कॉलम «दस्तावेज़»
«दस्तावेज़» कॉलम में वह दस्तावेज़ निर्दिष्ट किया जाता है, जिसके आधार पर फ़ाइल बनानी है। इस प्रकार, एक ही टेबल का उपयोग करके, अलग-अलग दस्तावेज़ सामग्री के आधार पर भिन्न-भिन्न फ़ाइलें बनाई जा सकती हैं।
यदि आपको भिन्न-भिन्न फ़ाइलें बनाने की आवश्यकता नहीं है, तो बेहतर है कि पहले से जुड़ी हुई किसी टेबल के साथ एक सामान्य दस्तावेज़ बनाएं। विभिन्न दस्तावेज़ों के आधार पर फ़ाइलें बनाने के लिए एक विशेष टेबल बेहद उपयोगी है।«दस्तावेज़» कॉलम निम्नलिखित प्रारूपों में डेटा का समर्थन करता है:
- दस्तावेज़ का नाम. दस्तावेज़ को «दस्तावेज़» खंड की मुख्य शाखा में संग्रहीत होना चाहिए। यदि समान नाम के कई दस्तावेज़ मौजूद हों, तो कोई भी चयनित नहीं होगा। इसलिए दस्तावेज़ का नाम निर्दिष्ट करते समय सुनिश्चित करें कि वह नाम अद्वितीय हो। दस्तावेज़ के नाम में कई शब्द हो सकते हैं।
"दस्तावेज़" कॉलम में विभिन्न दस्तावेज़ नाम निर्दिष्ट किए गए हैं।
- पूरा पथ और नाम. दस्तावेज़ किसी फ़ोल्डर में हो सकता है, इसलिए आप उस फ़ोल्डर का पूरा पथ और दस्तावेज़ का नाम निर्दिष्ट कर सकते हैं। उस फ़ोल्डर में केवल एक दस्तावेज़ होना चाहिए जिसका वह नाम हो।
"दस्तावेज़" कॉलम में "2022" फ़ोल्डर के अंदर संग्रहीत दस्तावेज़ नाम निर्दिष्ट किए गए हैं।
- दस्तावेज़ ID. ID निर्दिष्ट करते समय प्रारंभ या अंत में स्लैश नहीं होना चाहिए। दस्तावेज़ किसी भी फ़ोल्डर में स्थित हो सकता है। दस्तावेज़ ID ब्राउज़र के एड्रेस बार से प्राप्त किया जा सकता है जब दस्तावेज़ खुला हो।
"दस्तावेज़" कॉलम में विभिन्न दस्तावेज़ ID निर्दिष्ट किए गए हैं।
कई फ़ाइलें बनाना
एक ही सेल में, आप कई दस्तावेज़ों को अल्पविराम (कॉमा) देकर जोड़ सकते हैं। इस स्थिति में, निर्दिष्ट वेरिएबल्स के आधार पर कई फ़ाइलें बनाई जाएंगी। हालांकि, फ़ाइल पूर्वावलोकन के दौरान केवल पहली फ़ाइल दिखाई देगी।
"दस्तावेज़" कॉलम में कई दस्तावेज़ निर्दिष्ट हैं। निर्दिष्ट प्रारूप संयोजित किया जा सकता है। दस्तावेज़ों की संख्या किसी भी मात्रा में हो सकती है।
वेरिएबल्स जोड़ना
तालिका खोलने के बाद, आवश्यक दस्तावेज़ों से वेरिएबल्स जोड़ना ज़रूरी है। इसके लिए, किसी भी खाली कॉलम का चयन करें और "वेरिएबल चुनें" पर क्लिक करें।
"वेरिएबल चुनें" मेनू
फिर, खुलने वाली खिड़की में आवश्यक वेरिएबल को चयनित करें। विभिन्न दस्तावेज़ों पर आधारित फ़ाइलें बनाते समय यह सुनिश्चित करें कि प्रत्येक दस्तावेज़ में सभी आवश्यक वेरिएबल्स मौजूद हैं।
उदाहरण का उपयोग
मान लीजिए कि प्रतिभागियों की सूची है, जिसमें एक कॉलम में परिणाम निर्दिष्ट किया गया है - "विजेता", "प्रतिभागी", या "पुरस्कार विजेता"। प्रत्येक परिणाम के लिए एक अलग सर्टिफिकेट बनाना आवश्यक है। इसके अलावा, विजेताओं के लिए अनुशंसा पत्र भी तैयार करना होगा।
एक ही तालिका के द्वारा आप सभी तीन प्रकार के प्रमाणपत्र और धन्यवाद पत्र एक ही सूची से बना सकते हैं।
- दस्तावेज़ बनाएं। प्रत्येक दस्तावेज़ को "प्रत्येक विजेता", "प्रतिभागी", "पुरस्कार विजेता", "पत्र" नाम दें। प्रत्येक दस्तावेज़ में एक अलग पृष्ठभूमि अपलोड करें और वेरिएबल्स जोड़ें।
"Documents" खंड के मुख्य में अलग-अलग दस्तावेज़।