 Widget-Erstellung

Mit dem Widget zur Erstellung können Nutzer eigenständig Dateien erstellen, indem sie ihre persönlichen Daten eingeben. Im Widget kann eine Authentifizierung per E-Mail oder Telefonnummer mit zusätzlicher Überprüfung über eine separate Liste hinzugefügt werden.

Um ein Widget hinzuzufügen, gehen Sie zu „Widgets“ - „Erstellungs-Widgets“ und fügen das Widget über die entsprechende Schaltfläche hinzu. Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Widgets erstellen. Damit ein Widget funktioniert, muss es aktiviert werden.

Felder des Widgets

Der Hauptbereich des Widgets besteht aus verschiedenen Elementen – Eingabefeldern, Textblöcken, Dropdown-Menüs usw. Alle vom Besucher eingegebenen Daten werden in einer Datei auf dem Cloud-Speicher gespeichert. Variablen im Dokument, das für die Erstellung verwendet wird, werden durch die im Widget eingegebenen Variablen ersetzt.

Für jedes Feld müssen Sie folgende Angaben machen:

• Feldtitel wird neben dem auszufüllenden Feld angezeigt, z. B. „Vorname und Nachname“ oder „E-Mail-Adresse“.
• Feldtyp bestimmt die Art der Darstellung des Feldes.
• Hilfetext wird direkt unter dem Feld angezeigt.
• Speichern in Variable gibt an, in welche Variable das Ergebnis gespeichert werden soll. Die Variable sollte wie im Dokument angegeben sein, das für die Dateierstellung verwendet wird, z. B. %name, %institution, %email, %phone.
• Pflichtfeld. Wenn der Schalter aktiviert ist, muss dieses Feld vom Nutzer ausgefüllt werden.

Zum Entfernen eines Feldes gibt es die Schaltfläche „Entfernen“, und um ein weiteres Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Die Felder werden in der Reihenfolge angezeigt, in der sie in den Einstellungen angeordnet wurden. Die Reihenfolge kann geändert werden, indem Sie das Feld per Drag & Drop verschieben.

Widget-Einstellungen

• Quellendokument: Das Dokument, das als Vorlage für die Dateierstellung dient. Dieses sollte Variablen enthalten, die durch die Daten aus den Feldern des Widgets ersetzt werden.
• Dateien in Ordner speichern: Die im Widget erstellten Dateien werden im angegebenen Ordner gespeichert. Der Ordner kann in einen anderen Ordner des Cloud-Speichers verschoben werden. Wenn der Ordner gelöscht wird, wird ein neuer mit dem Namen des Dokuments im Hauptverzeichnis erstellt. Dasselbe passiert, wenn im Einstellungen-Feld „Neuen Ordner erstellen“ angegeben wird.
• Vorlage für E-Mail: Gibt es ein Feld mit der Variable %email im Widget, können Dateien an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet werden. Über die Option „Vorlage für E-Mail“ können Sie festlegen, welche E-Mail-Vorlage für den Versand verwendet wird.
• Widget-Titel: Der Text, der oben im Widget angezeigt wird.
• Im Feld Untertitel können zusätzliche Informationen oder Hinweise zur Verwendung des Widgets eingefügt werden.
• Schaltflächentext: Der Text auf der Schaltfläche zum Erstellen einer Datei. Standardmäßig lautet er „Erstellen“, kann aber angepasst werden.
• Nachricht nach der Dateierstellung: Diese Nachricht wird nach dem Ausfüllen und erfolgreichen Erstellen einer Datei direkt über der erstellten Datei angezeigt.

Authentifizierung

Die Authentifizierungsparameter bestimmen, wer das Widget nutzen kann.

• Keine Authentifizierung. Jeder Besucher kann das Widget ausfüllen. Wenn Felder wie %email oder %phone vorhanden sind, werden diese Daten nur mit der Datei gespeichert, ohne überprüft zu werden.

• Per E-Mail: Bei dieser Authentifizierungsart wird überprüft, ob die eingegebene E-Mail-Adresse tatsächlich dem Besucher gehört, indem ein einmaliger Code an die Adresse gesendet wird. Wenn der Code nicht eingegeben wird, wird die Datei nicht erstellt.

  Für die Authentifizierung per E-Mail muss ein Feld mit der Variable %email und aktivierter Pflichtfeld-Option im Widget vorhanden sein.

  Mit der Option „Absender“ können Sie festlegen, welcher Absender für das Versenden der E-Mail mit dem einmaligen Code genutzt wird.

  Authentifizierung über eine Liste: Bei aktivierter Einstellung wird geprüft, ob die Adresse nicht nur verifiziert wurde, sondern auch in einer separaten Tabelle vorhanden ist. Dies erlaubt es, im Voraus festzulegen, wer das Widget nutzen darf. Um dies einzurichten, klicken Sie auf „Einstellen“. Im geöffneten Fenster wählen Sie eine Tabelle oder ein Dokument mit der Tabelle aus, in der die zulässigen Adressen gespeichert sind, sowie die Spalte, in der diese Adressen stehen. Der Schalter „Zeile löschen“ gibt an, ob die Zeile mit dieser Adresse aus der Tabelle entfernt werden soll, sobald sie genutzt wurde. So bleiben in der Tabelle nur die Adressen, die noch nicht verwendet wurden.

