Kolumna „Dokument”
W kolumnie „Dokument” określa się dokument, na podstawie którego należy wygenerować plik. Dzięki temu z jednej tabeli można tworzyć różne pliki, w zależności od zawartości.
Jeśli nie ma potrzeby tworzenia różnych plików, lepiej utworzyć zwykły dokument powiązany z tabelą. Osobna tabela jest wygodna do generowania plików na podstawie różnych dokumentów zgodnie z ogólną listą.
Kolumna „Dokument” obsługuje dane w następujących formatach:
- Nazwa dokumentu. Dokument powinien znajdować się w folderze głównym sekcji „Dokumenty”. Jeśli istnieje kilka dokumentów o tej samej nazwie, żaden nie zostanie wybrany. Dlatego należy upewnić się, że dana nazwa odpowiada tylko jednemu dokumentowi. Nazwa dokumentu może składać się z kilku słów.
W kolumnie „Dokument” wpisane są różne nazwy dokumentów.
- Nazwa i pełna ścieżka. Dokument może znajdować się w folderze, dlatego można podać pełną ścieżkę do niego wraz z nazwą. W folderze powinien znajdować się tylko jeden dokument o danej nazwie.
W kolumnie „Dokument” wpisane są różne nazwy dokumentów znajdujących się w folderze „2022”.
- ID dokumentu. Podając ID, nie należy umieszczać ukośników na początku ani na końcu. Dokument może znajdować się w dowolnym folderze. ID można skopiować z paska adresu podczas otwarcia dokumentu.
W kolumnie „Dokument” wpisane są różne ID dokumentów.
Tworzenie wielu plików
W jednej komórce można wpisać kilka dokumentów, oddzielonych przecinkiem. W takim przypadku zostaną utworzone oddzielne pliki z podanymi zmiennymi. Podczas podglądu wyświetli się jednak tylko pierwszy plik.
W kolumnie „Dokument” wpisano kilka dokumentów. Można łączyć różne formaty zapisu. Liczba dokumentów może być dowolna.
Dodawanie zmiennych
Po otwarciu tabeli należy dodać zmienne z wybranych dokumentów. W tym celu należy zaznaczyć dowolną pustą kolumnę i kliknąć „Wybierz zmienną”.
Menu „Wybierz zmienną”
Następnie w otwartym oknie należy wybrać potrzebną zmienną. Podczas generowania plików na podstawie różnych dokumentów należy upewnić się, że każdy z nich zawiera wymagane zmienne.
Przykład użycia
Załóżmy, że mamy listę uczestników, gdzie w jednej z kolumn określony jest wynik – „Laureat”, „Uczestnik” lub „Zwycięzca”. Dla każdego wyniku należy przygotować odpowiedni certyfikat. Dodatkowo, dla zwycięzców trzeba utworzyć list rekomendacyjny.
Dzięki jednej tabeli można wygenerować certyfikaty wszystkich trzech typów oraz list rekomendacyjny dla zwycięzców.
- Tworzymy dokumenty. Każdy dokument powinien mieć nazwę „Laureat”, „Uczestnik”, „Zwycięzca”, „List”. W każdym dokumencie umieszczamy odpowiednie tło i dodajemy zmienne.
Dokumenty w folderze „Dokumenty”.
- Tworzymy osobną tabelę.
Pusta tabela po utworzeniu.
- Importujemy dane z Excela lub kopiujemy je ręcznie.
Załadowane dane. Dla każdej kolumny wybrano odpowiednią zmienną.
- W kolumnie „Dokument” dla wszystkich zwycięzców dopisujemy „List” po przecinku obok „Zwycięzca”, aby wygenerować również list rekomendacyjny.
Dopisujemy „List” do odpowiednich komórek.
W ten sposób zostaną wygenerowane certyfikaty zgodnie z wynikami uczestników, a dla zwycięzców dodatkowo list rekomendacyjny. Jeśli podano adresy e-mail i włączono wysyłkę, pliki zostaną automatycznie wysłane. Certyfikat i list rekomendacyjny dla zwycięzcy zostaną wysłane w jednej wiadomości.
Inny przykład.
Należy utworzyć dwa certyfikaty – w języku polskim i angielskim.
- Tworzymy dwa dokumenty – jeden z tłem w języku polskim, drugi w angielskim. W obu dodajemy zmienną %name. Dokument po polsku nazywamy „Certyfikat”, a po angielsku – „Certificate”.
- Tworzymy tabelę. W polu „Dokument” wpisujemy „Certyfikat,Certificate”.
W rezultacie dla każdej osoby zostaną wygenerowane dwa pliki, a ich nazwy będą zgodne z podanym imieniem.