Columna «Documento»
En la columna «Documento» se especifica el documento a partir del cual se debe crear un archivo. De esta forma, con una sola tabla, puedes generar diferentes archivos, dependiendo de su contenido.
Si no es necesario crear archivos distintos, es mejor crear un documento básico vinculado directamente a la tabla. Una tabla específica es especialmente útil para generar archivos a partir de diferentes documentos en un único listado general.La columna «Documento» admite datos en los siguientes formatos:
- Nombre del documento. El documento debe estar ubicado en la raíz de la sección «Documentos». Si hay varios documentos con el mismo nombre, no se seleccionará ninguno. Por lo tanto, al especificar el nombre, asegúrate de que existe un único documento con ese nombre. El nombre del documento puede contener varias palabras.
En la columna "Documento" se indican diferentes nombres de documentos.
- Nombre y ruta completa. El documento puede estar en una carpeta, por lo que puedes especificar la ruta completa hasta esa carpeta junto con el nombre del documento. En la carpeta debe haber un único documento con ese nombre.
En la columna "Documento" se señalan distintos nombres de documentos localizados en la carpeta "2022".
- ID del documento. Si se especifica un ID, no debe haber barras al principio o al final. El documento puede estar en cualquier carpeta. Puedes obtener el ID del documento desde la barra de direcciones cuando el archivo está abierto.
En la columna "Documento" se proporciona una lista de distintos IDs de documentos.
Crear múltiples archivos
En una celda, puedes especificar varios documentos separados por comas. En este caso, se crearán varios archivos con las variables indicadas en esa fila. Sin embargo, en la vista previa del archivo, solo se mostrará el primer archivo.
En la columna "Documento" se indican varios documentos. El formato especificado puede combinarse. La cantidad de documentos no tiene límite.
Agregar variables
Después de abrir la tabla, es necesario agregar las variables de los documentos requeridos. Para ello, selecciona cualquier columna sin usar y presiona «Seleccionar variable».
Menú "Seleccionar variable"
Luego, en la ventana emergente, selecciona la variable necesaria. Al crear archivos basados en diferentes documentos, asegúrate de que cada uno contenga las variables requeridas.
Ejemplo de uso
Supongamos que tienes una lista de participantes, y en una de las columnas se indica el resultado - «Premiado», «Participante» o «Ganador». Para cada resultado, se necesita generar su propio certificado. Además, para los ganadores, es necesario crear una carta de recomendación.
Con una sola tabla, puedes generar certificados de los tres tipos y una carta de agradecimiento utilizando la misma lista.
- Crea los documentos. Cada documento debe llamarse «Premiado», «Participante», «Ganador», «Carta». En cada documento, añade tu propio fondo y variables personalizadas.
Varios documentos en la raíz de "Documentos".
- Crea una tabla específica
Tabla vacía recién creada.
- Carga los datos desde Excel o cópialos directamente
Datos cargados desde Excel. Se selecciona la variable para cada columna.
- En la columna «Documento», añade «Carta» después de «Ganador», separándolo por una coma para crear también la carta de recomendación.
Añadiendo "Carta" en las celdas necesarias. Esto también puede hacerse antes de cargar los datos en la tabla.
De esta forma, se crearán diferentes certificados según el resultado. Además, para los ganadores, se generará la carta de recomendación. Si se especifica una dirección de correo electrónico y se activa el envío posterior, los archivos se enviarán por correo electrónico. Tanto el certificado como la carta del ganador se enviarán en un solo correo.
Otro ejemplo.
Se requiere crear dos certificados: uno en ruso y otro en inglés.
- Crea dos documentos con fondos en ruso e inglés. En ambos archivos, añade la variable %name. Nombra el archivo en ruso como "Certificado" y el archivo en inglés como "Certificate".
Dos documentos con diferentes fondos y la variable %name.
- En el sistema de forma de palabras, añade una regla para la transliteración de la variable %name, que se aplicará solo para el documento en inglés. Crea una segunda regla para modificar el nombre del archivo final como %name después de la transliteración, aplicable a todos los documentos.
Configuración con dos reglas: una para la transliteración de %name en un documento específico.
- Crea una tabla. En el campo "Documento", escribe que deben generarse dos archivos: "Certificado, Certificate".
Tabla con datos para generar dos archivos por fila.
Como resultado, se generarán dos archivos por cada fila de la tabla. En uno de ellos, se aplicará la transliteración del nombre. Cada archivo se nombrará según el nombre del participante.
Sección "Disco" con los archivos creados. Para cada nombre, se generaron dos archivos con la variable transliterada y el nombre del archivo basado en el nombre del participante.