「ドキュメント」列

ドキュメントは機械学習を使用して自動的に翻訳されています。

「ドキュメント」列には、基にしてファイルを作成する対象のドキュメントを指定します。このように一つの表を使用して、内容に応じた異なるファイルを作成することができます。

異なるファイルを作成する必要がない場合は、表に関連付けられた通常のドキュメントを作成する方が良いです。この列は特に、異なるドキュメントを基にしたファイルを作成する際に便利です。

「ドキュメント」列では、以下の形式のデータをサポートしています:

ドキュメント名。ドキュメントは「ドキュメント」セクションのルートフォルダ内に保存されている必要があります。同じ名前のドキュメントが複数存在する場合、いずれも選択されません。そのため、名前を指定する際は一意性を確認してください。ドキュメント名は複数の単語を含む場合があります。
「ドキュメント」列には、さまざまなドキュメント名が指定されています。
名前と完全パス。ドキュメントは特定のフォルダに保存されている可能性があるため、そのフォルダへの完全パスとドキュメント名を指定できます。フォルダ内には同じ名前のドキュメントが1つだけ存在する必要があります。
「ドキュメント」列には、「2022」フォルダ内に保存されているさまざまなドキュメント名が指定されています。
ドキュメントID。IDを指定する際、スラッシュはその前後に含めないでください。ドキュメントは任意のフォルダに保存されていて構いません。ドキュメントIDは、該当ドキュメントを開いた際のアドレスバーから確認できます。
「ドキュメント」列には、さまざまなドキュメントIDが指定されています。

複数のファイルを作成する

1つのセルに複数のドキュメントをカンマで区切って指定することができます。この場合、それぞれのドキュメントに基づいて複数のファイルが作成されます。ただし、プレビューでは最初のファイルのみが表示されます。

「ドキュメント」列には複数のドキュメントが指定されています。形式を組み合わせて使用可能です。ドキュメントの数に制限はありません。

表を開いた後、必要なドキュメントから変数を追加する必要があります。そのためには、未使用の任意の列を選択し、「変数を選択」をクリックします。

「変数を選択」メニュー

続いて、表示されたウィンドウで必要な変数を選択します。異なるドキュメントを基にファイルを作成する際には、それぞれのドキュメントに必要な変数が揃っていることを確認してください。

例えば、ある参加者リストがあり、その中の列の一つに「入賞者」、「参加者」、「優勝者」という結果が記載されています。それぞれの結果に応じた証明書を作成する必要があります。また、優勝者にはさらに推薦状を作成する必要があります。

1つの表を使用して、3種類の証明書と感謝状をリストに基づいて作成できます。

ドキュメントを作成します。それぞれのドキュメントを「入賞者」、「参加者」、「優勝者」、「手紙」と名付けます。そして、各ドキュメントに背景を挿入し、必要な変数を追加します。
「ドキュメント」セクションに保存された複数のドキュメント。
別の表を作成します。
作成後の空の表。
Excelからデータをインポートするか、直接コピーします。
Excelからインポートされたデータ。各列に必要な変数が選択されています。
「ドキュメント」列で全ての優勝者に「手紙」を「優勝者」の後にカンマで追加して、推薦状も作成するよう指定します。
必要なセルに「手紙」を追加。これを表に読み込む前でも可能です。

このようにして、結果に応じた異なる証明書が作成されます。また、優勝者には推薦状も追加で作成されます。メールアドレスが指定され、後続の送信が有効になっている場合、ファイルは電子メールで送信されます。証明書と推薦状は1つのメールにまとめて送信されます。

別の例です。

ロシア語と英語の2言語で証明書を作成する必要がある場合。

ロシア語と英語の背景を持つ2つのドキュメントを作成します。両方のファイルに変数%nameを追加します。ロシア語のファイルは「証明書」、英語のファイルは「Sertificate」と命名します。
背景と%name変数を持つ2つのドキュメント。
単語変形のルールを設定します。英語のドキュメント向けに%nameをローマ字表記に変換して保存するルールと、全てのドキュメントのファイル名を%name（ローマ字表記後）に設定するルールを追加します。
2つのルールが設定された単語変形メニュー。英語用ドキュメントにのみローマ字表記ルールが適用されています。
表を作成します。「ドキュメント」欄には、2つのファイルを作成する必要があることを記載します - 「証明書,Sertificate」。
各行で2つのファイルを作成するためのデータが入力された表。

その結果、表の各行に対して2つのファイルが作成されます。そのうちの1つでは名前がローマ字表記に変換され、各ファイルには名前が付けられます。

「ディスク」セクション：名前に基づいてファイルが作成されています。