• Per Telefonnummer: Bei dieser Authentifizierungsart wird sichergestellt, dass die eingegebene Telefonnummer tatsächlich dem Besucher gehört, indem ein kurzer Anruf auf die angegebene Nummer erfolgt. Der Besucher muss die letzten 4 Ziffern der zurückgerufenen Nummer eingeben. Erfolgt dies nicht, wird die Datei nicht erstellt.

  Für die Authentifizierung per Telefonnummer muss ein Feld mit der Variable %phone und aktivierter Pflichtfeld-Option im Widget vorhanden sein.

  Authentifizierung über eine Liste: Bei aktivierter Einstellung wird geprüft, ob die Nummer nicht nur bestätigt wurde, sondern auch in einer separaten Tabelle vorhanden ist. Dies erlaubt es, im Voraus festzulegen, wer das Widget nutzen darf. Um dies einzurichten, klicken Sie auf „Einstellen“. Im geöffneten Fenster wählen Sie eine Tabelle oder ein Dokument mit der Tabelle aus, in der die zulässigen Telefonnummern gespeichert sind, sowie die Spalte, in der diese Nummern stehen. Die Nummern müssen im internationalen Format ohne Sonderzeichen, außer dem „+“ am Anfang, stehen, z. B. +71234567890. Überschüssige Zeichen können mit der Funktion „Suchen und Ersetzen“ im Editor entfernt werden. Der Schalter „Zeile löschen“ gibt an, ob die Zeile mit der Nummer aus der Tabelle entfernt wird. So bleiben in der Tabelle nur die Nummern, die noch nicht zur Authentifizierung verwendet wurden.

Erstellung von nur einer Datei erlauben

Ist diese Einstellung aktiviert, kann ein Besucher nur eine Datei pro eingegebene E-Mail-Adresse oder Telefonnummer erstellen. Bei aktivierter Authentifizierung muss er zunächst nachweisen, dass ihm die Adresse oder Nummer gehört. Ohne Authentifizierung reicht es, eine andere Adresse oder Nummer einzugeben, um das Widget erneut zu nutzen. Die sicherste Methode, eine wiederholte unbefugte Nutzung des Widgets zu verhindern, ist die Authentifizierung über eine vorgegebene Liste. Falls dies nicht möglich ist, kann die Authentifizierung per Telefonnummer helfen, die Anzahl der mehrfachen unbefugten Nutzungen zu reduzieren.

Datei nach Erstellung an sich selbst senden

Die Datei wird nach Erstellung sofort an die E-Mail-Adresse des Kontos gesendet. Über die Einstellung „Vorlage für E-Mail“ kann eine passende Vorlage für den Versand gewählt werden. Zuvor können Sie eine separate Vorlage für diese E-Mails in den E-Mail-Vorlagen erstellen. Wenn im E-Mail-Text die Variable %data eingefügt wird, werden alle Dateiinformationen als Tabelle an dieser Stelle ergänzt.

„Mit Freunden teilen“-Block hinzufügen

Nach der Dateierstellung werden unter der Vorschau Schaltflächen für soziale Netzwerke und Messenger angezeigt, um den Link zur Seite mit Freunden zu teilen.

Design

Hier können Sie die Hauptfarbe des Widgets (Buttons und andere Hauptelemente) sowie die Textfarbe der Buttons anpassen. Zusätzlich können individuelle CSS-Stile für Widget-Elemente festgelegt werden.

Domain

In diesem Feld geben Sie die Domain an, unter der das Widget eingebettet werden soll. Wenn jemand versucht, den Code auf einer anderen Website zu verwenden, funktioniert das Widget nicht. Soll das Widget über einen direkten Link verwendet werden, ohne es in eine Website einzubetten, muss dieses Feld nicht ausgefüllt werden.

Code für die Website

Um das Widget auf einer Website einzubetten, fügen Sie den Code aus diesem Bereich an der gewünschten Stelle auf der Website ein. Der Code muss dort eingefügt werden, wo das Widget angezeigt werden soll, z. B. auf einer eigenen Seite für das Erstellungs-Widget. Unterstützt das Website-Management-System JavaScript, sollten Sie den Standardcode verwenden. Falls nicht, gibt es eine vereinfachte Version. Der Unterschied besteht darin, dass das Widget in der vereinfachten Version standardmäßig eine feste Höhe und Scrollleisten hat. Beim Standardcode passt sich die Höhe automatisch an den Inhalt an, ohne extra Scrollleisten einzufügen.

Zugriff per Link

Das Widget kann über einen Link geöffnet werden, den Sie den Empfängern senden können. Hierfür müssen Sie die Nutzung des Widgets per Link aktivieren und den Link kopieren.

Widget-Modifikation

Falls Anpassungen am Widget „on-the-fly“ erforderlich sind, z. B. abhängig davon, welche Seite der Besucher auf Ihrer Website geöffnet hat, können Sie eine Modifikationstabelle nutzen. Dies ist praktisch, wenn Sie mehrere Widgets auf der Website platzieren oder schnell die E-Mail-Vorlage, das Design oder sogar das Dokument ändern möchten, ohne ein neues Widget zu erstellen. Erfahren Sie mehr.