 फाइलें बनाने की विंडो

इस विंडो में फाइलें बनाने और भेजने के लिए मुख्य सेटिंग्स की जाती हैं।

फाइलें बनाने की विंडो

दस्तावेज़ शीट्स

अगर दस्तावेज़ में कई शीट्स हैं, तो इस सेटिंग से चुना जा सकता है कि सभी शीट्स (जिनकी संख्या कोष्ठकों में दिखेगी) का उपयोग हो या केवल कुछ चुनिंदा शीट्स का। अगर अंतिम फाइल में एक से अधिक शीट्स होंगी, तो केवल PDF फाइल बनाई जाएगी, भले ही सामान्य सेटिंग्स में केवल JPG बनाने के लिए चुना गया हो। यदि दस्तावेज़ में केवल एक शीट है या फाइलें अलग-अलग स्प्रेडशीट से बनाई जा रही हैं, तो यह सेटिंग दिखाई नहीं देगा।

ड्राइव में फ़ोल्डर

वह लक्ष्य फ़ोल्डर जहाँ फाइलें बनाई जानी हैं। यह फ़ोल्डर ड्राइव की जड़ में या किसी अन्य फ़ोल्डर के अंदर कहीं भी स्थित हो सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर

वह इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर, जिसका उपयोग फाइलों पर हस्ताक्षर करने के लिए किया जाएगा। फाइलें बनते ही स्वचालित रूप से हस्ताक्षर के लिए भेजी जाएंगी। हस्ताक्षर प्रक्रिया के बारे में अधिक जानकारी इस पृष्ठ पर उपलब्ध है।

मेल टेम्पलेट

वह मेल टेम्पलेट, जिसका उपयोग फाइल के साथ मेल भेजने के लिए किया जाएगा। मेल टेम्पलेट्स को बनाने या संपादित करने के लिए «मेल्स» → «मेल टेम्पलेट्स» पेज का उपयोग करें। यदि स्प्रेडशीट में «ईमेल एड्रेस» कॉलम मौजूद नहीं है, तो यह और इससे संबंधित अन्य सेटिंग्स उपलब्ध नहीं होंगी।

मेल के टेक्स्ट में कम से कम एक वेरिएबल होनी चाहिए, जैसे नाम से संबोधित करना। यह मेल को व्यक्तिगत बनाता है और मेल की डिलीवरी दर को बढ़ाता है। नाम से संबंधित फॉर्मेटिंग «वर्डफॉर्म» पेज पर की जा सकती है।

प्रेषक और किससे सेटिंग्स को «सेटिंग्स» → «मेल्स» में कस्टमाइज करें। डिफ़ॉल्ट प्रेषक जैसे «Organiser» या «no-reply» को बदलकर अपनी नामांकन पद्धति का उपयोग करें और अपने डोमेन को कनेक्ट करें।

मेल भेजने की प्रक्रिया को अस्थायी रूप से रोकने के लिए «मेल भेजने पर प्रतिबंध लगाएं» विकल्प चुनें। इस स्थिति में, स्प्रेडशीट से ईमेल एड्रेस फाइल के साथ सेव किया जाएगा, लेकिन ऑटोमेटेड ईमेल नहीं भेजा जाएगा।

यदि स्प्रेडशीट में «मेल टेम्पलेट» कॉलम है और एक मान्य मेल टॉपिक निर्धारित है, तो इस विंडो में चयनित मेल टेम्पलेट उस फाइल के लिए उपेक्षित होगा।

मेल भेजने का समय निर्धारित करें

इस सेटिंग से तय किया जाता है कि फाइल के साथ मेल कब भेजा जाएगा:

• प्रत्येक फाइल बनाने के बाद। मेल तुरंत फाइल बनाने के बाद भेजा जाएगा। इस स्थिति में, एक ही ईमेल एड्रेस के लिए कई फाइलें बनाई गई हैं, तो उनके लिए अलग-अलग मेल भेजे जाएंगे। यह विकल्प अधिक सिस्टम भार का कारण बन सकता है।
• सभी फाइलें बनाने के बाद। फाइलें उन सभी रिकॉर्ड्स के लिए तैयार होने के बाद भेजी जाएंगी। यदि एक ईमेल एड्रेस के लिए कई फाइलें मौजूद हैं, तो उन्हें एक ही मेल (10 MB तक प्रति मेल) में भेजा जाएगा, और संदेश के वेरिएबल्स पहली फाइल के आधार पर होंगे। यह अनुशंसित विकल्प है।
• मैनुअल रूप से मेल भेजें। फाइलें बनेंगी लेकिन मेल नहीं भेजे जाएंगे। मेल भेजने के लिए «ड्राइव» खोलें, फाइलों का चयन करें, और «ईमेल के माध्यम से भेजें» पर क्लिक करें। इस प्रक्रिया में पहले से भेजी गई फाइलों को दोबारा नहीं भेजा जाएगा।
• विशिष्ट समय अंतराल पर मेल भेजें। इस विकल्प से मेल भेजने का समय अंतराल निर्धारित किया जा सकता है।

फाइलें बनाना

«फाइलें बनाएं» पर क्लिक करने के बाद, चयनित सभी रिकॉर्ड्स के लिए फाइलें लक्षित फ़ोल्डर में बनाई जाएंगी, और यह प्रक्रिया सर्वर पर स्वचालित रूप से चलेगी, जिसमें ब्राउज़र की जरूरत नहीं होती।

फाइलें बनाते समय, आप मूल दस्तावेज़ या स्प्रेडशीट के साथ काम करना जारी रख सकते हैं। इससे वर्तमान फाइल निर्माण प्रक्रिया प्रभावित नहीं होगी।

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