 ईमेल टेम्पलेट्स

ईमेल टेम्पलेट्स उन सेटिंग्स का समूह हैं, जिसमें प्रेषक, विषय और संदेश का पाठ शामिल होता है। इन्हें फ़ाइलों की वितरण प्रक्रिया के दौरान उपयोग किया जाता है। इस सेवा में असीमित संख्या में ईमेल टेम्पलेट्स हो सकते हैं। अकाउंट पंजीकरण के बाद, एक टेम्पलेट स्वतः ही बनाया जाता है।

टेम्पलेट बनाना

ईमेल टेम्पलेट बनाने के लिए, आपको «ईमेल» - «ईमेल टेम्पलेट्स» अनुभाग खोलना होगा और «टेम्पलेट बनाएं» बटन पर क्लिक करना होगा। इससे एक नया टेम्पलेट तैयार हो जाएगा।

ईमेल प्रेषक

«प्रेषक» फ़ील्ड में आप चुन सकते हैं कि ईमेल किस प्रेषक से भेजा जाएगा। एक अकाउंट में एक या अधिक प्रेषक हो सकते हैं। प्रेषक यह तय करता है कि ईमेल किसके नाम से भेजा जाएगा, जवाब देने का पता और ईमेल का स्वरूप कैसा होगा। प्रेषक की सेटिंग्स को ईमेल सेटिंग्स में बदला जा सकता है।

ईमेल विषय

ईमेल के विषय में यह स्पष्ट लिखा होना चाहिए कि प्राप्तकर्ता को ईमेल के अंदर क्या मिलेगा। विषय में संगठन या कार्यक्रम का नाम शामिल करना अच्छा अभ्यास है।

ईमेल पाठ

ईमेल के पाठ में यह बताना ज़रूरी है कि ईमेल में किस प्रकार की फ़ाइल है और यह किस वजह से भेजा गया है। साथ ही, पाठ में कार्यक्रम का विस्तृत विवरण, फ़ाइल की जानकारी और प्रेषक से संपर्क साधने का तरीका शामिल करें। यदि फ़ाइल में कोई त्रुटि या टाइपों है, तो प्राप्तकर्ता को क्या करना चाहिए, यह भी बताएं।

ईमेल के पाठ या विषय में आप फ़ाइल में मौजूद कोई भी वेरिएबल का उपयोग कर सकते हैं, जैसे %name। यदि वितरण 30 से अधिक ईमेल पते पर की जानी है, तो ईमेल पाठ में वेरिएबल का उपयोग अनिवार्य है। व्यक्तिगत नाम का उल्लेख ईमेल की डिलीवरी दर को बढ़ा देता है क्योंकि प्रत्येक ईमेल का पाठ अद्वितीय होता है। इससे ईमेल को स्पैम समझे जाने की संभावना कम हो जाती है और प्राप्तकर्ता इसे खोलने में रुचि दिखाते हैं। वर्डफॉर्म फंक्शन का उपयोग करके आप स्वतः प्राप्तकर्ता का लिंग और नाम का स्वरूप तय कर सकते हैं।

%image वेरिएबल का उपयोग ईमेल के पाठ में JPG फाइल का चित्र जोड़ने के लिए किया जाता है। पूरी गुणवत्ता वाली फ़ाइल ईमेल के साथ अटैच रहेगी, ताकि प्राप्तकर्ता इसे अपने डिवाइस पर डाउनलोड कर सकें।

संशोधन विजेट

यदि आवश्यकता हो, तो आप ईमेल में संशोधन के लिए लिंक जोड़ सकते हैं। यह विजेट किसी अलग वेबसाइट पर हो सकता है या केवल लिंक के माध्यम से उपलब्ध हो सकता है। यदि फ़ाइल में कोई त्रुटि होती है, तो प्राप्तकर्ता ईमेल में दिए गए लिंक पर जाकर स्वतः इसे ठीक कर सकते हैं और संशोधित फ़ाइल प्राप्त कर सकते हैं। संशोधन विजेट के बारे में अधिक पढ़ें।

कई फाइलें भेजना

यदि «फ़ाइलें बनाएं» विंडो में बताया गया हो कि फ़ाइल निर्माण के बाद ईमेल वितरण किया जाए, या यदि मैन्युअल रूप से किसी एक या कई फ़ोल्डरों से ईमेल भेजा जाता है और फ़ाइलों में समान ईमेल पता उपयोग में हो, तो वे सभी फाइलें एक ही ईमेल में संलग्न होकर भेजी जाएंगी। कई फाइलें भेजने पर निम्नलिखित सीमाएं होती हैं:

• ईमेल का आकार 10 एमबी से अधिक नहीं हो सकता। यदि आकार 10 एमबी से बड़ा हो, तो फाइलें अलग-अलग ईमेल के रूप में भेजी जाएंगी।
• ईमेल में वेरिएबल्स को पहली फ़ाइल के डेटा के साथ बदला जाएगा। उदाहरण के लिए, %image वेरिएबल में पहली फ़ाइल का चित्र सम्मिलित होगा, भले ही ईमेल में अटैच की गई फ़ाइलें एक से अधिक हों। यह अन्य वेरिएबल्स और संशोधन विजेट के लिंक पर भी लागू होता है।

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