 Coluna «Documento»

Na coluna «Documento», é indicado o documento a partir do qual o arquivo deve ser criado. Dessa forma, é possível gerar diferentes arquivos com uma única tabela, dependendo do conteúdo.

Se não houver necessidade de criar arquivos diferentes, é melhor criar um documento comum já vinculado à tabela. Uma tabela separada é útil para gerar arquivos a partir de diferentes documentos com base em uma lista geral.

A coluna «Documento» suporta dados nos seguintes formatos:

• Nome do documento. O documento deve estar localizado na raiz da seção «Documentos». Se houver vários documentos com o mesmo nome, nenhum será selecionado. Portanto, ao especificar o nome, certifique-se de que haja apenas um documento com esse nome. O nome pode conter várias palavras.

  Diversos nomes de documentos especificados na coluna "Documento".

• Nome e caminho completo. O documento pode estar dentro de uma pasta, então é possível indicar o caminho completo da pasta e o nome do documento. Deve haver apenas um documento com esse nome na pasta.

  Nomes de documentos armazenados na pasta "2022" especificados na coluna "Documento".

• ID do documento. Ao especificar o ID, não deve haver barras no início ou no final. O documento pode estar em qualquer pasta. O ID pode ser copiado da barra de endereços quando o documento estiver aberto.

  Diversos IDs de documentos especificados na coluna "Documento".

Criação de vários arquivos

Em uma única célula, é possível indicar vários documentos separados por vírgula. Nesse caso, vários arquivos serão criados usando as variáveis especificadas na linha. No entanto, durante a visualização prévia, apenas o primeiro arquivo será exibido.

Vários documentos especificados na coluna "Documento". O formato pode ser combinado e o número de documentos é ilimitado.

Adição de variáveis

Após abrir a tabela, é necessário adicionar as variáveis dos documentos necessários. Para isso, selecione qualquer coluna vazia e clique em «Selecionar variável».

Menu "Selecionar variável"

Em seguida, na janela que aparecer, selecione a variável desejada. Ao criar arquivos a partir de diferentes documentos, certifique-se de que cada um contém as variáveis necessárias.

Exemplo de uso

Por exemplo, há uma lista de participantes, e uma das colunas contém o resultado - «Finalista», «Participante» ou «Vencedor». Para cada resultado, deve ser criado um certificado apropriado. Além disso, para os vencedores, deve ser gerada uma carta de recomendação.

Com uma única tabela, é possível criar os três tipos de certificados e a carta de recomendação a partir da mesma lista.

1. Criação dos documentos. Cada documento deve ser nomeado como «Finalista», «Participante», «Vencedor» e «Carta». Em cada documento, deve haver um fundo apropriado e as variáveis necessárias.

   Vários documentos na raiz da seção "Documentos".

2. Criação de uma tabela separada.

   Tabela vazia recém-criada.

3. Carregar dados do Excel ou copiá-los diretamente.

   Dados importados do Excel. Cada coluna está associada à variável correspondente.

4. Na coluna «Documento», adicionar «Carta» após «Vencedor», separando por vírgula, para que seja criada também a carta de recomendação.

   Adicionando "Carta" às células necessárias. Isso também pode ser feito antes de carregar os dados na tabela.

Assim, diferentes certificados serão gerados conforme o resultado. Para os vencedores, também será criada a carta de recomendação. Se um endereço de e-mail for especificado e o envio ativado, os arquivos serão enviados automaticamente por e-mail. O certificado e a carta do vencedor serão enviados no mesmo e-mail.

Outro exemplo.

É necessário criar dois certificados - um em português e outro em inglês.

1. Criação de dois documentos com diferentes fundos, um em português e outro em inglês. Ambos devem conter a variável %name. O documento em português deve ser chamado "Certificado" e o em inglês, "Certificate".

   Dois documentos com diferentes fundos e a variável %name.

2. Criação da tabela. No campo "Documento", especificar que devem ser gerados dois arquivos - "Certificado,Certificate".

   Tabela com os dados para geração de dois arquivos por linha.

Como resultado, dois arquivos serão gerados para cada linha da tabela. Um deles terá o nome transliterado. Cada arquivo será nomeado com base no nome.

Seção "Disco" com os arquivos criados. Para cada nome, foram gerados dois arquivos com transliteração da variável e nome de arquivo correspondente.

Outros tipos de colunas