 Colonne « Document »

La colonne « Document » indique le document à partir duquel le fichier doit être généré. Ainsi, une seule table permet de créer différents fichiers en fonction de son contenu.

Si la création de fichiers distincts n'est pas nécessaire, il est préférable d'utiliser un document classique déjà lié au tableau. Une table spécifique est utile pour générer des fichiers basés sur divers documents en suivant une liste commune.

La colonne « Document » prend en charge les formats suivants :

• Nom du document. Le document doit être situé à la racine de la section « Documents ». Si plusieurs documents portent le même nom, aucun ne sera sélectionné. Il est donc important de s'assurer qu'il n'existe qu'un seul document portant ce nom. Le nom peut contenir plusieurs mots.

  Différents noms de documents renseignés dans la colonne « Document ».

• Nom et chemin complet. Le document peut être situé dans un dossier, il est donc possible d'indiquer le chemin complet et le nom du document. Il ne doit y avoir qu’un seul document portant ce nom dans le dossier indiqué.

  Différents documents dans le dossier « 2022 » listés dans la colonne « Document ».

• ID du document. L'ID ne doit pas contenir de barre oblique au début ou à la fin. Le document peut être situé dans n'importe quel dossier. L'ID peut être récupéré dans la barre d'adresse lorsque le document est ouvert.

  Différents ID de documents indiqués dans la colonne « Document ».

Création de plusieurs fichiers

Il est possible d’indiquer plusieurs documents dans une même cellule en les séparant par une virgule. Dans ce cas, plusieurs fichiers seront générés en fonction des variables indiquées dans la ligne. Cependant, lors de l’aperçu du fichier, seul le premier sera affiché.

Plusieurs documents renseignés dans la colonne « Document ». Différents formats peuvent être combinés. Le nombre de documents n'est pas limité.

Ajout de variables

Après l'ouverture du tableau, il est nécessaire d'ajouter les variables des documents souhaités. Pour cela, sélectionnez une colonne vide et cliquez sur « Sélectionner une variable ».

Menu « Sélectionner une variable »

Ensuite, dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez la variable souhaitée. Lors de la création de fichiers basés sur divers documents, assurez-vous que chacun d’eux contient les variables nécessaires.

Exemple d'utilisation

Imaginons une liste de participants avec une colonne indiquant leur résultat : « Lauréat », « Participant » ou « Gagnant ». Un certificat spécifique doit être généré pour chaque résultat. De plus, une lettre de recommandation doit être créée pour les gagnants.

Avec une seule table, il est possible de générer les trois types de certificats ainsi que la lettre de recommandation en une seule fois.

1. Création des documents. Chaque document doit être nommé « Lauréat », « Participant », « Gagnant » et « Lettre ». Un fond spécifique et des variables doivent être ajoutés à chaque document.

   Plusieurs documents à la racine de « Documents ».

2. Création d'un tableau indépendant.

   Tableau vide après création.

3. Importation de données depuis Excel ou copie directe.

   Données importées d'Excel. Une variable a été sélectionnée pour chaque colonne.

4. Dans la colonne « Document », ajouter « Lettre » après « Gagnant » en séparant par une virgule pour générer aussi la lettre de recommandation.

   Ajout de « Lettre » aux cellules correspondantes. Cette tâche peut aussi être effectuée avant l'importation dans le tableau.

Ainsi, chaque personne recevra un certificat en fonction de son résultat, et les gagnants recevront en plus une lettre de recommandation. Si une adresse e-mail est renseignée et que l'envoi est activé, les fichiers seront automatiquement envoyés par e-mail. Le certificat et la lettre seront expédiés ensemble.

Autre exemple.

Il est nécessaire de générer deux certificats : un en français et un en anglais.

1. Création de deux documents avec des fonds en français et en anglais. Tous deux contiennent la variable %name. Le fichier en français s'appelle « Certificat » et celui en anglais « Certificate ».

   Deux documents avec différents arrière-plans et la variable %name.

2. Création du tableau. Dans la colonne « Document », spécifier « Certificat,Certificate » pour créer deux fichiers.

   Tableau avec les données pour générer deux fichiers par ligne.

Au final, deux fichiers seront générés pour chaque ligne du tableau. L’un inclura une translittération du nom, et chaque fichier portera le nom correspondant.

Section « Disque » avec les fichiers créés. Chaque nom a été translittéré et utilisé comme nom de fichier.

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