 Kolom "Document"

In de kolom "Document" wordt het document opgegeven op basis waarvan een bestand moet worden gegenereerd. Zo kunnen met één spreadsheet verschillende bestanden worden aangemaakt, afhankelijk van de inhoud.

Als het niet nodig is om verschillende bestanden te maken, is het beter om een normaal document te maken dat al aan een spreadsheet is gekoppeld. Een aparte spreadsheet is vooral handig voor het genereren van bestanden op basis van verschillende documenten binnen een gezamenlijke lijst.

De kolom "Document" ondersteunt gegevens in de volgende formaten:

• Documentnaam. Het document moet zich in de hoofdmap "Documenten" bevinden. Als er meerdere documenten met dezelfde naam bestaan, wordt geen enkel document geselecteerd. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat er slechts één document met de opgegeven naam bestaat. De naam van het document kan uit meerdere woorden bestaan.

  In de kolom "Document" zijn verschillende documentnamen opgegeven.

• Naam en volledig pad. Het document kan zich in een specifieke map bevinden, dus het is mogelijk om het volledige pad naar de map en de documentnaam te specificeren. In de map mag er slechts één document met deze naam zijn.

  In de kolom "Document" zijn verschillende documentnamen opgegeven die zich in de map "2022" bevinden.

• Document-ID. De ID mag geen schuine strepen aan het begin of einde bevatten. Het document kan zich in elke map bevinden. De document-ID kan worden gekopieerd uit de adresbalk wanneer het document geopend is.

  In de kolom "Document" zijn verschillende document-ID's opgegeven.

Meerdere bestanden genereren

In één cel kunnen meerdere documenten worden gespecificeerd, gescheiden door een komma. In dat geval worden bij het genereren meerdere bestanden aangemaakt met de opgegeven variabelen in de rij. Tijdens de voorbeeldweergave wordt echter alleen het eerste bestand getoond.

In de kolom "Document" zijn meerdere documenten opgegeven. De formaten kunnen gecombineerd worden. Het aantal documenten is onbeperkt.

Variabelen toevoegen

Na het openen van de spreadsheet moeten variabelen uit de benodigde documenten worden toegevoegd. Selecteer hiervoor een lege kolom en klik op "Variabele kiezen".

Menu "Variabele kiezen"

Vervolgens, in het geopende venster, kies je de gewenste variabele. Bij het genereren van bestanden op basis van verschillende documenten moet je ervoor zorgen dat elke variabele in alle benodigde documenten aanwezig is.

Voorbeeld van gebruik

Stel dat er een lijst met deelnemers is, waarin in een van de kolommen het resultaat staat: "Prijswinnaar", "Deelnemer" of "Winnaar". Voor elk resultaat moet een apart certificaat worden gegenereerd. Voor de winnaars moet daarnaast een aanbevelingsbrief worden aangemaakt.

Met één spreadsheet kunnen alle drie soorten certificaten en een aanbevelingsbrief voor de winnaars worden gegenereerd.

1. We maken de documenten aan. Elk document wordt genoemd naar "Prijswinnaar", "Deelnemer", "Winnaar" en "Brief". In elk document voegen we de juiste achtergrond en variabelen toe.

   Meerdere documenten in de hoofdmap "Documenten".

2. We maken een aparte spreadsheet aan.

   Lege spreadsheet na aanmaak.

3. We importeren gegevens uit Excel of kopiëren ze direct.

   Gegevens geïmporteerd uit Excel. Voor elke kolom is de juiste variabele gekozen.

4. Voor alle winnaars voegen we "Brief" toe achter "Winnaar", gescheiden door een komma, om ook de aanbevelingsbrief te genereren.

   We voegen "Brief" toe aan de benodigde cellen. Dit kan ook vóór de import in de spreadsheet worden gedaan.

Op deze manier worden verschillende certificaten gegenereerd, afhankelijk van het resultaat. Winnaars krijgen daarnaast een aanbevelingsbrief. Als een e-mailadres is opgegeven en de verzendoptie is ingeschakeld, worden de bestanden per e-mail verzonden. Certificaat en brief voor de winnaar worden in één e-mail verstuurd.

Een ander voorbeeld.

Er moeten twee certificaten worden gegenereerd: één in het Russisch en één in het Engels.

1. We maken twee documenten aan met achtergronden in respectievelijk het Russisch en Engels. In beide bestanden voegen we de variabele %name toe. Het Russische bestand noemen we "Certificaat" en het Engelse "Sertificate".

   Twee documenten met verschillende achtergronden en de variabele %name.

2. We maken een spreadsheet aan. In de kolom "Document" geven we aan dat er twee bestanden gegenereerd moeten worden: "Certificaat,Sertificate".

   Spreadsheet met gegevens voor het genereren van twee bestanden per rij.

Als resultaat worden er per rij twee bestanden aangemaakt. In één van de bestanden wordt de naam getranslitereerd. Elk bestand wordt genoemd naar de naam.

De map "Schijf" met de aangemaakte bestanden. Voor elke naam zijn twee bestanden gegenereerd met transliteratie van de variabele en de bestandsnaam op basis van de naam.

---

Andere kolommen