 Стовпець «Документ»

У стовпець «Документ» вказується документ, на основі якого потрібно створити файл. Таким чином, за допомогою однієї таблиці можна створювати різні файли залежно від її вмісту.

Якщо немає потреби створювати різні файли, краще створити звичайний документ, який уже пов'язаний із таблицею. Окрема таблиця буде зручна саме для створення файлів на основі різних документів за спільним списком.

Стовпець «Документ» підтримує дані у таких форматах:

• Назва документа. Документ повинен знаходитись у корені розділу «Документи». Якщо документів із такою назвою декілька, жоден не буде автоматично обраний. Тому, вказуючи назву, потрібно переконатися, що є тільки один документ із такою назвою. Назва документа може містити кілька слів.

  У стовпці «Документ» вказані різні назви документів.

• Назва і повний шлях. Документ може бути розміщений у папці, тому можна вказати повний шлях до цієї папки разом із назвою документа. У папці повинен бути лише один документ із такою назвою.

  У стовпці «Документ» вказані різні назви документів, які знаходяться у папці "2022".

• ID документа. При вказуванні ID не повинно бути слешів на початку чи в кінці. Сам документ може бути розміщений у будь-якій папці. ID документа можна взяти із адресного рядка, коли документ відкритий.

  У стовпці «Документ» вказані різні ID документів.

Створення кількох файлів

В одній клітинці можна вказати кілька документів через кому. У цьому випадку будуть створені стільки файлів, скільки документів вказано у рядку. Однак під час попереднього перегляду відобразиться тільки перший файл.

У стовпці «Документ» вказано кілька документів. Формат їх вказання можна комбінувати. Кількість документів необмежена.

Додавання змінних

Після відкриття таблиці необхідно додати змінні з потрібних документів. Для цього потрібно виділити будь-який незайнятий стовпець і натиснути «Обрати змінну».

Меню "Обрати змінну"

Потім, у вікні, що з’явиться – вибрати потрібну змінну. Під час створення файлів на основі різних документів потрібно переконатися, що в кожному з них є необхідні змінні.

Приклад використання

Наприклад, є список учасників, в одній зі стовпців якого вказано результат – «Призер», «Учасник» чи «Переможець». Для кожного результату потрібно створити відповідний сертифікат. Окремо для переможців треба створити рекомендаційний лист.

За допомогою однієї таблиці можна створити сертифікати всіх трьох видів і ще рекомендаційний лист для переможців, використовуючи спільний список.

1. Створюємо документи. Кожен документ називаємо «Призер», «Учасник», «Переможець» і «Лист». В кожен документ завантажуємо свій фон і додаємо змінні.

   Кілька документів у корені розділу «Документи».

2. Створюємо окрему таблицю

   Порожня таблиця після створення.

3. Завантажуємо дані з Excel або копіюємо напряму

   Дані, завантажені з Excel. Для кожного стовпця обрано відповідну змінну.

4. У стовпці «Документ» для всіх переможців дописуємо через кому «Лист» після «Переможець», щоб створити ще й рекомендаційний лист.

   Дописуємо «Лист» у потрібні клітинки. Це можна зробити і до завантаження даних у таблицю.

Таким чином, будуть створені різні сертифікати залежно від результату, а для переможців додатково – рекомендаційний лист. Якщо вказана електронна адреса і передбачено розсилку, файли будуть надіслані електронною поштою. Сертифікат і лист переможцю будуть відправлені одним листом.

Інший приклад.

Потрібно створити два сертифікати – українською та англійською мовами.

1. Створюємо два документи з фоном українською та англійською мовами. У кожен файл додаємо змінну %name. Український документ називаємо «Сертифікат», англійський – «Certificate».

   Два документи з різними фонами та змінною %name.

2. У Словоформі додаємо правило транслитерації %name із збереженням у %name для документа англійською мовою. Друге правило задає назву готового файлу як %name, але вже після транслитерації, для всіх документів.

   Словоформ із двома правилами. Правило для транслитерації %name додано лише для одного документа.

3. Створюємо таблицю. У полі «Документ» пишемо, що потрібно створити два файли – «Сертифікат,Certificate».

   Таблиця з даними для створення двох файлів за кожним рядком.

У результаті буде створено по два файли на кожен рядок таблиці. В одному із них буде виконана транслитерація імені. Кожен файл буде названий за ім’ям %name.

Розділ «Диск» із створеними файлами. Для кожного %name було створено два файли з транслитерацією змінної і назвою за %name.

---

Інші стовпці