Colonne «Document»
La colonne «Document» spécifie le document sur la base duquel un fichier doit être créé. Ainsi, avec un seul tableau, vous pouvez générer différents fichiers en fonction du contenu.
Si vous n'avez pas besoin de créer différents fichiers, il est préférable de créer un document standard déjà lié au tableau. Une table distincte est pratique justement pour générer des fichiers à partir de différents documents sur une liste commune.La colonne «Document» prend en charge les données aux formats suivants :
- Nom du document. Le document doit se trouver à la racine de la section «Documents». Si plusieurs documents portent le même nom, aucun ne sera sélectionné. Par conséquent, lors de l'indication d'un nom, assurez-vous qu'il existe un seul document portant ce nom. Le nom peut comporter plusieurs mots.
Dans la colonne "Document", différents noms de documents sont indiqués.
- Nom et chemin complet. Le document peut être situé dans un dossier spécifique, vous pouvez donc fournir le chemin complet vers ce dossier et le nom du document. Le dossier doit contenir un seul document portant ce nom.
Dans la colonne "Document", différents documents situés dans le dossier "2022" sont spécifiés.
- ID du document. Lors de la spécification de l'ID, aucun slash ne doit être présent au début ou à la fin. Le document lui-même peut se trouver dans n’importe quel dossier. Vous pouvez obtenir l'ID du document à partir de la barre d’adresse lorsque celui-ci est ouvert.
Dans la colonne "Document", différents IDs de documents sont spécifiés.
Création de plusieurs fichiers
Dans une seule cellule, vous pouvez indiquer plusieurs documents séparés par des virgules. Dans ce cas, plusieurs fichiers distincts seront créés avec les variables mentionnées dans cette ligne. Cependant, lors de l'aperçu, seul le premier fichier sera affiché.
Dans la colonne "Document", plusieurs documents sont spécifiés. Les formats peuvent être mélangés. Le nombre de documents est illimité.
Ajout de variables
Après ouverture du tableau, vous devez ajouter les variables nécessaires à partir des documents appropriés. Pour ce faire, sélectionnez une colonne vide et cliquez sur «Sélectionner une variable».
Menu "Sélectionner une variable"
Puis, dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez la variable souhaitée. Lors de la création de fichiers à partir de différents documents, assurez-vous que chaque document contient les variables nécessaires.
Exemple d'utilisation
Par exemple, vous avez une liste de participants, avec une colonne qui montre leurs résultats : «Lauréat», «Participant» ou «Gagnant». Pour chaque résultat, vous devez créer un certificat spécifique. En outre, une lettre de recommandation doit être créée pour les gagnants.
Un seul tableau vous permet de générer les trois types de certificats ainsi que la lettre de recommandation à partir d'une liste unique.
- Créez les documents. Chaque document doit être nommé «Lauréat», «Participant», «Gagnant» ou «Lettre». Ajoutez un arrière-plan personnalisé et des variables à chaque document.
Plusieurs documents dans la racine de la section "Documents".
- Créez un tableau séparé.
Tableau vide après création.
- Importez les données depuis Excel ou copiez-les directement.
Données importées depuis Excel. Chaque colonne correspond à une variable.
- Dans la colonne «Document», ajoutez «Lettre» après «Gagnant» en le séparant par une virgule, pour générer également la lettre de recommandation.
Ajout de "Lettre" aux cellules nécessaires. Cela peut également être fait avant l'importation dans le tableau.
Ainsi, différents certificats seront créés en fonction des résultats. Les gagnants recevront également une lettre de recommandation. Si une adresse électronique et une fonction d'envoi sont renseignées, les fichiers seront expédiés par e-mail. Le certificat et la lettre des gagnants seront envoyés dans le même email.
Autre exemple.
Vous devez créer deux certificats : un en russe et un en anglais.
- Créez deux documents avec des arrière-plans en russe et en anglais. Ajoutez la variable %name dans les deux fichiers. Le fichier en russe s’appelle "Certificat" et celui en anglais "Certificate".
Deux documents avec des arrière-plans différents et la variable %name.
- Dans la fonction de gestion de variables, ajoutez une règle de translittération pour la variable %name, afin qu'elle soit utilisée dans le document en anglais. Une seconde règle définit le titre du fichier généré en utilisant %name après translittération, applicable à tous les documents.
Table de gestion des variables avec deux règles. La translittération %name ne s'applique qu'à un document spécifique.
- Créez un tableau. Dans la colonne "Document", indiquez que deux fichiers "Certificat,Certificate" doivent être créés.
Un tableau avec des données pour la création de deux fichiers pour chaque ligne.
En conséquence, deux fichiers seront générés pour chaque ligne du tableau. Sur l'un d'eux, le nom sera translittéré. Chaque fichier portera un nom basé sur la variable %name.
Section "Disque" avec les fichiers créés. Pour chaque variable %name, deux fichiers sont générés, avec translittération et nommage basés sur cette variable.