वेरिएबल वाला कॉलम
वेरिएबल्स वे शब्द हैं जो दस्तावेज़ या ईमेल में डाले जाते हैं और जिन्हें डेटा से बदला जाएगा - जैसे %नाम, %उपनाम, %संख्या, %अंक, %संबोधन और अन्य। हर वेरिएबल में केवल एक शब्द होगा, बिना किसी प्रतीक और रिक्त स्थान के, और यह % चिन्ह से शुरू होना चाहिए। वेरिएबल्स की संख्या असीमित हो सकती है।
तालिका में वेरिएबल जोड़ने के लिए केवल इसे संपादक में लिखें। जो वेरिएबल्स संपादक में लिखे जाते हैं, वे स्वचालित रूप से तालिका में जोड़ दिए जाते हैं।
अलग-अलग वेरिएबल्स को विशिष्ट बनाया जाना चाहिए, और एक को दूसरे का हिस्सा नहीं होना चाहिए। उदाहरण के लिए, %नाम_छात्र और %नाम_शिक्षक - यह मान्य है। लेकिन अगर %नाम और %नाम_छात्र का उपयोग होता है, तो समस्याएँ उत्पन्न हो सकती हैं, क्योंकि दूसरी वेरिएबल में पहली वेरिएबल शामिल हो जाती है, और फाइल बनाते समय यह आशा के अनुसार कार्य नहीं करेगी।
एक वेरिएबल %नाम वाला दस्तावेज़ का दृश्य
वेरिएबल्स न केवल दस्तावेज़ में, बल्कि ईमेल के टेक्स्ट या विषय में भी हो सकते हैं।
ऐसा वेरिएबल जोड़ने के लिए, जो दस्तावेज़ में मौजूद नहीं है, किसी खाली कॉलम को चुनें और "वेरिएबल चुनें" पर क्लिक करें।
"वेरिएबल चुनें" मेनू
उसके बाद, खुले हुए विंडो में आवश्यक वेरिएबल को चुनें।
एक दस्तावेज़ और एक तालिका में किसी भी संख्या में वेरिएबल्स हो सकते हैं। वेरिएबल्स केस-सेंसिटिव होते हैं, इसलिए बेहतर होगा केवल लोअरकेस अक्षरों का उपयोग करें।
फाइलें बनाना
फाइलें बनाते समय, तालिका से प्रत्येक वेरिएबल को फाइल में सेव किया जाएगा और उसके मान से बदल दिया जाएगा। अगर इसके बाद यह फाइल ईमेल के माध्यम से भेजी जाएगी, तो ईमेल में वेरिएबल्स को जुड़े हुए फाइल के डेटा से बदला जाएगा। यदि कई फाइलें जुड़ी हुई हैं, तो पहले फाइल का डेटा प्राथमिकता में लिया जाएगा।