Od czego zacząć

W tym przewodniku krok po kroku omówimy, jak automatycznie tworzyć dyplomy, certyfikaty lub inne pliki zawierające dane personalne. Poznasz podstawowe kroki dotyczące tworzenia plików oraz ich wysyłki na adresy e-mail.

1. Tworzenie dokumentu

Dokument w aplikacji to szablon do automatycznego generowania plików. Możesz dodać do niego własne tło, umieścić bloki tekstowe, kod QR lub inne elementy graficzne, a co najważniejsze – zmienne, które zostaną później zastąpione danymi z tabeli.

Aby utworzyć dokument, przejdź do sekcji „Dokumenty”, kliknij „Utwórz”, a następnie wybierz „Dokument”. W oknie tworzenia dokumentu możesz nadać mu nazwę i wybrać format.

Okno tworzenia dokumentu

Obsługiwane formaty to JPG i PDF. Może to być tło z gotowym tekstem i miejscami na dane osobowe. Możesz również zaimportować dokument Word (DOCX), jednak w tym przypadku plik trzeba wcześniej przygotować, ponieważ w aplikacji będzie dostępny tylko do podglądu.

2. Dodawanie tła

Nowy dokument otworzy się od razu po utworzeniu. Następnie należy dodać tło. Obsługiwane formaty to JPG, PNG i PDF. Aplikacja działa w rozdzielczości 300 DPI. Aby dodać tło, kliknij przycisk „Dodaj tło” na pasku narzędzi.

Okno przesyłania pliku dyplomu lub certyfikatu

Jeśli wcześniej przesłałeś tło w innym dokumencie, możesz wybrać je na karcie „Przesłane wcześniej”. Jeśli chcesz usunąć tło (np. do druku na gotowych szablonach), skorzystaj z zakładki „Usuń tło”.

Jeśli rozmiar lub orientacja pliku nie pasuje do wymiarów dokumentu, możesz dopasować jego rozmiar lub rozciągnąć tło na cały dokument.

3. Dodawanie zmiennych

Zmienna to specjalna etykieta, która zostanie zastąpiona danymi z tabeli podczas tworzenia plików. Możesz dodać do dokumentu dowolną liczbę zmiennych. Każda zmienna zaczyna się od znaku procenta, np. %name, %data, %numer_dokumentu. Alternatywnie, można użyć nawiasów klamrowych, np. {data wydarzenia}. W takim przypadku możliwe jest użycie spacji i innych znaków, a aplikacja automatycznie przekonwertuje je na format standardowy (% bez spacji). Maksymalna długość zmiennej to 100 znaków.

Zmiennych można używać w blokach tekstowych. Wystarczy dodać blok tekstowy, dwukrotnie kliknąć go, aby uruchomić edycję i wpisać tekst, np. %name. W jednym bloku można użyć wielu zmiennych.

Fragment certyfikatu z blokiem tekstowym i zmienną

Można dostosować czcionkę, styl, rozmiar i odstępy dla każdego bloku lub wiersza. Jeśli aplikacja nie zawiera wymaganej czcionki, można ją przesłać osobno.

Po edycji bloku warto go wyrównać i dostosować rozmiar tak, aby pasował do danych, które będą wstawiane. Można również zwiększyć wysokość bloku i ustawić wyśrodkowanie tekstu, aby zawsze był umieszczony w środku.

Fragment certyfikatu z blokiem tekstowym i zmienną

Można również dodać inne elementy, np. obrazy, kod QR i więcej. Każdy typ elementu ma szczegółowy opis w dokumentacji. Ostatecznie dokument może wyglądać tak:

Certyfikat z zmienną %name do tworzenia plików na podstawie listy

4. Wypełnianie tabeli

Gdy dokument jest gotowy, można przejść do tabeli, klikając przełącznik w prawym górnym rogu.

Automatycznie zostaną dodane kolumny odpowiadające zmiennym w dokumencie. Możesz uzupełnić tabelę ręcznie, skopiować dane z Excel lub Google Sheets albo zaimportować plik Excel (XLSX) lub pobrać dane z Google Sheets.

Fragment tabeli z danymi do tworzenia certyfikatów

Jeśli kolejność kolumn nie pasuje do danych źródłowych, można przypisać każdej kolumnie inną zmienną. Istnieją też specjalne zmienne, np. %email (adres e-mail), %filename (nazwa pliku), %phone (numer telefonu). Dzięki temu można np. przypisać adres e-mail odbiorcy do pola e-mail w tabeli, aby dokumenty były automatycznie wysyłane na właściwy adres.

5. Tworzenie plików

Gdy tabela jest gotowa, wybierz wiersze, z których chcesz wygenerować pliki, kliknij „Utwórz pliki”, a następnie wybierz folder docelowy oraz ustawienia e-mail.

Okno wyboru parametrów tworzenia plików

Pliki są generowane na serwerze z prędkością do 12 000 plików na godzinę. Można zamknąć przeglądarkę i komputer podczas procesu.

6. Wysyłka plików

Po utworzeniu plików rozpocznie się ich wysyłka na e-maile odbiorców, zgodnie z ustawieniami. Wysłane wiadomości można monitorować w sekcji „Wiadomości”.

7. Pobieranie plików

Dokumenty można zawsze pobrać ręcznie z sekcji „Pliki”.

8. Podsumowanie

To tylko podstawowe możliwości aplikacji. Możesz także korzystać z integracji czy widżetów, aby jeszcze bardziej usprawnić swoją pracę.