 «फ़ाइलें बनाने» की विंडो

इस विंडो में फ़ाइलों को बनाने और भेजने की मुख्य सेटिंग्स की जाती हैं।

«फ़ाइलें बनाने» की विंडो

दस्तावेज़ की शीट्स

यदि दस्तावेज़ में कई शीट्स हैं, तो यहाँ यह तय किया जाता है कि सभी शीट्स (संख्या कोष्ठकों में दर्शाई गई है) उपयोग की जाएँगी या सिर्फ़ कुछ विशेष। यदि अंतिम फ़ाइल में कई शीट्स होंगी, तो केवल PDF फ़ाइल बनाई जाएगी, भले ही सामान्य सेटिंग्स में JPG बनाने का विकल्प चुना गया हो। यदि दस्तावेज़ में केवल एक ही शीट है या निर्माण किसी अलग तालिका से हो रहा है, तो यह विकल्प दिखाई नहीं देगा।

ड्राइव में फ़ोल्डर

वह फ़ोल्डर जिसमें फ़ाइलें बनाई जाएँगी। यह ड्राइव का कोई भी फ़ोल्डर हो सकता है, चाहे वह मुख्य फ़ोल्डर में हो या किसी अन्य फ़ोल्डर के अंदर।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर

फ़ाइलों पर हस्ताक्षर करने के लिए उपयोग किया जाने वाला इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर। फ़ाइलें बनने के तुरंत बाद हस्ताक्षर के लिए भेजी जाती हैं। हस्ताक्षर प्रक्रिया के बारे में अधिक जानकारी के लिए इस पेज पर जाएँ।

ईमेल टेम्पलेट

फ़ाइल के साथ ईमेल भेजने के लिए उपयोग किया जाने वाला टेम्पलेट। ईमेल टेम्पलेट बनाए या संपादित किए जा सकते हैं «ईमेल» → «ईमेल टेम्पलेट» पेज पर। यदि तालिका में «ईमेल पता» कॉलम मौजूद नहीं है, तो यह और इसके बाद वाले विकल्प उपलब्ध नहीं होंगे।

ईमेल के टेक्स्ट में कम से कम एक वेरिएबल होनी चाहिए, जैसे नाम के साथ संबोधन। इससे सभी ईमेल व्यक्तिगत हो जाएँगे, जिससे वे आसानी से डिलीवर होंगे और स्पैम फ़िल्टर को पार कर पाएँगे।

«प्रेषक» और «उत्तर देने का पता» सेट किया जाता है «सेटिंग्स» → «ईमेल» में। बेहतर होगा कि आप डिफ़ॉल्ट «Organiser» और «no-reply» को अपने किसी विशेष पते से बदलें और एक कस्टम डोमेन कनेक्ट करें।

ईमेल भेजना निषेध करने के लिए, «फ़ाइल भेजने से मना करें» विकल्प को ड्रॉपडाउन सूची से चुना जा सकता है। इस स्थिति में, तालिका में दिया गया ईमेल पता फ़ाइल के साथ सहेजा जाएगा, लेकिन फ़ाइल स्वचालित रूप से नहीं भेजी जाएगी।

यदि तालिका में «ईमेल टेम्पलेट» कॉलम मौजूद है और उसमें सही ईमेल विषय दिया गया है, तो इस विंडो में चयनित ईमेल टेम्पलेट उस फ़ाइल के लिए उपयोग नहीं किया जाएगा।

ईमेल भेजना

यह सेटिंग निर्धारित करती है कि फ़ाइल संलग्न ईमेल किस समय भेजा जाएगा।

• प्रत्येक फ़ाइल बनाने के बाद। फ़ाइल बनते ही ईमेल तुरंत भेज दिया जाएगा। यदि एक ही ईमेल पते के लिए कई फ़ाइलें बनाई जाती हैं, तो वे अलग-अलग ईमेल में भेजी जाएँगी। यह अनुशंसित नहीं है, क्योंकि इससे ईमेल सर्वर पर लोड बढ़ता है और स्पैम में जाने की संभावना अधिक होती है।
• सभी फ़ाइलें बनने के बाद। सभी चुनी गई पंक्तियों के लिए फ़ाइलें बनने के बाद ईमेल भेजे जाएँगे। अगर एक ही ईमेल पते के लिए कई फ़ाइलें हैं, तो वे एक ही ईमेल में भेजी जाएँगी (अधिकतम 10MB तक)। ईमेल के लिए टेक्स्ट पहले फ़ाइल से लिया जाएगा। यह सबसे अनुशंसित विकल्प है।
• मैन्युअल रूप से भेजें। फ़ाइलें बनाई और उनके साथ ईमेल पतों की जानकारी सहेजी जाएँगी। इसके बाद, «ड्राइव» खोलें, आवश्यक फ़ाइलें (या फ़ोल्डर) चुनें और फिर «ईमेल द्वारा भेजें» पर क्लिक करें। यदि एक ही ईमेल पते के लिए कई फ़ाइलें हैं, तो वे एक ही ईमेल में भेजी जाएँगी (अधिकतम 10MB तक)। पहले से भेजी गई फ़ाइलें, जो चयनित फ़ोल्डरों में हैं, दोबारा नहीं भेजी जाएँगी।

ड्राइव की «कॉन्टेक्स्ट मेनू» से फ़ाइलें भेजना।

यह विकल्प तब उपयोगी होता है, जब अलग-अलग दस्तावेज़ों से कई फ़ाइलें बनानी हों और फिर उन्हें एक ही ईमेल में भेजा जाए। साथ ही, इससे भेजने से पहले फ़ाइलों की जाँच करने की सुविधा मिलती है।

• समय अंतराल पर भेजें। यह सेटिंग तय करती है कि ईमेल कितने अंतराल के बाद भेजे जाएँगे। यदि एक ही ईमेल पते के लिए कई फ़ाइलें हैं, तो हर फ़ाइल अलग-अलग ईमेल में भेजी जाएगी।

फ़ाइलें बनाना

«फ़ाइलें बनाएं» बटन दबाने के बाद, तालिका की प्रत्येक चयनित पंक्ति के अनुसार फ़ाइलें चुने गए फ़ोल्डर में जोड़ी जाएँगी और फ़ाइल निर्माण प्रक्रिया शुरू होगी। चूंकि फ़ाइल निर्माण सर्वर पर होता है, इसलिए यह प्रक्रिया बिना ब्राउज़र की उपस्थिति के जारी रहेगी, और आप विंडो बंद कर सकते हैं।

फ़ाइल निर्माण के दौरान, आप स्रोत दस्तावेज़ या तालिका के साथ काम कर सकते हैं, जैसे कुछ संपादित करना या नई फ़ाइलें बनाना। इससे वर्तमान फ़ाइल निर्माण प्रक्रिया पर कोई प्रभाव नहीं पड़ेगा।

तालिकाएँ