Janela «Criar Arquivos»
Nesta janela, são realizadas as configurações principais para a criação e envio de arquivos.
Janela «Criar Arquivos»
Planilhas do Documento
Se o documento contiver várias planilhas, esta configuração determina se todas elas (com o número indicado entre parênteses) ou apenas algumas específicas serão usadas. Se o arquivo final incluir várias planilhas, será gerado exclusivamente em formato PDF, mesmo que a configuração geral esteja configurada para gerar apenas JPG. Esta configuração não estará disponível na janela «Criar Arquivos» caso o documento tenha apenas uma planilha ou se você estiver criando a partir de uma tabela separada.
Pasta no Disco
A pasta de destino onde os arquivos serão criados. Pode ser qualquer pasta no Disco, seja na raiz ou dentro de outra pasta.
Assinatura Eletrônica
A assinatura eletrônica a ser utilizada para assinar os arquivos. Os arquivos serão enviados para assinatura imediatamente após sua criação. Mais informações sobre o processo de assinatura podem ser encontradas na página correspondente.
Modelo de E-mail
O modelo de e-mail que será usado para enviar o e-mail com o arquivo anexo. Modelos de e-mails podem ser criados ou alterados na página «E-mails» → «Modelos de E-mails». Essa e as próximas configurações não estarão disponíveis na janela «Criar Arquivos» se a tabela não contiver uma coluna com o campo «Endereço de E-mail».
O texto do e-mail deve conter pelo menos uma variável, como, por exemplo, o nome completo do destinatário. Isso garante que todos os e-mails sejam personalizados, aumentando as chances de entrega e evitando a classificação como spam. Você pode configurar o campo de nome completo na «Forma das Palavras», separando-o do Nome.»
O endereço de remetente e a identificação «De» podem ser configurados em «Configurações» → «E-mails». Para melhorar as taxas de sucesso de envio, recomenda-se substituir os padrões como «Organizador» e «no-reply» por algo próprio. Adicionalmente, é recomendável conectar um domínio próprio.
Você pode desativar o envio de e-mails selecionando a opção «Desativar envio de arquivos». O endereço de e-mail será salvo juntamente com o arquivo, mas o arquivo não será enviado automaticamente.
Se a tabela contiver uma coluna com o campo «Modelo de E-mail» e um assunto válido para o e-mail estiver especificado, a seleção de um modelo de e-mail nesta janela será ignorada para este arquivo.
Envio de E-mails
Configuração para determinar quando o e-mail com o arquivo será enviado.
- Após a criação de cada arquivo. O e-mail será enviado assim que o arquivo for criado. Nesse caso, se houver vários arquivos vinculados ao mesmo e-mail, cada arquivo será enviado em e-mails separados. Essa opção não é recomendada, pois sobrecarrega os sistemas de e-mail e aumenta as chances dos e-mails serem classificados como spam.
- Após a criação de todos os arquivos. Os arquivos serão enviados após a conclusão da criação de todos os arquivos selecionados. Nesse caso, se houver vários arquivos vinculados ao mesmo e-mail, eles serão agrupados em um único e-mail (limite de até 10 MB por e-mail). As variáveis do e-mail serão baseadas no primeiro arquivo. Esta é a opção recomendada.
- Enviar manualmente. Os arquivos serão criados e salvos com o endereço de e-mail e o assunto selecionado. Após
a criação, será necessário acessar a seção «Disco», selecionar os arquivos necessários (ou pastas) e clicar em «Enviar por E-mail». Se
houver vários arquivos vinculados ao mesmo e-mail, eles serão enviados em um único e-mail (limite de até 10 MB), com as variáveis baseadas no primeiro arquivo. Arquivos já enviados e contidos nas pastas selecionadas não serão reenviados.
Este método é útil quando você precisa criar vários arquivos de diferentes documentos e enviá-los em um único e-mail, agrupando arquivos de diferentes documentos. Além disso, permite revisar visualmente todos os arquivos antes de enviá-los.
Envio de arquivos a partir do «Disco» via menu contextual da pasta.
- Programar envio em intervalos. Este parâmetro define um intervalo de tempo para o envio dos e-mails. Os arquivos destinados a um mesmo endereço serão enviados, cada um, em e-mails separados.
Criação de Arquivos
Ao clicar em «Criar Arquivos», os arquivos correspondentes a cada linha selecionada da tabela serão adicionados à pasta especificada e iniciará o processo de criação. A janela de criação pode ser fechada, já que a geração de arquivos ocorre no servidor, sem necessidade de interação com o navegador.
Durante a geração dos arquivos, é possível continuar trabalhando com o documento original ou a tabela, fazendo alterações ou criando novos arquivos. Isso não afetará o processo de criação em andamento.