Coluna «Documento»
Na coluna «Documento» você deve inserir o documento com base no qual o arquivo será criado. Assim, usando uma única tabela, é possível gerar diferentes arquivos, dependendo do conteúdo.
Se não houver necessidade de criar arquivos diferentes, é melhor criar um documento comum que esteja conectado à tabela. Uma tabela separada é útil especificamente para gerar arquivos com base em diferentes documentos de um mesmo conjunto de dados.
A coluna «Documento» suporta os seguintes formatos de dados:
- Nome do documento. O documento deve estar na raiz da seção «Documentos». Se houver mais de um documento com o mesmo nome, nenhum será selecionado.
Portanto, ao indicar o nome, certifique-se de que haja apenas um documento com esse nome. O nome pode conter várias palavras.
Na coluna "Documento" foram inseridos diferentes nomes de documentos.
- Nome e caminho completo. Se o documento estiver em uma pasta específica, é possível indicar o caminho completo até a pasta e o nome do documento. Certifique-se de que a pasta contenha apenas um documento com aquele nome.
Na coluna "Documento" foram inseridos diferentes documentos localizados na pasta "2022".
- ID do documento. Ao indicar o ID, não deve haver barras no início ou no final. O documento pode estar em qualquer pasta, e o ID pode ser obtido na barra de endereço ao abrir o documento.
Na coluna "Documento" foram inseridos diferentes IDs de documentos.
Gerar múltiplos arquivos
É possível especificar vários documentos em uma única célula, separados por vírgulas. Nesse caso, serão criados vários arquivos usando as variáveis indicadas na linha correspondente. No entanto, na visualização de prévia, apenas o primeiro arquivo será exibido.
Na coluna "Documento" estão especificados vários documentos. O formato de referência pode ser combinado. O número de documentos pode ser ilimitado.
Adicionar variáveis
Após abrir a tabela, é necessário adicionar variáveis dos documentos desejados. Para isso, selecione uma coluna vazia e clique em «Selecionar variável».
Menu "Selecionar variável"
Em seguida, na janela que aparece, escolha a variável necessária. Ao criar arquivos com base em diferentes documentos, certifique-se de que cada um deles possua as variáveis necessárias.
Exemplo de uso
Imagine que haja uma lista de participantes, onde uma das colunas indica o resultado - «Premiado», «Participante» ou «Vencedor». Para cada resultado, é necessário criar um certificado específico. Além disso, para os vencedores, deve ser gerada uma carta de recomendação.
Com uma única tabela, é possível criar certificados dos três tipos e a carta de recomendação em um único fluxo organizado.
- Crie os documentos. Cada documento deve ser nomeado como «Premiado», «Participante», «Vencedor» e «Carta».
Cada documento deve conter seu próprio fundo e as variáveis necessárias.
Vários documentos na raiz da seção "Documentos".
- Crie uma tabela separada
Tabela vazia logo após criada.
- Importe os dados de um arquivo Excel ou copie diretamente
Dados importados do Excel. As variáveis necessárias foram selecionadas para cada coluna.
- Na coluna «Documento», para todos os vencedores, adicione «Carta» após «Vencedor», separados por vírgula,
para criar ainda a carta de recomendação.
Edições na coluna "Documento". É possível fazer isso antes do upload para a tabela.
Dessa forma, serão criados certificados diferentes dependendo do resultado. E para os vencedores, a carta de recomendação será gerada adicionalmente. Caso o endereço de e-mail esteja especificado para envio, os arquivos serão enviados por e-mail. O certificado e a carta serão enviados juntos em um único e-mail ao vencedor.
Outro exemplo.
Você precisa criar dois certificados - um em português e outro em inglês.
- Crie dois documentos com fundos em português e inglês. Em ambos os arquivos, adicione a variável %name. Nomeie o arquivo em português como "Certificado" e em inglês como "Certificate".
Dois documentos com diferentes fundos e a variável %name.
- No módulo de regras, adicione uma regra de transliteração da variável %name para o documento em inglês. Outra regra deve renomear o arquivo gerado como %name para ambos os idiomas.
Configuração de regras com duas lógicas aplicadas. Translitreração foi ativada apenas para o documento "Certificate".
- Crie uma tabela. Na coluna "Documento", especifique que dois arquivos devem ser gerados: "Certificado,Certificate".
Tabela detalhada preparada para criar dois arquivos por usuário.
Como resultado, dois arquivos serão gerados para cada linha da tabela. Um arquivo realizará a transliteração do nome, e ambos os arquivos serão nomeados com base no nome especificado.
Seção "Disco" com os arquivos criados. Para cada nome, foram gerados dois arquivos, com transliteração e nomeação apropriada.