Столбец «Документ»
В столбец «Документ» указывается документ, на основе которого нужно создать файл. Таким образом при помощи одной таблицы можно создавать разные файлы, в зависимости от наполнения.
Если необходимости создавать разные файлы нет, то лучше создать обычный документ, который уже связан с таблицей. Отдельная таблица удобна именно для создания файлов на основе разных документов по общему списку.Столбец «Документ» поддерживает данные в следующих форматах:
- Имя документа. Документ должен лежать в корне раздела «Документы». Если документов с таким именем несколько, то ни один не будет выбран. Поэтому при указании имени нужно убедиться, что с таким именем только один документ. Имя документа может состоять из нескольких слов.
В колонке "Документ" указаны различные имена документов.
- Имя и полный путь. Документ может лежать в какой-либо папке, поэтому можно указать полный путь до этой папки и имя
документа. В папке должен быть только один документ с таким именем.
В колонке "Документ" указаны различные имена документов, лежащие в папке "2022".
- ID документа. При указании ID не должно быть слешей вначале или в конце. Сам документ может находиться в любой
папке. ID документа можно взять из адресной строки, когда он открыт.
В колонке "Документ" указаны различные ID документов.
Создание нескольких файлов
В одной ячейке можно указать несколько документов через запятую. В этом случае при создании будет созданы несколько файлов с указанными в строке переменными. Однако, во время предпросмотра файла, будет выведен только первый файл.
В колонке "Документ" указаны несколько документов. Формат указания можно комбинировать. Количество документов может быть любым.
Добавление переменных
После открытия таблицы необходимо добавить переменные из нужных документов. Для этого нужно выделить любой незанятый столбец и нажать «Выбрать переменную».
Меню "Выбрать переменную"
Затем, в появившемся окне - выбрать нужную переменную. При создании файлов на основе разных документов нужно убедиться, что в каждом из них есть нужные переменные.
Пример использования
Например есть список участников, в одной из столбцов которого указан результат - «Призёр», «Участник» или «Победитель». Для каждого из результата нужер создать свой сертификат. Отдельно для победителей нужно создать рекомендательное письмо.
При помощи одной таблицы можно создать сертификаты всех трёх видов и благодарственное письмо по одному списку.
- Создаём документы. Каждый документ должен называться «Призёр», «Участник», «Победитель», «Письмо». В каждый
документ загружаем свой фон и добавляем переменные.
Несколько документов, в корне "Документов".
- Создаём отдельную таблицу
Пустая таблица после создания.
- Загружаем данные из Excel или копируем напрямую
Данные, загруженные из Excel. Для каждой колонки выбрана нужная переменная.
- В колонке «Документ» для всех победителей дописываем «Благодарность» через запятую от «Победитель», чтобы создать
ещё и рекомендательное письмо.
Дописываем "Письмо" в нужные ячейки. Это можно сделать и до загрузки в таблицы.
Таким образом будут созданы разные сертификаты, в зависимости от результата. А победителям - дополнительно рекомендательное письмо. Если указан адрес электронной почты и последующая отправка, то файлы будут разосланы по электронной почте. Сертификат и письмо победителю будут отправлены в одном письме.
Другой пример.
Требуется создать два сертификата - на русском и английском языках.
- Создаём два документа с фоном на русском и английском языках. В обоих файлах добавляем переменную %фио. Файл на русском называем "Сертификат", на английском - "Sertificate".
Два документа с разными фонами и переменной %фио.
- В Словоформе добавляем правило транслитерации переменной %фио c сохранением в %фио для документа на английском языке. Второе правило задаёт имя готового файла как %фио, но уже после после транслитерации и для всех документов.
Словоформ с двумя правилами. Правило для транслитерации %фио добавлено только для одного документа.
- Создаём таблицу. В поле "Документ" пишем, что нужно создать два файла - "Сертификат,Sertificate".
Таблица с данными для создания двух файлов по каждой строке
В результате будут созданы по два файла на каждую строку таблицы. В одном из них будет произведена транслитерация ФИО. Каждый файл будет назван по ФИО.
Раздел "Диск" с созданными файлами. Для каждого ФИО было создано два файла с транслитерацией переменной и названием файла по ФИО.