Colonna «Documento»
Nella colonna «Documento» si specifica il documento da utilizzare per creare il file. In questo modo, una sola tabella può generare diversi file a seconda del contenuto.
Se non è necessario creare file diversi, è meglio creare un documento standard già collegato alla tabella. Una tabella separata è utile per la generazione di file basati su diversi documenti da un elenco comune.
La colonna «Documento» supporta i dati nei seguenti formati:
- Nome del documento. Il documento deve trovarsi nella cartella principale della sezione «Documenti». Se ci sono più documenti con lo stesso nome, nessuno verrà selezionato. Pertanto, assicurati che esista un solo documento con quel nome. Il nome del documento può contenere più parole.
Nella colonna "Documento" sono indicati nomi di documenti diversi.
- Nome e percorso completo. Il documento può trovarsi in una cartella specifica, quindi è possibile indicare il percorso completo della cartella e il nome del documento. Nella cartella deve esserci solo un documento con quel nome.
Nella colonna "Documento" sono indicati diversi documenti situati nella cartella "2022".
- ID del documento. Quando si specifica l'ID, non devono esserci barre all'inizio o alla fine. Il documento può trovarsi in qualsiasi cartella. L'ID del documento può essere ottenuto dalla barra degli indirizzi quando il file è aperto.
Nella colonna "Documento" sono indicati diversi ID di documenti.
Creazione di più file
È possibile specificare più documenti all'interno della stessa cella separandoli con una virgola. In questo caso verranno generati più file con le variabili specificate nella riga. Tuttavia, durante l'anteprima verrà mostrato solo il primo file.
Nella colonna "Documento" sono indicati più documenti. È possibile combinare diversi formati di indicazione. Il numero di documenti è illimitato.
Aggiunta di variabili
Dopo aver aperto la tabella, è necessario aggiungere le variabili dai documenti richiesti. Per farlo, seleziona una colonna vuota e fai clic su «Scegli variabile».
Menu "Scegli variabile"
Successivamente, nella finestra che appare, seleziona la variabile desiderata. Se stai creando file basati su documenti diversi, assicurati che ciascuno contenga le variabili necessarie.
Esempio di utilizzo
Supponiamo di avere un elenco di partecipanti, in cui una colonna indica il risultato - «Premiato», «Partecipante» o «Vincitore». Per ogni risultato deve essere generato un certificato corrispondente. Inoltre, per i vincitori è necessario creare una lettera di raccomandazione.
Con una singola tabella, è possibile generare i certificati per tutte le categorie e la lettera di raccomandazione utilizzando lo stesso elenco.
- Creiamo i documenti. Ogni documento si chiama «Premiato», «Partecipante», «Vincitore» e «Lettera». In ogni documento carichiamo un layout personalizzato e aggiungiamo le variabili.
Documenti nella cartella principale della sezione "Documenti".
- Creiamo una tabella separata.
Tabella vuota dopo la creazione.
- Carichiamo i dati da Excel o li copiamo direttamente.
Dati caricati da Excel, con la variabile appropriata selezionata per ogni colonna.
- Nella colonna «Documento», aggiungiamo «Lettera» separata da una virgola per tutti i vincitori, così verrà generata anche la lettera di raccomandazione.
Aggiungiamo "Lettera" nelle celle necessarie. È possibile farlo anche prima di caricare i dati.
In questo modo, verranno generati certificati diversi a seconda del risultato, e i vincitori riceveranno anche una lettera di raccomandazione. Se è stata specificata un'email per l'invio automatico, i file saranno inviati via email. Il certificato e la lettera saranno inviati nello stesso messaggio.
Un altro esempio.
È necessario creare due certificati, in russo e in inglese.
- Creiamo due documenti, uno con sfondo in russo e uno in inglese. Entrambi i documenti contengono la variabile %name. Il documento in russo si chiama "Certificato", quello in inglese - "Certificate".
Due documenti con sfondi diversi e variabile %name.
- Creiamo la tabella. Nella colonna "Documento" specifichiamo che devono essere generati due file - "Certificato,Certificate".
Tabella con i dati per la generazione di due file per riga.
Come risultato, verranno generati due file per ogni riga della tabella. In uno di essi verrà effettuata la traslitterazione del nome. Ogni file sarà denominato in base al nome.
Sezione "Disco" con i file creati. Per ogni nome sono stati generati due file con traslitterazione della variabile e denominazione appropriata.