 Kolumna „Dokument”

W kolumnie „Dokument” wskazywany jest dokument, na podstawie którego ma zostać utworzony plik. Dzięki temu można za pomocą jednej tabeli generować różne pliki w zależności od zawartości.

Jeśli nie ma potrzeby tworzenia różnych plików, lepiej utworzyć standardowy dokument już powiązany z tabelą. Dedykowana tabela jest przydatna szczególnie do tworzenia plików na podstawie różnych dokumentów w jednym spisie.

Kolumna „Dokument” obsługuje dane w następujących formatach:

• Nazwa dokumentu. Dokument musi znajdować się w głównym katalogu sekcji „Dokumenty”. Jeśli istnieje kilka dokumentów o tej samej nazwie, nie zostanie wybrany żaden z nich. Dlatego należy upewnić się, że dana nazwa jest unikalna. Nazwa dokumentu może składać się z kilku wyrazów.

  W kolumnie „Dokument” wskazano różne nazwy dokumentów.

• Nazwa i pełna ścieżka. Dokument może znajdować się w dowolnym folderze, dlatego można podać pełną ścieżkę do folderu oraz nazwę dokumentu. W folderze powinien znajdować się tylko jeden dokument o danej nazwie.

  W kolumnie „Dokument” wskazano różne dokumenty znajdujące się w folderze „2022”.

• ID dokumentu. Wskazując ID, nie należy uwzględniać ukośników na początku i na końcu. Dokument może znajdować się w dowolnym folderze. ID dokumentu można znaleźć w pasku adresu podczas jego otwarcia.

  W kolumnie „Dokument” wskazano różne ID dokumentów.

Tworzenie wielu plików

W jednej komórce można wskazać kilka dokumentów, oddzielonych przecinkiem. W takim przypadku na podstawie jednej linii zostanie utworzonych kilka plików z odpowiednimi zmiennymi. Jednakże podczas podglądu zostanie wyświetlony tylko pierwszy plik.

W kolumnie „Dokument” wskazano kilka dokumentów. Format może być mieszany, a liczba dokumentów dowolna.

Dodawanie zmiennych

Po otwarciu tabeli należy dodać zmienne z odpowiednich dokumentów. W tym celu zaznacz wolną kolumnę i kliknij „Wybierz zmienną”.

Menu „Wybierz zmienną”

Następnie w otwartym oknie wybierz potrzebną zmienną. Podczas tworzenia plików na podstawie różnych dokumentów upewnij się, że wszystkie zawierają wymagane zmienne.

Przykład zastosowania

Załóżmy, że istnieje lista uczestników, w której jedna z kolumn zawiera wynik: „Laureat”, „Uczestnik” lub „Zwycięzca”. Dla każdego wyniku należy wygenerować odpowiedni certyfikat. Dodatkowo dla zwycięzców trzeba utworzyć list polecający.

Za pomocą jednej tabeli można wygenerować certyfikaty wszystkich trzech typów oraz list polecający na podstawie jednego spisu.

1. Tworzymy dokumenty. Każdy z nich powinien nosić nazwę: „Laureat”, „Uczestnik”, „Zwycięzca”, „List”. Do każdego dokumentu wczytujemy odpowiednie tło i dodajemy zmienne.

   Kilka dokumentów w głównym katalogu „Dokumenty”.

2. Tworzymy nową tabelę.

   Pusta tabela po utworzeniu.

3. Importujemy dane z Excela lub kopiujemy je bezpośrednio.

   Dane zaimportowane z Excela. Każdej kolumnie przypisano odpowiednią zmienną.

4. W kolumnie „Dokument” dla wszystkich zwycięzców dopisujemy „List” zaraz po „Zwycięzca”, oddzielając przecinkiem, aby wygenerować dodatkowo list polecający.

   Dopisujemy „List” w odpowiednich komórkach. Można to zrobić jeszcze przed importem danych do tabeli.

W rezultacie zostaną wygenerowane różne certyfikaty w zależności od wyniku. Zwycięzcy otrzymają również list polecający. Jeśli wprowadzono adres e-mail i wybrano opcję wysyłki, pliki zostaną przesłane drogą elektroniczną. Certyfikat i list dla zwycięzcy zostaną wysłane w jednym mailu.

Inny przykład.

Potrzeba wygenerować dwa certyfikaty – jeden w języku polskim, drugi w języku angielskim.

1. Tworzymy dwa dokumenty z tłem w odpowiednich językach. W obu dodajemy zmienną %name. Dokument w języku polskim nazywamy „Certyfikat”, a w języku angielskim – „Certificate”.

   Dwa dokumenty z różnymi tłami i zmienną %name.

2. W sekcji Słowotwórnia dodajemy regułę transliteracji zmiennej %name, przypisując wynik do tej samej zmiennej %name dla dokumentu w języku angielskim. Druga reguła określa nazwę finalnego pliku jako %name po transliteracji, dla wszystkich dokumentów.

   Słowotwórnia z dwiema regułami: jedna dla transliteracji %name, druga dla nazwy pliku.

3. Tworzymy tabelę. W kolumnie „Dokument” wpisujemy dwa pliki: „Certyfikat,Certificate”.

   Tabela z danymi do utworzenia dwóch plików na każdą linię.

W efekcie na każdą linię tabeli wygenerowane zostaną dwa pliki. W jednym z nich imię zostanie poddane transliteracji. Nazwa każdego pliku będzie odpowiadać imieniu.

Sekcja „Dysk” z wygenerowanymi plikami. Dla każdej osoby utworzono dwa pliki: z transliteracją zmiennej i nazwą na podstawie imienia.

Inne kolumny