 "दस्तावेज़" कॉलम

"दस्तावेज़" कॉलम में वह दस्तावेज़ निर्दिष्ट किया जाता है, जिसके आधार पर फ़ाइल बनाई जानी है। इस प्रकार, एक ही टेबल का उपयोग करके विभिन्न फ़ाइलें बनाई जा सकती हैं, यह इस बात पर निर्भर करता है कि उसमें कौन सा डेटा भरा गया है।

यदि विभिन्न फ़ाइलें बनाने की आवश्यकता नहीं है, तो टेबल से जुड़ा एक सामान्य दस्तावेज़ बनाना बेहतर है। लेकिन यदि विभिन्न दस्तावेज़ों के आधार पर फ़ाइलें बनानी हैं, तो एक अलग टेबल अधिक सुविधाजनक होगी।

"दस्तावेज़" कॉलम निम्नलिखित स्वरूपों में डेटा का समर्थन करता है:

• दस्तावेज़ का नाम: दस्तावेज़ "दस्तावेज़" अनुभाग की मूल डायरेक्टरी में होना चाहिए। यदि इस नाम के एक से अधिक दस्तावेज़ मौजूद हैं, तो कोई भी चयनित नहीं किया जाएगा। इसलिए, नाम निर्दिष्ट करते समय यह सुनिश्चित करें कि केवल एक ही दस्तावेज़ हो। दस्तावेज़ का नाम एकाधिक शब्दों का हो सकता है।

  "दस्तावेज़" कॉलम में विभिन्न दस्तावेज़ों के नाम हैं।

• नाम और पूरा पथ: यदि दस्तावेज़ किसी फ़ोल्डर में स्थित है, तो फ़ाइल के पथ के साथ उसका पूरा नाम निर्दिष्ट किया जा सकता है। इस फ़ोल्डर में केवल एक ही दस्तावेज़ होना चाहिए।

  "दस्तावेज़" कॉलम में विभिन्न दस्तावेज़ों के नाम दिए गए हैं, जो "2022" फ़ोल्डर में स्थित हैं।

• दस्तावेज़ ID: ID निर्दिष्ट करते समय शुरू या अंत में स्लैश नहीं होना चाहिए। यह दस्तावेज़ किसी भी फ़ोल्डर में स्थित हो सकता है। दस्तावेज़ ID ब्राउज़र की एड्रेस बार से प्राप्त किया जा सकता है जब वह खुला हो।

  "दस्तावेज़" कॉलम में विभिन्न दस्तावेज़ों की ID दी गई हैं।

एकाधिक फ़ाइलें बनाना

एक ही सेल में कई दस्तावेज़ों को अल्पविराम (,) से अलग करके निर्दिष्ट किया जा सकता है। इस स्थिति में, प्रत्येक निर्दिष्ट दस्तावेज़ के लिए एक अलग फ़ाइल बनाई जाएगी। हालांकि, पूर्वावलोकन के दौरान केवल पहली फ़ाइल प्रदर्शित की जाएगी।

"दस्तावेज़" कॉलम में कई दस्तावेज़ निर्दिष्ट हैं। यह किसी भी स्वरूप में हो सकता है और दस्तावेज़ों की संख्या असीमित हो सकती है।

चर (वैरिएबल) जोड़ना

टेबल खोलने के बाद, आवश्यक दस्तावेज़ों से चर जोड़ना जरूरी है। इसके लिए, किसी भी खाली कॉलम को चुनें और "वैरिएबल चुनें" पर क्लिक करें।

"वैरिएबल चुनें" मेनू

इसके बाद दिखाई देने वाली विंडो में वांछित चर का चयन करें। यदि विभिन्न दस्तावेज़ों के आधार पर फ़ाइलें बनाई जा रही हैं, तो सुनिश्चित करें कि उनमें आवश्यक चर मौजूद हैं।

उदाहरण

मान लीजिए कि हमारे पास एक प्रतियोगिता प्रतिभागियों की सूची है, जिसमें एक कॉलम में परिणाम "पुरस्कार विजेता", "प्रतिभागी" या "विजेता" के रूप में दिया गया है। प्रत्येक श्रेणी के लिए अलग-अलग प्रमाणपत्र (सर्टिफिकेट) बनाए जाने हैं। साथ ही, विजेताओं के लिए एक अनुशंसा पत्र भी तैयार करना आवश्यक है।

एक ही टेबल का उपयोग करके तीन प्रकार के प्रमाणपत्र और अनुशंसा पत्र तैयार किए जा सकते हैं।

1. प्रत्येक श्रेणी के लिए एक दस्तावेज़ बनाएं। इन दस्तावेज़ों के नाम "पुरस्कार विजेता", "प्रतिभागी", "विजेता" और "पत्र" होने चाहिए। प्रत्येक दस्तावेज़ में उपयुक्त पृष्ठभूमि और आवश्यक चर जोड़ें।

   "दस्तावेज़" अनुभाग में कई दस्तावेज़।

2. एक नई टेबल बनाएं।

   नई टेबल

3. Excel से डेटा आयात करें या सीधे कॉपी करें।

   Excel से आयात किया गया डेटा। प्रत्येक कॉलम के लिए सही वैरिएबल चुना गया है।

इस प्रकार, परिणाम के अनुसार विभिन्न प्रमाणपत्र बनाए जाएंगे, और विजेताओं को अनुशंसा पत्र भी मिलेगा। यदि ईमेल निर्दिष्ट किया गया है तो प्रमाणपत्र और पत्र एक ही ईमेल में भेजे जाएंगे।

दूसरा उदाहरण।

रूसी और अंग्रेजी दोनों भाषाओं में प्रमाणपत्र बनाने की आवश्यकता है।

1. रूसी और अंग्रेजी पृष्ठभूमि के साथ दो दस्तावेज़ बनाएं। दोनों में %name वैरिएबल जोड़ें। रूसी संस्करण का नाम "Сертификат" और अंग्रेजी संस्करण का नाम "Sertificate" रखें।

   दो दस्तावेज़, विभिन्न पृष्ठभूमियों के साथ %name वैरिएबल

परिणामस्वरूप, प्रत्येक पंक्ति के लिए दो फ़ाइलें बनाई जाएंगी। हर फ़ाइल को नाम के अनुसार सहेजा जाएगा।

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