«Dosya Oluştur» Penceresi
Bu pencerede dosya oluşturma ve gönderme için temel ayarlar yapılır.
«Dosya Oluştur» Penceresi
Belge Sayfaları
Belgede birden fazla sayfa varsa, bu ayarla tüm sayfaların (parantez içinde belirtilen sayı kadar) mı yoksa yalnızca belirli sayfaların mı kullanılacağı belirlenir. Eğer oluşturulan dosyada birden fazla sayfa olacaksa, genel ayarlarda sadece JPG seçili olsa bile yalnızca PDF dosyası oluşturulacaktır. Belgede yalnızca bir sayfa varsa veya işlem tek bir tablo üzerinden yapılıyorsa bu ayar mevcut değildir.
Diskteki Klasör
Dosyaların oluşturulacağı hedef klasör. Bu, Disk'teki herhangi bir klasör olabilir; ana dizinde veya başka bir klasör içinde bulunabilir.
Elektronik İmza
Dosyaları imzalamak için kullanılacak elektronik imza. Dosyalar oluşturulduktan hemen sonra imzaya gönderilir. İmzalama süreci hakkında daha fazla bilgi için bu sayfayı ziyaret edebilirsiniz.
E-posta Şablonu
Dosyanın e-posta ile gönderilmesi için kullanılacak e-posta şablonu. E-posta şablonlarını oluşturmak veya düzenlemek için şu sayfaları kullanabilirsiniz: «E-postalar» → «E-posta Şablonları». Eğer tabloda «E-posta Adresi» sütunu yoksa, bu ve sonraki ayarlar pencerede görüntülenmez.
E-posta metninde en az bir değişken olmalıdır, örneğin alıcının adıyla hitap edilmelidir. Bu sayede tüm e-postalar kişiselleştirilmiş olur ve bu, e-postaların spam filtrelerine takılmadan alıcılara ulaşmasını artırır.
Yanıt adresi ve «Kimden» bilgisi şu menüden belirlenebilir: «Ayarlar» → «E-postalar». Toplu gönderimler için varsayılan «Organizatör» ve «no-reply» yerine özel bir adres ayarlamak önerilir. Ayrıca özel bir alan adı kullanmak daha güvenilir olacaktır.
E-posta gönderimini engellemek için açılır menüden «Dosya gönderimini engelle» seçeneği seçilebilir. Bu durumda, e-posta adresi tabloyla birlikte saklanır ancak dosya otomatik olarak gönderilmez.
Eğer tabloda «E-posta Şablonu» sütunu varsa ve geçerli bir konu belirtilmişse, bu pencere üzerinden yapılan şablon seçimi dikkate alınmaz.
E-postaları Gönder
Bu ayar, dosya içeren e-postaların ne zaman gönderileceğini belirtir.
- Her dosya oluşturulduktan sonra. E-posta, dosya oluşturulduktan hemen sonra gönderilir. Eğer aynı e-posta adresine birden fazla dosya oluşturulursa, her biri ayrı bir e-posta olarak gönderilir. Bu seçeneğin kullanılması önerilmez, çünkü e-posta sistemlerine fazla yük bindirir ve spam olarak işaretlenme riskini artırır.
- Tüm dosyalar oluşturulduktan sonra. Seçilen satırlardaki tüm dosyalar oluşturulduktan sonra e-postalar gönderilir. Eğer aynı e-posta adresine birden fazla dosya gönderilmesi gerekiyorsa, hepsi tek bir e-posta ile (maksimum 10 MB) gönderilir ve e-posta metni için ilk dosyanın değişkenleri kullanılır. Önerilen ayar budur.
- Gönderimi manuel olarak başlat. Dosyalar oluşturulur ve e-posta adresi ile konu başlığı ile birlikte saklanır. Sonrasında «Disk» açılarak istenilen dosyalar, klasör veya klasörler seçilir ve ardından «E-posta ile gönder» butonuna basılır. Aynı e-posta adresine birden fazla dosya gönderiliyorsa, tümü tek bir e-posta içinde (maksimum 10 MB) gönderilir ve e-posta metni için ilk dosyanın değişkenleri kullanılır. Daha önce gönderilmiş dosyalar seçilen klasörlerde bulunuyorsa, tekrar gönderilmez.
Bu seçenek, farklı belgelerden birden fazla dosya oluşturup bunları tek bir e-posta ile göndermek için faydalıdır. Ayrıca, dosyalar gönderilmeden önce görsel olarak kontrol edilmesini sağlar.
«Disk» üzerinden klasörün bağlam menüsünden dosya gönderimi.
- Belirli bir süre sonra gönder. Bu ayar, e-postaların hangi zaman aralığında gönderileceğini belirler. Aynı e-posta adresine birden fazla dosya gönderilmesi gerekiyorsa, her biri ayrı bir e-posta olarak gönderilir.
Dosya oluşturma
«Dosya Oluştur» butonuna basıldıktan sonra, her seçili satır için dosyalar belirtilen klasöre eklenir ve dosya oluşturma süreci başlar. Bu pencere kapatılabilir, çünkü dosya oluşturma işlemi tarayıcıya ihtiyaç duymadan sunucu tarafında gerçekleşir.
Dosya oluşturulurken belgeyi veya tabloyu düzenlemeye devam edebilirsiniz. Örneğin, bazı değişiklikler yapıp başka dosyalar oluşturabilirsiniz. Bu, mevcut dosya oluşturma sürecini etkilemez.