Janela «Criar arquivos»
Esta janela contém as configurações principais para a criação e envio automatizado de arquivos.
Janela «Criar arquivos»
Planilhas do documento
Se o documento contém várias planilhas, este parâmetro define se todas serão utilizadas (o número total é indicado entre parênteses) ou apenas algumas específicas. Caso o arquivo gerado contenha várias planilhas, ele será criado exclusivamente no formato PDF, mesmo que a configuração geral esteja definida para gerar apenas JPG. Essa opção não aparece na janela «Criar arquivos» se o documento tiver apenas uma planilha ou se a criação ocorrer a partir de uma tabela separada.
Pasta no Drive
Pasta de destino para salvar os arquivos gerados. Pode ser qualquer pasta no Drive, seja na raiz ou em subpastas.
Assinatura eletrônica
Assinatura eletrônica utilizada para assinar os arquivos. Os arquivos são enviados para assinatura logo após a criação. Saiba mais sobre o processo de assinatura nesta página.
Modelo de e-mail
Modelo de e-mail a ser utilizado para o envio do arquivo. Os modelos podem ser criados ou editados na página «E-mails» → «Modelos de e-mail». Essa e as próximas opções não aparecem na janela «Criar arquivos» se a tabela não possuir uma coluna com endereços de e-mail.
O texto do e-mail deve conter ao menos uma variável, como o nome do destinatário, para tornar os e-mails personalizados, aumentando assim a taxa de entrega e reduzindo a chance de serem classificados como spam.
O remetente e o endereço de resposta são configurados em «Configurações» → «E-mails». Para envios em massa, recomenda-se substituir o padrão «Organizador» e «no-reply» por um endereço personalizado, além de configurar um domínio próprio.
É possível desativar o envio automático selecionando «Proibir envio de arquivos». O endereço de e-mail da tabela será salvo junto com o arquivo, mas o arquivo não será enviado automaticamente.
Se a tabela contiver uma coluna «Modelo de e-mail» e um assunto válido estiver especificado, a seleção de modelo nesta janela será ignorada para esse arquivo.
Envio de e-mails
Define o momento do envio dos e-mails com os arquivos anexados.
- Após a criação de cada arquivo. O e-mail será enviado imediatamente após a criação do arquivo. Se forem gerados vários arquivos para o mesmo endereço de e-mail, cada um será enviado separadamente. Não é recomendado, pois pode sobrecarregar os servidores de e-mail e aumentar o risco de marcação como spam.
- Após a criação de todos os arquivos. Os e-mails serão enviados apenas após a geração de todos os arquivos das linhas selecionadas. Se houver vários arquivos para um mesmo endereço, eles serão enviados em um único e-mail (até 10 MB por e-mail), utilizando as variáveis do primeiro arquivo. Esta é a opção recomendada.
- Iniciar envio manualmente. Os arquivos serão criados e armazenados com o endereço de e-mail e o modelo selecionado. Após a criação, é necessário abrir o Drive,
selecionar os arquivos (ou pastas) desejados e clicar em «Enviar por e-mail». Caso haja vários arquivos para um mesmo endereço,
serão enviados em um único e-mail (até 10 MB), utilizando as variáveis do primeiro arquivo.
Arquivos já enviados não serão reenviados.
Essa opção é útil quando se deseja criar arquivos a partir de diferentes documentos e enviá-los juntos em um único e-mail. Além disso, permite revisar os arquivos antes do envio.
Envio de arquivos pelo «Drive» via menu de contexto da pasta.
- Enviar e-mails após um intervalo. Define um intervalo de tempo entre os envios. Se houver vários arquivos para um mesmo endereço, cada um será enviado separadamente.
Criação de arquivos
Ao clicar em «Criar arquivos», os arquivos para cada linha selecionada na tabela serão adicionados à pasta especificada e o processo de criação será iniciado. A janela pode ser fechada, pois a geração ocorre no servidor, sem depender do navegador.
Durante a geração dos arquivos, é possível continuar trabalhando com o documento original ou a tabela, por exemplo, editando dados e criando novos arquivos. Isso não afetará o processo em andamento.