angivna variabler. Vid förhandsgranskning visas dock endast den första filen.

I kolumnen ”Dokument” anges flera dokument. Olika angivna format kan kombineras. Antalet dokument är obegränsat.

Lägga till variabler

När tabellen är öppen behöver du lägga till variabler från de relevanta dokumenten. Markera en tom kolumn och klicka på ”Välj variabel”.

Menyn ”Välj variabel”

I det fönster som öppnas väljer du önskad variabel. När filer skapas baserat på olika dokument är det viktigt att varje dokument innehåller de nödvändiga variablerna.

Exempel på användning

Anta att det finns en lista med deltagare, där en kolumn anger resultatet – ”Pristagare”, ”Deltagare” eller ”Vinnare”. För varje resultat ska ett specifikt certifikat skapas. Dessutom ska ett rekommendationsbrev genereras för vinnarna.

Genom att använda en enda tabell kan certifikat för alla tre typer samt rekommendationsbrevet skapas baserat på samma lista.

1. Skapa dokumenten. Varje dokument ska heta ”Pristagare”, ”Deltagare”, ”Vinnare” och ”Brev”. Ladda upp lämplig bakgrund i varje dokument och lägg till nödvändiga variabler.

   Flera dokument i mappen ”Dokument”.

2. Skapa en separat tabell.

   En tom tabell efter skapandet.

3. Ladda upp data från Excel eller kopiera direkt.

   Data uppladdade från Excel. Relevanta variabler valda för varje kolumn.

4. I kolumnen ”Dokument” lägger du till ”Brev” efter ”Vinnare”, separerat med ett kommatecken, för att även generera ett rekommendationsbrev.

   Lägger till ”Brev” i relevanta celler. Detta kan även göras före import till tabellen.

Därmed skapas olika certifikat beroende på resultatet. Vinnarna får dessutom ett rekommendationsbrev. Om en e-postadress är angiven skickas filerna automatiskt via e-post. Certifikatet och brevet skickas i samma meddelande.

Ett annat exempel:

Behovet finns att skapa två certifikat – ett på svenska och ett på engelska.

1. Skapa två dokument med bakgrunder på svenska och engelska. Lägg till variabeln %name i båda filerna. Ge den svenska filen namnet ”Certifikat” och den engelska ”Certificate”.

   Två dokument med olika bakgrunder och variabeln %name.

2. Skapa en tabell. I kolumnen ”Dokument” skriv ”Certifikat,Certificate” för att skapa två filer.

   Tabell med data för att skapa två filer per rad.

Som resultat skapas två filer per rad i tabellen. I den engelska filen translittereras namnet. Varje fil namnges utifrån namnet.

Filer i sektionen ”Disk”. Två filer skapades för varje namn med translittererad variabel och filnamn baserat på namnet.

---

Andra kolumner